Umgang mit Kollegen, die ständig zu spät zu Meetings kommen

Übung macht den Meister. Zeit ist Geld. Der frühe Vogel fängt den Wurm. Wahrscheinlich haben auch Sie als Kind dieselben Sprüche gehört und dasselbe beigebracht bekommen. Mit einem Kalender zu leben, Struktur zu haben und sich professionell zu verhalten, galt als der beste Weg, um im Job aufzusteigen – oder in der gesellschaftlichen Hierarchie überhaupt. Neben „Wiederholung, Wiederholung, Wiederholung“ hörte ich vermutlich am häufigsten: „Wer früh kommt, ist pünktlich. Wer pünktlich kommt, ist zu spät.“ Dieser Satz läuft in meinem Kopf in Dauerschleife, wenn ich einmal zu spät zu einem Meeting oder einem Event komme. Umso überraschter war ich, als ich ins Berufsleben einstieg und merkte, dass diese gesellschaftlichen Erwartungen eigentlich nur an manche Menschen gestellt werden, und das auch nur manchmal. Früher verdrehte ich hin und wieder die Augen, wenn ein verkaterter Kommilitone mit 15 Minuten Verspätung in den Hörsaal stolperte oder meine eigenen Professoren 20 Minuten zu spät zum Kurs erschienen. (Schließlich zahlten wir für jeden Kurs Hunderte von Dollar, und diese Zeit kam uns kostbar vor.)  Aber wenn Kollegen bei allem, was sie tun, zu spät dran sind, lohnt es sich einfach nicht, den ganzen Tag das Gesicht zu verziehen.

Verspätungen bei Meetings sind weit verbreitet

Eine aktuelle Umfrage ergab, dass 15 bis 20 Prozent der Menschen in den USA als chronische Zuspätkommer gelten – oder sich selbst so sehen. Viele lernen dieses Verhalten von den Menschen in ihrem Umfeld. Ich kenne jedenfalls viele Leute, die lockerer mit Ankunftszeiten umgehen, seit sie mit Menschen zusammenleben, die früher nicht nach einem festen Zeitplan lebten.  Andere wiederum nehmen sich fest vor, jedes Mal pünktlich oder sogar früh zu sein. Wer sich leicht ablenken lässt oder sich schnell überfordert fühlt, wird im Laufe des Tages von vielen Dingen aus dem Flow gerissen. Wer sich nicht um sein Workload-Management kümmert, verliert leicht das Zeitgefühl. Ein Kollege kann also mit den besten Absichten in den Tag starten.  Tatsächlich sind viele Wiederholungstäter Idealisten. Sie beginnen den Tag mit einer glänzenden Vorstellung davon, wie alles ablaufen wird. Sie packen früh viel auf ihre Arbeitslast und ihre To-do-Listen, und noch bevor sie merken, dass sie überlastet sind, verpassen sie womöglich ein wichtiges Meeting. Ein Artikel aus dem Jahr 2017 untersucht, warum so viele Menschen zu Verspätungen neigen. Neben dem bisher Genannten geht er auch auf die Annahme ein, dass ein Teil der menschlichen Gehirne Zeitspannen möglicherweise nicht richtig einschätzen kann. „Im Jahr 2001 führte Jeff Conte, Professor für Psychologie an der San Diego State University, eine Studie durch, in der er die Teilnehmenden in die typischen Kategorien Typ A (ehrgeizig, wettbewerbsorientiert, statusorientiert) und Typ B (kreativ, nachdenklich, entdeckungsfreudig) einteilte. Dann bat er die Teilnehmenden jeder Kategorie, ohne Uhr zu schätzen, wann eine Minute vergangen sei“, berichtet Paulas. „Conte stellte fest, dass Probanden vom Typ A eine Minute für beendet hielten, wenn etwa 58 Sekunden vergangen waren. Teilnehmende vom Typ B hatten nach 77 Sekunden das Gefühl, eine Minute sei vorbei.“

Es geht nicht um Sie

Eine Zeit lang hielt ich Menschen, die zu Verspätungen neigen, tatsächlich für respektlos. Jedes Meeting hat einen festen Termin. Alle Beteiligten haben sich die Zeit in ihren Kalender eingetragen und dafür andere Meetings, Events und berufliche Chancen abgesagt. In manchen Fällen wirkt es, als nähme jemand keine Rücksicht auf die Zeit und die Aufgaben der anderen.  Manchmal stimmt das vielleicht sogar. Meistens aber haben Sie es mit jemandem zu tun, der vergesslich ist. Oder der nicht weiß, wie man einen Kalender richtig pflegt. Vielleicht ist die Person überarbeitet, überfordert oder einfach überladen. 

