オフィス業務を自動化するタイミングのガイド

Deloitteの調査によると、世界の組織の73%が自動化技術を利用しています。しかし、日々の仕事では、何を自動化する価値があるのか判断しにくいものです。どのような場合に、仕事のタスクを自動化するとよいのでしょうか。

目安は「嫌な反復作業は自動化」

1日や1週間に行うタスクを思い浮かべてください。繰り返しが多い、退屈、面倒だと感じるものはありますか。アプリを何度も行き来したり、単調なデータ入力をしたりする仕事かもしれません。決まった予定で発生する、複数のアプリにまたがる、深く考えずにできる作業なら、役立つ自動化技術が見つかる可能性があります。

もちろん、すべてに当てはまる目安ではありません。好きではなくても、工夫、創造性、問題解決力が必要なプロジェクトもあります。そうした仕事を自動化しようとするべきではありません。ただし、もっと楽な方法があると感じたら、その感覚に耳を傾けてみましょう。自動化が役立つ3つの場面をご紹介します。

1. 決まった予定で行うタスク

定期的に発生する、または頻繁に繰り返すタスクなら、自動化するのが自然です。月に1、2回を超えて日常的に行い、毎回手順が同じ仕事を考えてみてください。プロジェクトや会議の開始・終了時、あるいは決まったタイミングで行う定型手順などです。

次のタスクがいつでも、Hive Automateの「スケジュールに従って実行」機能で自動化できます。年に数回しかなくても、手順が消耗やいら立ちにつながるなら、事前に設定して時間を節約できます。決まった予定で行うタスクの例を見てみましょう。

会議の予約

自動化に適したこの作業は簡単なので、意識せずにすでに自動化しているかもしれません。たとえば、Calendlyの会議をGoogleやOutlookのカレンダーに表示する連携です。さらに、プロジェクトの特定の期限に達したとき、会議について同僚に自動通知する条件付きトリガーも設定できます。日程調整の各場面に合う専用のレシピを作れます。

フォローアップの送信

テンプレート形式を使う追加連絡も、自動化できる作業です。多くはメールですが、Slackメッセージ、Hive Notes、会議の議題、Google Docのリンクなども含まれます。対象は会議だけではありません。特定のフォームを含む顧客メールや、顧客対応後の確認も自動化できます。たとえば、顧客サービスを自動化した満足度調査や、問題解決後の確認メールです。

2. 複数のアプリを使うタスク

アプリ間でデータをコピーして貼り付けることを考えるだけでうんざりするなら、自動化を取り入れる時期かもしれません。毎週何度もCSVファイルを書き出して別のアプリにアップロードすると、生産性が落ち、より頭を使う仕事に向ける力が残りません。

Hive Automateの「アプリからのトリガー」機能があれば、アプリ間で手動転送する必要はなくなります。複数のアプリの条件やアクションに応じたレシピを設定し、1つのタスクをきっかけに、ドミノのように処理をつなげられます。次の2つの例は簡単に自動化できます。

新しいプロジェクトの開始

特定の同僚との月次会議の後、毎回上司向けの進捗レポートを作る必要があるとします。会議を終えてからHiveで手動作成する代わりに、その同僚全員がZoom会議に参加した時点で、指定テンプレートから新しいプロジェクトを自動作成するアクションを起動できます。

ファイルのエクスポート

データのエクスポートとインポートの効率化も、優れた活用方法です。プログラミングが得意なら、使いたいデータに合わせて自分でレシピ関数を作成できます。技術に詳しくなくても、CSVデータを作成・解析してExcelシートに取り込み、時間を節約できます。

3. 定型業務

最後に、自動化を考える際は、その作業に鋭い観察力と創造性が必要かを検討してください。職場の雑務には、複雑に考えなくてもできるものがあります。そうした作業こそ、自動化を検討する対象です。

Hive Automateには、単調な仕事の負担を減らす方法がいくつもあります。たとえば、日常の更新や新入社員の情報をメンバーに知らせるSlackボットのコマンドを作れます。また、通常なら面倒な作業の切り替えが何度も必要になるアクションを、アプリから起動することもできます。自動化に合うタスクを見てみましょう。

受信トレイの整理

データによると、平均的な働き手はメールの閲覧と返信に1日2時間半以上を使っています。その多くは簡単な回答で済むか、単なる調整の連絡です。やり取りに決まった流れがあるなら、自動化とメールマーケティングソフトウェアで、顧客、上司、チームメンバーからのメールに所定の返信を自動送信できます。 さらに、整理の工程にメール追跡ツールを組み込めば、受信者がいつ、どのように開封したかなど、有用な成果情報を得られます。返信の優先順位を効果的に付け、よりよい反応を得られるよう内容を調整できます。

ヒント：Hive Automateでは、カレンダーへの会議追加や、他の人への招待送信を行うレシピを作れます。複雑な状況も心配はいりません。選べる既製のレシピと条件が多数あります。

新入社員の受け入れ作業

一人ひとりに合わせた受け入れ体験は重要ですが、歓迎資料の送信やSlackチャンネルへの紹介など、個別対応があまり必要ない作業もあります。そのため、実務的でわかりやすい情報は自動化するとよいでしょう。受け入れ担当でなくても、交流を楽しみたいなら、新しい同僚に親しみやすい挨拶を自動送信する設定ができます。

最も大切なこと：自動化を恐れない

自動化はプログラミング経験者向けに思えるかもしれません。しかし、適切なツールがあれば、簡単に新しい働き方を取り入れられます。予定に余裕ができ、日々のいら立ちが減り、本当に好きな仕事に集中できるようになります。