ToDoリストの科学

ほとんどの人が、これまでの人生で何らかの形のToDoリストを使ってタスクをこなしてきたと言って間違いありません。ToDoリストという考え方に強く反対する人でも、頭の中で定期的にやることを整理していたり、カレンダーに予定を入れて、1日が終わる前に済ませたかを確認していたりするものです。結局のところ、ほとんどの人が、最低限の生活に必要なことをこなすために、何らかの仕組みを日々の暮らしに取り入れています。

こうした手法は、突き詰めればどれもリストという考え方にたどり着きます。 ToDoリストが、数多くの整理術の土台になっているのには理由があります。人間の脳は、成功を続けるため、そしてもっと本能的には生き延びるために、こうした仕組みを必要としているからです。脳は、整理されたタスクや目標のリストを糧に力を発揮するようにできています。個人も人類という種も、まさにその力でここまで前進してきました。

ToDoリストの力は絶大ですが、その使い方は今も進化を続けています。昔ながらの紙とペンのリストからスマートフォンのアプリまで、あらゆる手段がその欲求を満たしてくれます。ToDoリストの進化があるからこそ、人類もそれに合わせて進化できるのです。

ToDoリストの力

ToDoリストが好きな人は、それぞれ違う理由で、リストが人生で力になったと感じています。そして、それを裏付ける科学的な根拠もあります。

心理学が好きな方には、ツァイガルニク効果という興味深い科学的概念が、よい例になります。明確な場所に書き出したタスクを整理して終わらせようとするとき、ToDoリストが脳の働き方を文字どおり変えることを示しているからです。

この効果の最初の発見は、1927年にリトアニアの科学者ブルーマ・ツァイガルニクによって記録されました。タスクを終わらせようという意図や願望（たとえばToDoリストに載せること）があると、そのタスクが終わるまで、記憶がそのタスクをよりよく覚えているというものです。

誰にでもリストが必要な理由

人が機能するためにリストが必要 かどうかは複雑な議論です。ただ、心理学者や、時間管理・生産性の専門家に尋ねると、返ってくる答えはいつも同じです。誰にとってもToDoリストは役に立つ、というものです。

なぜでしょうか。

The Guardianは、心理学者であり著者でもあるDr. David Cohenに話を聞きました。彼自身、多忙なスケジュールをこなすためにToDoリストを使っています。彼は、人がToDoリストをこれほど好み、大きな恩恵を受けられる理由を、3つに分けて簡潔に挙げています。

1. バラバラで混沌とした大量のタスクを1か所にまとめることで、不安を和らげられます。

2. 構造化と計画の土台になります。

3. 成功と達成の証拠になり、作成者は過去に何を終えたかを確認できます。

ToDoリストを使わない人がいる理由

ToDoリストの力は否定できず、日々の生活での効果を裏付ける科学的な根拠も数多くあります。それでも、どんな種類のToDoリストも作らないよう、全力で抵抗する人がいます。生活を立て直したい多くの人に効果があると証明されているのに、なぜこうした人たちはToDoリストをそこまで嫌うのでしょうか。

ToDoリストが魅力的に感じられなくなる原因は、いくつかあります。

問題

こうしたリストが嫌いな人の問題の1つは、ToDoリストを最大限に活かすための心構えができていないことです。タスクの一覧を見て、やるべき仕事の量に圧倒され、気後れするタスクの山を目にしなくて済むよう、ToDoリスト自体を作らなくなることがあります。見えなければ、気にならないというわけです。

解決策

あきらめる代わりに、やるべき仕事の長いリストに怖気づいてしまう人は、負担を軽くするために、いくつか試せることがあります。

タスクを終えたときに得られる心の安らぎについて研究が行われ、心理学者たちは興味深い結論にたどり着きました。この安堵感は、別の方法でも得られるというのです。タスクを終わらせる計画を立てるだけで、タスクを終えたときと同じ種類の高揚感が得られることがわかっています。

そのため、量の多さに圧倒されてToDoリストを嫌う人は、完了や成功を測るものではなく、計画を立てるためのツールとしてToDoリストを使うとよいかもしれません。

ToDoリストの長さにいつも怯えている人は、リストをカテゴリーに分けるのも手です。たとえば、仕事用のToDoリスト（オフィスの外には持ち出さない）と、家庭用のリスト（家にとどめておく）を分ければ、タスクの予定を短くできるかもしれません。

問題

ToDoリストの最も一般的で基本的な形は、タスクを並べたリストです。タスクが終わったら線で消すか、チェックボックスにチェックを入れます。終わっていないタスクは、そのままリストに残ります。

残念ながら、この方法は、タスクが「完了」か「未完了」かの二択で存在することを前提としています。しかし現実には、多くのタスクははるかに複雑です。手のかかるプロジェクトを数多く同時に抱える人は、こうしたリストを嫌うことがよくあります。完了した仕事や費やした労力を正確に表せず、見ているだけで圧倒されてしまうからです。

解決策

ここで重要になるのがカスタマイズです。ToDoリストをできるだけ役立つ、自分に合ったものに磨き上げたい人には、欠かせません。大まかなタスクを並べて消していくよりも、タスクを細かく分けたほうが、はるかに効果的です。この分け方は自由に決められます。Hiveでも、アクションとそのサブセクションを簡単に作成できます。いちばんシンプルな方法は、全体を表すタスクを先頭に書き、その下に完了に必要なステップを箇条書きで並べることです（これも線で消せるのが嬉しいところです）。

この方法なら、計画が立てやすくなり（先ほど触れた心の安らぎも得られます）、大きな目標を小さなタスクに分けることで、完了のチェックを入れる機会が増え、そこから得られる心の報酬を味わえます。

