Hybrides Arbeiten fair gestalten: So gelingt es an Ihrem Arbeitsplatz

Viele wünschen sich ein hybrides Arbeitsmodell. Trotzdem sind Ihre Mitarbeitenden für diesen großen Schritt vielleicht noch nicht in jeder Hinsicht bereit. Hier finden Sie Empfehlungen und Anpassungen von Dr. Shirley Davis, Expertin für HR und Arbeitswelt sowie Präsidentin und CEO von SDS Global Enterprises.

Anlaufschwierigkeiten

Neue Hybrid-Teams brauchen sicher eine Eingewöhnungszeit. Führungskräfte, die auf eine vollständige Rückkehr ins Büro setzen, werden jedoch am Ende enttäuscht. Dr. Davis verweist auf eine aktuelle Studie von KPMG. Danach wollen 87 % der befragten Unternehmen dauerhaft auf ein hybrides Arbeitsmodell umstellen. Einige arbeiten dabei in Vollzeit im Büro, andere komplett remote und wieder andere im Wechsel.

„Eine Rückkehr zum Status quo vor COVID-19 ist wirklich keine Option“, sagt Dr. Davis. „80 % der Beschäftigten gaben sogar an, dass sie ein Jobangebot ablehnen würden, wenn sie nicht zumindest teilweise remote arbeiten könnten.“ Dennoch ist Homeoffice für manche kein Spaziergang. Mitarbeitende außerhalb des Büros können oft schlecht abschalten, kämpfen mit technischen Problemen, müssen mit einer Behinderung zurechtkommen oder ein hektisches Familienleben organisieren.

Wie sorgt eine vorausschauende, engagierte HR-Abteilung angesichts dieser Probleme dafür, dass hybrides Arbeiten nicht nur etwas für Alleinstehende ohne Kinder und Haustiere ist, die technisch versiert sind, im Büro arbeiten und über schnelles WLAN und schicke ergonomische Bürostühle verfügen?

Schritte für den Wandel

1. Bedarf vorhersehen

Für HR ist beim Wechsel zum Hybrid-Modell besonders wichtig: Mitarbeitende stehen vor vielen verschiedenen Herausforderungen, von Behinderungen über Kinderbetreuung bis zu technischen Problemen. Ihre Aufgabe ist es, auf alle vorbereitet zu sein.

„Wir müssen sicherstellen, dass wir in neue Computer für Mitarbeitende investieren, die sie brauchen, und in Software-Updates“, beginnt Dr. Davis. „Auch die Cybersicherheit spielt eine Rolle, also die Frage, wie wir damit bei remote oder hybrid arbeitenden Mitarbeitenden umgehen.“

Ein weiterer möglicher Bedarf ist die Kostenerstattung. Dr. Davis weist darauf hin, dass die Stromrechnungen stark gestiegen sein können, weil Licht, Computer und WLAN in den Wohnungen der Mitarbeitenden mehr genutzt werden.

„Mitarbeitende verbrauchen heute mehr Strom, Kabelanschluss, Internet und Telefon“, sagt Dr. Davis. „Wir müssen daher überlegen, wie unsere Richtlinien für diese Kosten aussehen sollen und wie wir sicherstellen, dass wir unsere Mitarbeitenden mit den nötigen Ressourcen für ihre Arbeit unterstützen. Das kann ein Benefit-Programm sein, mit dem Mitarbeitende neue oder bessere Computer erhalten, oder eine Partnerschaft oder ein Rabattprogramm mit dem lokalen Best Buy. Wir sollten auch überlegen, welche Benefits wir Mitarbeitenden bieten, die tatsächlich ins Büro kommen, im Vergleich zu denen im Homeoffice.“

Schließlich, so Dr. Davis, kann rein remote Arbeiten für Menschen mit bestimmten Behinderungen ein Problem sein. Wer als HR einen fairen hybriden Arbeitsplatz schaffen möchte, muss hier vorausschauend planen.

