大学のマーケティングチームが部門をまたぐ制作依頼を管理する方法

入学担当部門は近く開催するオープンキャンパスの資料を必要としています。卒業生担当部門はイベント招待状を準備中です。学科長は教育プログラムのパンフレットの更新を求めています。大学の支援・資金調達部門では、募金キャンペーンの開始が迫っています。

それぞれの依頼には異なる対象者、関係者、期限があります。4件すべてを扱う大学のマーケティングチームの課題は、次に何をするか決め、業務を進めながら全員に状況を伝えることです。

実用的な大学マーケティングのワークフローは、依頼受付、優先順位付け、制作、レビュー、納品をつなぎます。各部門は明確な方法で支援を依頼でき、マーケティング側は計画に必要な情報を得られます。次の手順の担当者を全員が確認できます。

Point Loma Nazarene UniversityのHive活用例とともに、このプロセスの作り方を紹介します。

各部門の制作依頼の窓口を一本化

Hive Formsを使い始めましょう。マーケティング業務の共通の受付手段になります。メールキャンペーン、Web更新、印刷物のいずれの依頼でも、フォームにはマーケティング側が評価するのに十分な背景情報を入力してもらいます。

業務に影響する情報に絞ってフォームを作り、依頼する可能性のある各部門に共有します。フォームにはURLから直接アクセスでき、情報はHiveのプロジェクトやアクションにそのまま取り込まれます。

「金曜までにチラシを」という依頼では、マーケティングチームに多くの疑問が残ります。イベント、対象者、配布計画、必要な承認を説明すれば、実現可能な範囲を判断する基準になります。

Hiveではフォームを自由にカスタマイズし、マーケティングチームが制作と進行に必要な情報をすぐに得られるようにできます。高等教育向けのHiveを見る。

納期を約束する前に依頼を確認

フォームでの依頼提出は、範囲と日程について話し合う出発点にしましょう。

フォームから作られるアクションを、マーケティングチームのメンバーに自動で割り当てられます。責任者、デザイナー、担当スタッフなど、その人が新しい依頼を確認し、概要に不足がないか判断します。

シンプルな確認プロセスで、次の4つの問いに答えられます。

• 作業を始めるのに十分な情報がありますか？

• 大学の現在の優先事項にどう貢献しますか？

• 制作開始前に何を済ませる必要がありますか？

• 利用できる人員と時間で、希望の期限に間に合いますか？

その後、依頼者に明確に回答します。予定に組み込む、不足情報を求めて差し戻す、範囲を絞るためにさらに話し合う、といった対応が考えられます。すべて、フォーム提出後に作られるHiveのアクションカードで行えます。

例えばイベントが目前なら、メールとWeb更新を先に制作し、追加資料は別に予定することで合意する、という進め方も考えられます。依頼とともにHiveに記録し、全員が同じ合意内容に基づいて進められるようにします。

次の依頼が来る前に定期業務を計画

大学のマーケティングには、学年暦に沿って繰り返す仕事があります。学生募集、オリエンテーション資料、卒業生イベント、毎年の資金調達活動では、実績のあるプロセスを再利用できます。

テンプレートを作成し、定期的なプロジェクトの成果物、担当者、依存関係、レビュー手順を含めましょう。執筆やデザインと並んで、承認時間も日程に組み込みます。

Point Loma Nazarene Universityは、Hiveを使って学部・大学院の入学業務、卒業生対応、資金調達を支援しています。同チームは四半期に250～500件のプロジェクト依頼を扱い、業務の約60%が周期的なプロジェクト、40%が臨時業務だと報告しています。

アクション、担当者、日程をあらかじめ設定したHiveテンプレートで、プロジェクトを立ち上げています。必要な完了日から逆算した日程により、納品前の各手順を考慮できます。Point Lomaの導入事例を全文読む。

チームがすでによく理解している定期的なプロジェクトから始めましょう。次回の納品後、当初の計画になかったレビュー時間など、実際の進行を反映してテンプレートを更新します。

