関係者とのコミュニケーションを最大化する6つの方法

プロジェクトマネージャーの特に重要な仕事の1つが、関係者とのコミュニケーションです。プロジェクトに利害を持つさまざまな人とやり取りします。社内メンバー、社外の協力先や投資家、顧客も含まれます。

関係者が十分な情報を得て、事業に積極的に関わるには、効果的な対話方法が必要です。本記事では、おすすめの方法と、事業のあらゆる部分で連絡の経路を開いておく重要性を説明します。

関係者を明確にする

最初のステップは、関係者が誰かを特定することです。プロジェクトや会社に利害を持つ集団や個人を指します。直接参加する場合も、成果の影響を受ける場合もあります。種類には次のものがあります。

• 社内のチームメンバー

• 社外の協力先や投資家

• 顧客や取引先

対象の集団を特定したら、ニーズと目的を評価します。どんな情報が必要でしょうか。目標や目的は何でしょうか。望んでいることを理解すれば、相手のニーズに合う伝え方に調整できます。

関係者との関係を築く

特定と評価の後は、関係づくりです。安心して対話できるよう、信頼と親しみを育てます。コミュニケーションは双方向だと覚えておきましょう。率直かつ誠実に接し、懸念に耳を傾ける必要があります。

強固な関係があれば、進行中の案件について効果的に話せます。相手も信頼し、率直な意見を伝えやすくなります。関係の築き方は、社内、社外、顧客という種類によって異なります。

社内メンバーは、すでに関係があるはずなので、最も対話しやすい集団です。案件にも近いため、初日から率直に情報を共有し、意思決定に参加してもらいましょう。社外の協力先や投資家は、既存の関係がないかもしれず、対話が難しくなります。関係を築くには、さらに働きかけ、案件についてできるだけ透明に伝え、進捗を定期的に報告する必要があります。

顧客や取引先は、社外の協力先や投資家とよく似ています。ニーズと懸念に対応し、進捗や影響のある変更を知らせ続けることが重要です。

関係者と効果的に対話する6つの方法

各集団を特定したら、次は連絡方法をつくります。固有のニーズはあっても、伝える方法には共通点があります。案件の複雑さにかかわらず使える6つの方法を紹介します。

1. コミュニケーション計画を作成する

何を、いつ、どう共有するかを含めます。全員の認識をそろえ、情報から取り残される人を防ぎます。全員が正しい連絡先を持てるよう、デジタル名刺を使うか、全メンバーのメールアドレスと電話番号を記載した文書を共有できます。

2. 定期的な関係者会議を開く

会議は、進捗を報告し、意見や提案を得る良い機会です。毎月や隔週など、定期的に予定しましょう。

3. 進捗報告を共有する

報告書も、関係者に最新状況を伝える優れた方法です。メールで送ったり、会議で共有したりできます。

4. 専用サイトやポータルを利用できるようにする

プロジェクトのサイトやポータルも、情報共有に使えます。最新情報の掲載、文書共有、進捗追跡に役立ちます。

5. 関係者アンケートを行う

アンケートを使えば、プロジェクトについての意見をリアルタイムで得られます。

6. Q&Aの時間を確保する

会議や報告のたびに、質問と回答の時間を設けましょう。疑問を聞けるようにし、案件の理解を確かなものにします。

プロジェクト管理ツールで順調に進める

連絡経路を開いておく最良の方法の1つが、関係者管理やプロジェクト管理のソフトウェアです。すべてのやり取りを1か所で追跡し、関連文書やファイルも集約できます。おすすめはHiveです。タスクとサブタスクの作成、期限設定、担当者の割り当て、コメント追加ができます。内蔵チャットもあり、関係者とのやり取りを1か所で管理できます。何千もの他のプログラムと連携できるため、社外チームは社内の工程を変える必要がありません。自動化機能が、全員の適時の進行を支えます。

関係者との対話のメリット

関係を築いた後も、連絡経路を保ち続ける必要があります。新しい知らせがなくても、定期的にやり取りしましょう。関係者には、自分も工程の一員で、意見が大切にされていると感じてもらう必要があります。開かれた対話には、次のような多くの利点があります。

• プロジェクト成果の改善

• 透明性の向上

• 関係者の参加意欲の向上

• 意思決定の改善

• 問題解決の迅速化

プロジェクトを成功させたいマネージャーに、関係者との対話は欠かせません。本記事の方法を実践し、関係者が常に十分な情報を得て、事業に関われるようにしましょう。