„Wir müssen auch Wege finden, Menschen mit Hör- und Sehbeeinträchtigungen besser zu unterstützen“, sagt sie. „Ob Untertitel oder Übersetzungen in verschiedene Sprachen: Wir möchten solche besonderen Anpassungen bei Schulungen, Team-Meetings und jeder Form der Zusammenarbeit anbieten.“

2. Möglichkeiten zur Weiterbildung

Für Mitarbeitende ist es außerdem sehr wertvoll, wenn HR sich nicht nur für sie einsetzt, sondern ihnen auch Weiterbildung ermöglicht. Dafür braucht es vor allem eine offene HR-Abteilung, die sich für das Feedback der Mitarbeitenden interessiert. Ein gutes Unterstützungssystem besteht aber aus mehr als Umfragen und Einzelgesprächen. Kommunikation läuft in beide Richtungen.

„Wir müssen zuhören und sicherstellen, dass wir die Stimme der Mitarbeitenden hören“, sagt Dr. Davis. Wenn wir zuhören, verstehen wir ihre Herausforderungen besser und wissen, was sie zum Erfolg brauchen. Wir müssen kommunizieren, kommunizieren und noch einmal kommunizieren. Wenn man sich nicht persönlich gegenüber sitzt, fühlt man sich schnell abgekoppelt. Wir brauchen regelmäßige Kommunikation, damit alle über das Geschehen im Bilde sind.“

HR-Abteilungen sollten nicht nur mit den Mitarbeitenden kommunizieren. Sie sollten sich auch anhand des Feedbacks laufend verbessern und den Austausch nutzen, um über Richtlinien, Benefits und anstehende Änderungen zu informieren. Wer nicht weiß, was er hat oder bekommen wird, kann auch nicht beurteilen, ob die Leistungen ausreichen.

„Wir müssen flexibel bleiben, welche Änderungen an unseren Richtlinien nötig sind“, beginnt Dr. Davis. „Vielleicht müssen wir alte Richtlinien aktualisieren oder ganz neue einführen. Wir müssen entgegenkommend sein, denn was ein Mitarbeitender heute braucht, ist morgen vielleicht nicht mehr gefragt. Alles entwickelt sich ständig weiter. Letztlich sollten wir das wie einen Change-Management-Prozess behandeln.“

3. Führungskräfte schulen

Der letzte Schritt, um hybrides Arbeiten fair zu gestalten, ist die Schulung von Führungskräften. Das kann bedeuten, ihre Sicht auf die Leistungsmessung zu verändern oder sie in empathischer Führung zu schulen.

„Wir müssen überlegen, wie sich Leistung am besten messen lässt, wenn wir einander nicht mehr persönlich begegnen“, schlägt Dr. Davis vor. „Für viele Führungskräfte, die traditionell nicht im Homeoffice gearbeitet haben, ist das anders und neu.“ Leistung nach Ergebnissen statt nach Anwesenheit oder Reaktionszeit zu messen, könne ein guter Ansatz sein, so Dr. Davis.

Dr. Davis betont außerdem, wie wichtig es ist, Führungskräfte darin zu schulen, präsent und motiviert zu sein und ihre Mitarbeitenden zu inspirieren. So fühlen sich alle im Team gestärkt, begeistert und produktiv.

„Führungskräfte müssen bei ihren Mitarbeitenden nachfragen und so flexibel und entgegenkommend wie möglich sein“, fügt sie hinzu. „Das ist ein Prozess, aber wir sitzen alle im selben Boot. HR ist ein wichtiger Treiber dafür, dass Richtlinien bestehen, Weiterbildung stattfindet, wir flexibel sind, Führungskräfte richtig geschult werden und wir unseren Mitarbeitenden zuhören und uns bei Bedarf anpassen.“

Tun Sie, was Sie können – es reicht

Der Prozess wird für HR und Belegschaft holprig werden. Die hybride Welt ist ein ganz neues Phänomen, und es ist kaum möglich, die vielen Umwege und Hindernisse vorherzusagen, die unterwegs auftauchen. Wenn aber „flexibel und kommunikativ“ für alle im Vordergrund steht, wird die Reise genauso spannend wie beängstigend und ungewiss.

„Wir befinden uns in dem, was wir Remotopia nennen“, schließt Dr. Davis. „Es wird einige Verzögerungen, Fehltritte und Lernerfahrungen geben. Für uns in HR ist das genauso neues, unerforschtes Terrain wie für Führungskräfte. Richtlinien müssen verfeinert werden, Führungskräfte brauchen Schulungen, Mitarbeitende brauchen bessere Wege der Zusammenarbeit, und wir müssen die nötigen Ressourcen bereitstellen, damit die Arbeit erledigt werden kann. Das ist unsere neue Realität.“

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