成果物ごとに担当者を、判断ごとに承認者を指定

複数の部門が参加するキャンペーンでも、責任は明確にできます。

成果物ごとに、進行に責任を持つ人を決めます。それとは別に、フィードバックする人と最終承認する人を指定します。これらの人は、Hiveで直接レビュアーに割り当てられます。

例えば、次のように設定します。

大学によって役割は異なりますが、初稿を回覧する前に合意することが重要です。

複数のレビュアーがいるプロジェクトでは、Hiveのレビューテンプレートを使い、各レビュアー、期限、次の段階への進行を妨げる可能性のある要因を整理します。

Hiveでは、1人のレビュアーが承認すると、テンプレートに従って次の担当者にレビューが回ります。

フィードバックを業務に結び付ける

メール、会議、チャット、別々の文書からフィードバックが届くと、制作物のレビューは難しくなります。Hiveはすべての承認、コメント、フィードバックを一元的に保存し、参照できる場所を提供します。

AI校正で文書の初回チェックも行えます。チームのメンバーが時間をかけてレビューする前に、文書や校正用の制作物を確認できます。担当者による最初のレビューを待つ場合より、72%速く誤りを発見できます。

Point Lomaでは、メンバーがHiveのアクションカードにプロジェクトのメモを残し、Hive以外でのやり取りをコメントとして追加しています。Hiveの校正と承認アプリも使い、マーケティング資料の最終レビューを進めています。Point Lomaのマーケティング業務の整理方法を見る。

自分たちのプロセスでは、フィードバックによって当初の範囲が変わる場合の対応を定めましょう。対象者の変更、成果物の追加、方向性の大きな変更には、期限の見直しが必要な場合があります。変更を記録し、依頼者と新しい計画を確認します。

各部門が進捗を理解しやすくする

依頼者が、情報待ち、制作中、レビュー可能のどの状態か判断できるようにしましょう。

次の対応が明確にわかるHiveのステータスを使います。

アクションのステータスと校正と承認の機能を併用すると、さらに詳しく状況を把握できます。アクション自体に校正対象と承認に加え、必要な資料やリンクも保存できます。

大規模なキャンペーンでは、個々の成果物だけでなく全体の日程も関係者に示しましょう。Hiveの高等教育向け機能には、タイムライン、依存関係、リマインダー、ステータス報告があり、この調整を支援します。Hiveでの大学のプロジェクト管理を見る。

業務が遅れる箇所を確認

ワークフローの運用を始めたら、繰り返し遅延を引き起こす原因を探しましょう。

不足情報を待つ時間、制作物のレビュー時間、制作開始後の範囲変更の頻度を追跡します。制作している時間と、判断を待っている時間を分けましょう。

これらの測定は、実践的な改善に役立ちます。依頼概要の情報不足が多いなら、受付時の質問を明確にする必要があるかもしれません。フィードバックの遅れが続くなら、レビュー日について早めに合意しておく必要があるかもしれません。毎回予定より長くかかる定期キャンペーンは、テンプレートの修正が必要かもしれません。

チームが継続して管理できる指標をいくつか選び、追跡用のダッシュボードを作成します。その情報を使い、支援する部門と一緒にプロセスを改善しましょう。

1部門と1つの定期キャンペーンから開始

無理なく管理できる試験運用を通じて、共通のワークフローを導入できます。

定期的なマーケティングの需要があり、近くプロジェクトを予定している部門を選びます。依頼項目、制作責任者、レビュアー、期限に合意しましょう。

学んだことを基にプロセスを改善してから、参加する部門を増やします。

Hiveは、大学のマーケティング依頼、プロジェクトの日程、ファイル、承認を共有ワークスペースにまとめます。実際のキャンペーンから始め、公開に向けて各関係者が明確な方法で参加できるようにしましょう。

高等教育のマーケティングチーム向けのHiveを見る。