So hören Sie auf, in virtuellen Meetings zu unterbrechen

Die Pandemie hat uns alle gezwungen, neue Fähigkeiten zu entwickeln. Für manche Mitarbeitende gehörte dazu, besser zu multitasken und mit flexibleren Arbeitszeiten umzugehen. Das gilt auch für Führungskräfte. Sie mussten plötzlich unerwartete Fähigkeiten aufbauen, zum Beispiel wie man Zoom-Meetings leitet und verhindert, dass solche Remote-Meetings in ein Durcheinander aus Zwischenrufen und widersprüchlichen Prioritäten abgleiten. Führungskräfte können mit mehreren Techniken virtuelle Meetings verbessern. Dazu gibt es eine breite Auswahl an Online-Meeting-Tools, die für einen möglichst reibungslosen Ablauf sorgen. Fortgeschrittene Software für Remote-Meetings erlaubt es Ihnen, Teilnehmende gezielt stummzuschalten, Meeting-Notizen zu erstellen und Folien zu teilen, um Ihr Team auf Kurs zu halten. Manchmal geht es aber gar nicht um die Software. Manchmal müssen Sie die Grundlagen richtig machen und einen Weg finden, wie Ihre Teammitglieder sich weniger oft gegenseitig ins Wort fallen. Die gute Nachricht: Auch dafür gibt es mehrere Techniken. Lesen Sie weiter, denn in diesem Leitfaden stellen wir Ihnen 4 Tipps vor, mit denen Ihr Team in virtuellen Meetings aufhört, sich gegenseitig zu unterbrechen. 

1. Bereiten Sie Meetings vor

Eine der wirksamsten Methoden gegen gegenseitiges Unterbrechen: Sorgen Sie dafür, dass alle im Meeting wissen, was auf der Agenda steht. Ohne klare Agenda gehen Teammitglieder womöglich davon aus, dass ihre Themen vergessen werden. Dann unterbrechen sie andere, damit das nicht passiert. Solche Unterbrechungen stören am meisten, weil sie ganze Meetings vom Kurs abbringen können.  Es gibt aber recht einfache Wege, das zu vermeiden. Wenden Sie sich zuerst vor dem Meeting an Ihre Teammitglieder. Bitten Sie sie anzugeben, ob und worüber sie im Meeting sprechen möchten. Nehmen Sie dann alle Punkte in eine klare, detaillierte Agenda auf. So wissen alle, dass ihr Thema drankommt, und auch wann. Mit einem Tool wie Hive Notes können Sie allen Teilnehmenden die Agenda vor dem Meeting zur Verfügung stellen und im Verlauf des Meetings gemeinsam in Echtzeit Notizen machen.  Als Führungskraft sollten Sie sich natürlich auch selbst auf virtuelle Meetings vorbereiten. Wenn Sie wissen, dass ein bestimmter Agendapunkt viele Fragen (und damit mögliche Unterbrechungen) auslöst, planen Sie im Meeting Zeit dafür ein, statt zügig zu anderen Themen überzugehen.  Richtig umgesetzt, bringt eine solche Vorbereitung weit mehr, als nur Unterbrechungen zu stoppen. Sorgfältige Vorbereitung dieser Art ist sogar eine der wichtigsten Methoden für skalierbare Produktivität. Sie holen damit das Maximum aus der Zeit heraus, die Sie in Videocalls verbringen.

2. Nutzen Sie Füllwörter

Als Nächstes betrachten wir eine pragmatischere Möglichkeit, um zu signalisieren, dass Sie etwas sagen möchten. Denken Sie an eine typische Unterbrechung. Dann wird schnell klar: Es gibt verschiedene Arten, jemanden zu unterbrechen (oder unterbrochen zu werden), und manche sind produktiver und nützlicher als andere. Eine Unterbrechung, die jemanden mitten im Satz abschneidet, bevor die Person ihren Hauptpunkt machen konnte, und die das Gespräch in eine ganz andere Richtung lenkt, kann viel sorgfältige Vorbereitung schnell zunichtemachen. Gleichzeitig ist es wichtig, dass jede Sichtweise Gehör findet und Themen zur Sprache kommen, auch wenn sie nicht zum aktuellen Meeting-Format passen. Diese gegensätzlichen Anforderungen auszubalancieren, ist das Schwierigste an der Leitung virtueller Meetings. Dafür gibt es aber Wege. „Manche Kommunikationsfachleute empfehlen tatsächlich, Füllwörter wie ‚äh‘ und ‚ähm‘ zu nutzen, um zu signalisieren, dass man unterbrechen möchte“, räumt Veronica Markey ein, Head of Communications bei Ivory Research. Mit einem kleinen Wort wie diesem zeigen Sie, dass Sie etwas einbringen möchten und wissen, dass es vom aktuellen Hauptpunkt ablenken kann. Außerdem kann die sprechende Person ihren Punkt zu Ende führen, bevor Sie sich dem Nebenpunkt zuwenden. Diese Wörter zu erkennen und damit ein Meeting zu strukturieren, erfordert eine geschickte Moderation. Wenn Sie Ihrem Team aber sagen, dass Sie auf diese „Füllwörter“ achten, sind Sie vielleicht überrascht, wie schnell es dieses neue „System“ annimmt und wie schnell Sie produktivere Meetings leiten.

