Hiveで休暇の準備を整える方法

ああ、夏です。日差しを楽しみ、遊び、休暇を取る季節です。2020年の休暇は2019年とは大きく違うかもしれません。それでも、休息を取り、くつろぎ、英気を養う時間は大切です。多くの人がリモートで働き、仕事と私生活の境界が曖昧になった今、その重要性はこれまで以上に高まっています。1日の終わりにパソコンを閉じたり、HiveやSlackからログアウトしたりするのが難しい人も少なくありません。テレビを見たり夕食を食べたりしている間も、隣の部屋にはパソコンがあります。メール1通に返事をするために、もう一度ログインしてもよいのでは、と感じるかもしれません。もちろん可能ですが、仕事と私生活には明確な境界を設けたほうがよいでしょう。その方法の1つは、自分の「勤務時間」を厳密に決め、守ることです。例えば、毎日午前9時に仕事を始め、午後6時に終えると決めます。午後6時以降は、緊急の用件や優先度の高い仕事だけにログインを認め、それ以外はパソコンから離れます。健全なワークライフバランスを保つもう1つの方法は、1日以上の休暇を取ることです。休暇は、心と感情、体の健康によい影響を与えることが実証されています。ストレスの軽減、ストレスホルモンであるコルチゾールの生成の減少、燃え尽きの軽減、人間関係の強化などの効果があります。 ただ、休暇に向けた準備には手間がかかります。出発前にすべてを整える作業は、くつろぐ時間とは正反対です。そこでHiveが役立ちます。最高にリラックスできる休暇のために、Hiveを活用する方法をご紹介します。

休暇中のステータスを設定する

まずは、絵文字ステータスを設定しましょう。休暇らしい絵文字を加えると、対応できないことが全員に伝わります。私のお気に入りは????と????です。もちろん、チーム専用のHiveチャットや、より大きなグループでメッセージを送り、不在を知らせることも有効です。

優先度の高いタスクを同僚に割り当てる

休暇前にどれほど準備しても、誰かの助けが必要になる仕事はあります。カードのフォロワーや担当者に追加する、大きなカード内のサブタスクを割り当てる、コメントでタグ付けして作業を説明するなどして、支援が必要なタスクを同僚に簡単に知らせられます。不在中に対応が必要になるか分からないタスクでも、共有しておくと役立ちます。備えておくに越したことはありません。

不在中の質問を受け付けるフォームを作る

休暇中にHiveのメッセージパネルへ質問がたまるのを避けるため、緊急性のない質問を受け付けるフォームを作りましょう。Hiveの右上のドロップダウンを開き、「アクションの追加」セクションの「フォーム」をクリックすれば簡単に作成できます。作成したフォームはチームに共有します。送信されたフォームがすべて、プロジェクト内の個別タスクとして届くよう設定することも忘れないでください。すべての依頼を把握しやすくなります。

すべてのプロジェクトの概要を上司に共有する：ポートフォリオビュー

Hiveのポートフォリオビューでは、すべてのプロジェクトの進捗を個別タスクのレベルまで1つの画面で簡単に確認できます。自分の全プロジェクトとタスクを含むポートフォリオビューを作れば、上司は各プロジェクトのステータスと進捗をすぐに把握できます。完了済みや進行中のタスクについて、連絡や質問を受けずに済みます。

Hive Notesに上司やチーム向けの「不在時のガイド」を残す

Hive Notesを使い、不在中に必要になりそうな情報をまとめたガイドを作りましょう。ログイン方法を知らないプラットフォームのパスワードや、特定のポータルで情報を更新する手順などを記載できます。Hive Notesではアクション項目や次の手順も割り当てられます。不在中に対応が必要になりそうな作業を列挙する際に便利です。

Hiveの集中モードを有効にする

ここだけは少し先取りです。この機能はまだHiveに正式には搭載されていませんが、近日中に登場します。今後数か月のうちに、Hiveの通知をすべて一時停止して、休暇中のくつろぎを妨げるものを減らせるようになります。日差しの下で楽しむ休暇や、自宅で過ごす休暇に向けてHiveを活用する方法をいくつかご紹介しました。不在になる前にこのプラットフォームを活用する、ほかのおすすめの方法はありますか。下のコメント欄で教えてください。