Was ist ein Performance-Management-Zyklus?

„Nur was gemessen wird, wird auch gesteuert“, sagte der bekannte Managementtheoretiker Peter Drucker. Etwas so Wichtiges wie die Leistung sollten Sie also nicht dem Zufall überlassen.  Performance-Management ist der Prozess, die Leistung von Mitarbeitenden zu beobachten und zu steuern – im Verhältnis zu Zielen. Ein Performance-Management-Zyklus ist der Zeitraum, den vier zentrale Schritte brauchen: Planen, Beobachten, Auswerten und Belohnen. Die Idee: Sie durchlaufen die Schritte und beginnen dann von vorn.  „Performance-Management-Zyklen sind aus zwei Gründen wichtig. Erstens helfen sie Führungskräften und Teams, den Fortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass alle auf demselben Stand sind“, so Andrew Spence, Head of Operations bei Brandconvert. „Zweitens helfen sie Führungskräften und Teams, Verbesserungspotenzial zu erkennen und die nötigen Änderungen vorzunehmen. Wer Performance-Management-Zyklen kennt, kann gemeinsam auf die Ziele hinarbeiten und die Gesamtleistung steigern.“  Das Problem: Nur weil Sie einen Performance-Management-Zyklus einführen, ist er noch lange nicht wirksam. Ein Bericht von Betterworks aus dem Jahr 2022 zeigte, dass leistungsbezogenes Feedback und Check-ins mit Mitarbeitenden nur dann etwas bewirken, wenn sie mit Zielen und mit den Entwicklungsplänen der Mitarbeitenden verknüpft sind. Mit anderen Worten: Es geht um Ihre Mitarbeitenden ebenso sehr wie um das Erreichen der Unternehmensziele.  Heutzutage müssen Sie Ihre Ziele außerdem regelmäßig überprüfen – einmal festlegen und vergessen funktioniert nicht. „Insgesamt haben wir festgestellt: Unternehmen, die ein Performance-Management-Modell mit regelmäßigen Check-ins, kontinuierlichem Feedback und agiler Zielsetzung bieten, können Mitarbeitende in den Punkten am besten unterstützen, die ihnen am wichtigsten sind“, so Betterworks. 

Die Schritte eines Performance-Management-Zyklus 

Das sind die wichtigsten Punkte, wenn Sie einen Leistungszyklus für Team- und/oder Einzelleistung aufsetzen. 

Planen 

Laut OPM bedeutet Planen,  „Leistungserwartungen und Ziele festzulegen – für Gruppen und Einzelne, damit sie ihre Anstrengungen auf die Unternehmensziele ausrichten.“ Je bewusster Sie die Planungsphase gestalten, desto besser läuft der Rest des Prozesses. Es ist wichtig, die richtigen Ziele und Kennzahlen zu definieren. Ebenso wichtig ist es, Ihr Team in die Zielsetzung einzubeziehen. 

Beobachten 

Beim Beobachten geht es darum, die Leistung laufend zu messen und den Fortschritt zu bewerten. Auch in dieser Phase ist Kommunikation entscheidend: Geben Sie Teammitgliedern regelmäßig Updates zu ihrem Fortschritt bei den Zielen, dazu Feedback und Coaching. Wenn Herausforderungen auftauchen, können Sie sie in der Beobachtungsphase angehen. 

Auswerten 

Beim Auswerten geht es um die Nachbesprechung – und hier kommt ein Leistungsgespräch ins Spiel, wenn Sie den Zyklus um die Einzelleistung aufbauen. „Wenn Führungskräfte die Beobachtungsphase gut genutzt haben, wissen sie bereits ziemlich genau, wie gut ein Mitarbeitender seine Ziele erreicht hat. Die Auswertung hilft Managern aber, die Ergebnisse und den Weg dorthin zu bewerten“, so Quantum Workplace.  Dank der Arbeit in der Planungsphase können Sie die Ergebnisse eines Zyklus an den Vorgaben messen, die Sie zu Beginn gesetzt haben. Denken Sie daran: Das sollte ein konstruktives Gespräch in beide Richtungen sein, keine Formalität. Teammitglieder können Feedback zu ihrer Leistung geben, ihre Sicht auf ihre Ziele teilen und mehr. Führungskräfte können diesen Schritt nutzen, um Teammitglieder langfristig bei der Zielerreichung zu unterstützen. „Das ist eine gute Gelegenheit für das Management, die Perspektive der Mitarbeitenden zu verstehen, Feedback zur Verbesserung zu geben, künftige Entwicklungsmöglichkeiten zu besprechen und einen Fahrplan für die Zukunft zu erstellen“, so Quantum Workplace. 

Belohnen 

Das Belohnen ist wohl die schönste Phase jedes Leistungszyklus, aber auch eine der wichtigsten. Von Anerkennung unter Kolleginnen und Kollegen bis zu öffentlichem Lob geht es darum, gute Leistung zu würdigen und sichtbar zu machen. Das kann die Bindung und das Engagement von Mitarbeitenden stark beeinflussen. So zeigte eine TINYpulse-Umfrage, dass 21,5 % der Mitarbeitenden, die sich für gute Arbeit nicht anerkannt fühlen, in den letzten drei Monaten ein Vorstellungsgespräch geführt haben. 

Tipps für die Einführung eines Performance-Management-Zyklus 

Nachdem Sie die Grundlagen eines Performance-Management-Zyklus kennen, beachten Sie die folgenden Tipps. 

Legen Sie die richtigen Ziele fest  

Wer das Falsche misst, kommt nicht weit. Verknüpfen Sie Team- und Einzelziele mit dem großen Ganzen und mit den Aktivitäten, die das gesamte Unternehmen voranbringen. Setzen Sie S.M.A.R.T.-Ziele, die sich leicht merken, verfolgen und nachhalten lassen. 

Beziehen Sie Ihr Team ein

Leistungssteigerung sollte kein Top-down-Prozess sein. Beziehen Sie Ihr Team in den Performance-Management-Zyklus ein – von der Zielsetzung bis zur aktiven Beobachtung und zu Gesprächen über den Fortschritt. 

Erfinden Sie das Rad nicht neu, bleiben Sie aber flexibel  

Sie müssen das Rad nicht neu erfinden. Die vier Schritte oben funktionieren, wenn Sie konsequent bleiben und sich darauf konzentrieren, laufend Check-ins zu machen und Teammitglieder bei ihrer Karriereentwicklung und beim Erreichen der Unternehmensziele zu unterstützen. Gleichzeitig sollten Sie wissen: In der schnellen Geschäftswelt können Sie die vier Schritte sehr zügig durchlaufen, und sie überschneiden sich manchmal – Sie wechseln zum Beispiel zwischen Planen und Beobachten hin und her, wenn Sie merken, dass Sie Ihre Ziele anpassen müssen. 

Wählen Sie Ihre Tools mit Bedacht 

Ein Tool für Leistungszyklen kann helfen, den Überblick zu behalten und Verantwortung klar zuzuordnen. Vergleichen Sie aber verschiedene Anbieter. „Spezialisierte Software-Tools sind wirksamer – aber schwache Tools können schlimmer sein als gar keine“, so Betterworks. Hive bietet mehrere Integrationen, mit denen Sie Ziele setzen und den Fortschritt Ihres Teams verfolgen – mit einem individuellen Dashboard.