3. Würdigen und darauf aufbauen

Ein damit verwandtes Problem: Viele Unterbrechungen empfindet die unterbrochene Person als persönliche Kränkung. Wenn jemand einen Punkt macht und eine andere Person ihm ins Wort fällt, kann es sich anfühlen, als würde der ursprüngliche Punkt untergraben oder kritisiert. Um die Reibung zu vermeiden, die solche Unterbrechungen auslösen, lohnt es sich, Ihrem Team eine konstruktivere Formel für Wortmeldungen beizubringen. Sie heißt „Würdigen und aufbauen“. Statt eine Unterbrechung wie eine Widerlegung des ursprünglichen Punkts zu formulieren, erkennen Sie besser an, dass der Punkt berechtigt und hilfreich war, und bauen darauf auf. Das können Sie sogar ausdrücklich sagen: „Das ist ein guter Punkt, und ich möchte darauf aufbauen und ergänzen …“. So bringen Sie Ihren Punkt viel weniger konfrontativ ein. Sie werden nicht nur Verbesserungen in Ihren Meetings sehen, sondern auch darin, wie Ihr Team in der gesamten Remote-Kommunikation miteinander umgeht.

4. Reiten Sie nicht auf dem Punkt herum

Natürlich gibt es einen direkteren Weg, Unterbrechungen in Meetings zu stoppen: Hören Sie einfach auf, zu unterbrechen. Das klingt flapsig, aber es steckt ein ernster Kern darin. Manche Unterbrechungen sind notwendig und konstruktiv, andere nicht. Den Unterschied zu erkennen, ist manchmal schwierig. Es gibt jedoch klare Anzeichen dafür, dass Ihr Punkt weniger relevant ist, als Sie hoffen. Dazu gehören:

• Das Meeting hätte eigentlich schon vorbei sein sollen. Wenn das Meeting bereits überzogen hat und Sie noch Punkte einbringen möchten, vereinbaren Sie ein weiteres Meeting. 

• Ihr Punkt erfordert jetzt keine Entscheidung. Wenn Sie Kolleginnen, Kollegen oder Teammitglieder bitten, über einen Vorschlag nachzudenken, geht das viel besser per E-Mail, statt allen live in Zoom Zeit zu stehlen. 

• Sie haben schon den Großteil des Meetings gesprochen. Wenn Sie das Meeting weitgehend bestreiten und dabei andere unterbrechen, haben Sie sich vermutlich nicht gut genug vorbereitet. Gehen Sie einen Schritt zurück und nutzen Sie das Meeting, um die Sichtweisen Ihres Teams kennenzulernen, statt ihm einen Monolog zuzumuten.

Trotzdem ist in Ihren Meeting-Agenden durchaus Platz für nicht zwingende Punkte. Wenn Sie Zeit für ein paar virtuelle Icebreaker einplanen, machen Sie Ihre Meetings nicht nur unterhaltsamer. Teammitglieder können so auch auf lockerere Art Punkte einbringen, statt später im Meeting zu unterbrechen.

Fazit

Letztlich ist die Leitung von Meetings eher eine Kunst als eine Wissenschaft, und jede Führungskraft findet eigene Wege, es erfolgreich zu tun. Es gibt jedoch einige Techniken, die alle erfolgreichen Führungskräfte nutzen. Diese haben wir oben beschrieben: Vorbereitung, respektvolle Kommunikation und Bewusstsein für die Zeit anderer. Eine großartige Führungskraft zu sein, hört damit aber nicht auf. Wenn Sie deutlich weniger Unterbrechungen sehen, schreiben Sie das nicht vorschnell Ihrer sorgfältigen Moderation zu. Achten Sie stattdessen auf die Anzeichen von Burnout durch virtuelle Meetings, und erkennen Sie diese, bevor sie Ihr Team belasten. Sie haben außerdem eine Fürsorgepflicht gegenüber Ihren Mitarbeitenden. In Remote- und Hybrid-Arbeitsumgebungen ist sie wichtiger denn je.