2023年、チームに最適なプロジェクト管理カレンダーを見つける方法

私が社会人になって間もないころの職場では、経営者が自称プログラマーでした。いろいろなWebサイトをつくり、技術的な仕事に関わるのが大好きでした。私たちのために、飾り気のない実用本位のプロジェクト管理カレンダーもつくってくれました。進捗管理には確かに役立ちましたが、使いやすく効率的とはいえませんでした。動作はぎこちなく、不具合も多く、使いやすさとは正反対でした。

それでも、管理カレンダーといえばExcel以外ほとんどなかった当時は、画期的でした。幸い、現在の企業は自作する必要がありません。Hiveなどの優れたプラットフォームが、チームの生産性と整理を支えます。

プロジェクト管理カレンダーの種類

企業が効率的・効果的に働くためのカレンダーツールは数多くありますが、どれも同じではありません。リソース計画やタスク管理など、特定の側面に特化したものもあります。一方、充実したプロジェクト管理プラットフォームであるHiveは、複数の方法で追跡できる包括的なソリューションを提供します。

カレンダーが必要でも、自社や自分の働き方に合う方法が分からないなら、まず次の選択肢を知りましょう。

1. 標準カレンダー

2. リソース計画カレンダー

3. タスク管理カレンダー

4. 統合型プロジェクトカレンダー

1. 標準カレンダー

上の世代の多くは、プロジェクトの大枠と勤務日を記録する標準カレンダーから始めました。GoogleやOutlookのカレンダーなどは、通常、会議、全社行事、休日、プロジェクトとメンバーの概要を表示します。

汎用カレンダーだけでは不十分かもしれませんが、ほかのすべての予定管理の土台になります。チームの出勤日が分からなければ、案件や日程は追跡できません。標準的なカレンダーツールから始めて、広げていきましょう。

2. リソース計画カレンダー

チームの時間の使い方を把握し、最適化します。何を、誰が、いつ余力を持って行えるかを知りたい場合に役立ちます。各人の仕事や進行の速さが分かり、時間や空き状況に基づいて割り当てられます。

プロジェクトに関わる人と資産を追跡し、作業可能な日付、時間、リソースを表示します。「リソース」は人の場合も、設備の場合もあります。誰かが仕事に対応できるか、必要なリソースが使えるかを確認する場所です。

チームの時間を把握し、最適化したい企業に最適です。（ヒント：Hiveは、ほかの多くの便利な機能に加えて、リソース管理を提供しています。）

3. タスク管理カレンダー

プロジェクト内の特定のタスクの進捗を追跡するために設計されています。必要な作業、その詳細、完了の責任者を知りたい場合に役立ちます。プロジェクトを期限つきの個別タスクに分け、非常に細かく管理できます。

割り当てたタスク、期限、完了の責任者が表示されます。プロジェクト内の特定のタスクの進捗を追いたい場合に便利です。

完了に必要な全タスクをまとめられるため、所要期間や担当状況を把握し、今後の節目と目標を設定できます。

4. 統合型プロジェクト管理カレンダー：Hive

すべての管理機能を、1つのカレンダーに集められたらどうでしょうか。そこでHiveのような総合的なカレンダーが役立ちます。必要な作業、対応できる人、完了期限を1か所で確認できます。

リソースとタスクの両方を追跡したい企業に便利です。Hiveのカレンダービューは、特定の週に絞って拡大したり、今後の数か月を一覧できるよう縮小したりできます。カレンダー上でドラッグ＆ドロップしてタスクの日付を変え、ラベルで色をつけて視覚的に整理できます。

さらに、GoogleカレンダーやOutlookなどとも連携し、同じダッシュボードで会議や社内行事を確認できます。かんばん、ガント、テーブルなど、別の表示を好むメンバーにも対応します。十分な柔軟性があり、今後のすべてのタスクに取り組む力をチームに与えます。

適切なカレンダーの選び方

種類が分かったら、自社に最適なものを選びましょう。答えが1つに決まるとは限りません。2種類以上の組み合わせが最適な場合もあります。次の要因を検討してください。

• 会社の規模：15人未満の小規模チームなら、標準カレンダーで十分かもしれません。大規模なチームや同時進行の案件が多い場合は、リソース管理かタスク管理、または両方が必要でしょう。

• プロジェクトの複雑さ：始まりと終わりが明確で比較的単純なら、標準カレンダーで順調に進められます。複数のタスクや節目がある複雑な案件なら、タスク管理カレンダーで扱いやすい部分に分解できます。

• チームの空き状況：常に移動していたり、異なる時間に別々の案件に取り組んでいたりするチームには、リソース管理カレンダーが役立ちます。誰が何をいつ担当できるかを追跡できます。

• チームの好み：自分たちに合う追跡方法をチームが選べる会社は、素晴らしいと思います。リソース管理とタスク管理の組み合わせが最適な企業もあり、従業員は透明性や複数の方法で計画できる点を評価しています。

• 予算：市場には無料から大企業向けまで、多様なソリューションがあります。予算に合い、必要な機能を備えるものを選びましょう。

すべての企業に合うカレンダーはありません。使いやすさ、柔軟性、予算、チームの合意まで考慮し、自社のニーズに合う種類を見つけることが重要です。適したプラットフォームを探し、試してみましょう。

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