Verspätungen bei Meetings können den Fortschritt bremsen

29 % der Beschäftigten kommen mindestens einmal im Monat zu spät zur Arbeit. Die meisten sind nur gelegentlich unpünktlich. Wer aber chronisch zu spät kommt, hinterlässt womöglich dauerhaft einen negativen Eindruck im Arbeitsumfeld. Wer die Unpünktlichkeit eines Kollegen schlicht als respektlos empfindet, ist unter Umständen weniger bereit, dessen Ideen zu unterstützen oder mit ihm ein Projekt voranzubringen. Besonders schädlich kann das sein, wenn die Person zu Kundenterminen zu spät kommt.  Kommt Ihr Kollege wegen eines problematischen Schlafrhythmus zu spät, kann das alle anderen Lebensbereiche stark beeinträchtigen. Seine Gesundheit steht womöglich auf dem Spiel, wenn er nicht genug schläft, denn das mindert auch die Aufmerksamkeit. Erschöpfung kann zu Ablenkung, Konzentrationsproblemen und nachlassender Kreativität führen – das sind noch die harmloseren Folgen. Jeder verpasste Teil des Meetings bedeutet mehr Zeit, die die Person damit verbringen muss, Notizen nachzulesen, zusätzliche Schulungen zu absolvieren oder die aktuelle Aufgabe zu verstehen. 

So arbeiten Sie mit Menschen zusammen, die zu spät zu Meetings kommen

Ein Workflow, der allen nützt, bringt Sie als Team voran – unabhängig vom Zeitplan der einzelnen Teammitglieder. Wenn zum Beispiel die Teamleitung weiß, dass Logan bei Meetings immer zwischen 3 und 18 Minuten zu spät kommt, kann sie zunächst versuchen, die Meetingzeiten anzupassen, ohne es Logan zu sagen. Wenn alle anderen davon ausgehen, dass das Gespräch um 10:20 Uhr beginnt, können sie mehr Aufgaben erledigen, während Logan das Meeting ein paar Minuten später angeht, als es ideal wäre. In den meisten Arbeitsmeetings wird jemand bestimmt, der Meeting-Notizen schreibt oder das Protokoll führt. Vielleicht hat diese Person die Notizen bisher in einem Dokument auf ihrem Computer geführt und nach jedem Meeting per E-Mail verschickt. Besser ist es, dem Team Zugriff auf das Dokument zu geben, sodass alle in Echtzeit mitlesen können. So kann jeder, der zu spät kommt, das Dokument lesen, um auf den neuesten Stand zu kommen und sinnvoll zum Meeting beizutragen. Das Protokoll in einem gemeinsamen Projekt oder in Notizen in Hive festzuhalten, ist eine einfache Möglichkeit, das Meeting zu verschlanken. Solange nicht ausgerechnet der „immer zu späte“ Kollege protokolliert, ist das eine wirklich leichte Anpassung des Workflows. Eine weitere Möglichkeit: Sorgen Sie dafür, dass Ihr Kollege einen Platz nahe der Tür hat. So kann er sich hineinschleichen und stört möglichst wenig. (Liegt die Verspätung an einer Kaffeegewohnheit, können Sie ihn bitten, Ihnen Ihr Lieblingsgetränk für den Morgen mitzubringen, falls er zu spät kommt.) Letztlich sollten Sie nicht vergessen, dass jeder seine Gründe für Verspätungen hat. Das kann eine erlernte Gewohnheit sein, etwas aus der Kindheit, eine Traumareaktion, Angst oder etwas ganz anderes. Wenn Sie das Thema wirklich stört, vereinbaren Sie einen Termin mit der Person, um zu besprechen, welche Hindernisse sie hat.  Seien Sie bereit, Unterstützung anzubieten, damit sie ihren kreativen Rhythmus anpassen kann, sofern das in Ihrem Unternehmen wichtig ist.

Mit Hive pünktlich zu Meetings

Wussten Sie, dass Hive eine Kalenderfunktion hat, die alle Meetings des Tages anzeigt? Hive erinnert Sie außerdem einige Minuten vor Beginn an Ihr Meeting – so können Sie pünktlich am Zoom- oder Präsenz-Meeting teilnehmen.