満足感と達成感を得るには、うってつけの方法ではないでしょうか。

問題

ToDoリストが嫌いな人は、自分に合う方法をまだ見つけていないだけです。スケジュール管理、優先順位づけ、期限の把握、長期間にわたるタスクの管理では、ToDoリストだけでは足りないこともあるでしょう。

解決策

ToDoリストを最大限に活かす方法を学び、自分に最もなじむスタイルを見つければ、嫌われていたバラバラのメモ書きが、強力で無駄のない効果的な仕組みへと生まれ変わります。

だからこそ、ToDoリストの進化と、それを自分流に整える無限の方法が重要になっています。最新のテクノロジーは、より柔軟で充実したToDoリストの作成手段を提供しています。たとえばHive、 は、一人ひとりのニーズに合わせてカスタマイズでき、他のツールと連携できる、柔軟なToDoリストのもう1つのよい例です。

ToDoの進化

テクノロジーの急速な発展とともに、ToDoリストも大きく進化してきました。多くの人はメモ用紙に走り書きしたリストくらいに考えていますが、生産性の専門家やプロジェクト管理の達人たちが、よいものをさらによくし続けることで、より複雑で役に立つ形へと変わり、発展しています。

紙とペン

ToDoリストと聞いて、まず思い浮かぶのは、紙とペンという昔ながらの方法でしょう。筆記具と紙があればよく（付箋、レシートの裏、ナプキンでも構いません）、ToDoリストを原点に立ち返らせる方法です。

タスクを書き出し、終わったら線で消します。

この最も基本的な方法で、ほかの形のToDoリストを楽しむ人もいます。たとえば、冷蔵庫に貼ったマグネット式のホワイトボードに家事を書き出したり、手帳の各ページの横にシンプルなタスクリストを書いたりします。紙とペンの方法は、最も基本的でありながら、使いやすさと柔軟さから、今も人気を保っています。

バレットジャーナル

「バレットジャーナル」という言葉を聞いたことがある人は多いでしょう。日常会話やSNSのタグでは、略して「BuJo」とも呼ばれます。ネットで少し検索すれば、YouTube動画、人気のInstagramアカウント、Pinterestのボードが山ほど見つかります。生産的な整理術と創造的なアートが半分ずつ混ざり合った、バレットジャーナルの世界です。

こうしたSNSだけを頼りにバレットジャーナルを始めると、刺激を受ける一方で、アーティストではない人や、ToDoリストをもう一歩進化させるシンプルな方法がほしい人には、気後れしてしまうかもしれません。

朗報です。バレットジャーナルは、カラフルでも、凝ったものでも、Instagram映えするものでもなくて構いません。Ryder Carrollが最初に紹介したときの狙いは、「生産性の仕組みに見せかけたマインドフルネスの実践」でした。複雑なアートやステッカー、スタンプが目的ではありません（それで気持ちが落ち着き、マインドフルになれるなら、使って構いません）。大切なのは、その方法論です。

つまり、誰でもバレットジャーナルを始められます。必要なのは、筆記具とノートだけです。

バレットジャーナルは、全体を見渡せるようにし、タスクを小さなかたまりに分け、時間をかける価値がないタスクは移したり完全に削ったりして、作業量を常に見直せるようにすることで、ToDoリストの考え方を広げます。

リストアプリ

リストの進化の次の段階は、予想どおり、ToDoリストアプリの台頭です。そのためのアプリはあるのかと聞かれれば、あります。それも何十個もあります。

こうしたアプリは役に立ちますが、数が多すぎて、自分の暮らし方、仕事、他の人と協力する度合いに何が合うのかを判断しにくいものです。アプリがこれだけあると、試行錯誤が欠かせなくなり、手軽に使えるはずなのに、ToDoリストを習慣にするのが気後れする原因にもなります。

一人ひとりに合った形でToDoリストを使いこなしてもらうのに最も効果的なのは、複数の使い方ができるアプリを紹介することでしょう。多くの生産性向上アプリやプロジェクト管理アプリは、まさにそれを実現し、ToDoリストを含む幅広い生産性ツールを1か所で使えるようにしています。

Hive

そうした「オールインワン」アプリの1つが、プロジェクト管理ソフトウェアのHiveです。個人のプロジェクトから大企業まで支えられるパワーを備えています。Dropbox、Outlook、Google Drive、OneDriveなど、1,000以上のアプリと柔軟に連携できるため、ユーザーとチームは思いどおりの方法で働けます。

分析ツール、メッセージアプリ、情報収集フォーム、スケジュール管理、リソース管理、ファイル共有がそろったHiveは、チームの成功に必要なものがすべて入った、ToDoリストの進化形です。

このようなソフトウェアは、パソコンでもモバイルデバイスでも使え（すべてのデバイス間で簡単に同期できます）、ToDoリストが新たな進化の段階に達した証です。Hiveの生産性プラットフォームでタスクリストを管理する方法には、無限の可能性があります。

まとめ

では、ToDoリストは本当に誰にでも向くものではないのでしょうか。おそらくそうではありません。ToDoリストが嫌いな人は、正しい使い方をしていないか、自分に合うToDoリストアプリをまだ見つけていないだけ、という可能性のほうが高いでしょう。

ありがたいことに、Hiveのような新しいソリューションが、紙とペンでリストを作るなど考えもしない人にとっても、ToDoリストは役に立つものだと示しつつあります。

ToDoリストの進化の次は、何が待っているのでしょうか。

それは時が教えてくれます。それまでは、人類はこれからもっと生産的になっていくでしょう。