¿Tiene el cambio de contexto mala fama inmerecida?

Quizás pienses que el cambio de contexto es el enemigo de toda productividad, pero tal vez no sea tan terrible como parece. Si te descubres cambiando de contexto y sientes que no puedes quitarte el hábito, Jamie Flinchbaugh, fundador de JFlinch y autor de People Solve Problems, tiene algunos consejos para que funcione a tu favor.

¿Qué es el cambio de contexto?

"Es principalmente una función del enfoque de nuestro cerebro al pasar de un punto de atención a otro", dice Flinchbaugh. "A menudo se plantea como una tarea, pero no todas las tareas requieren el enfoque de nuestro cerebro. Por eso podemos caminar y respirar al mismo tiempo, además de hablar y masticar chicle".

Esto significa que el cambio de contexto no es lo mismo que la multitarea: cuando haces multitarea, haces varias cosas a la vez. Pero cuando cambias de contexto, vas y vienes entre dos cosas. Compáralo con un auto que cambia de velocidad; no puedes manejar en dos velocidades al mismo tiempo, y si cambias rápidamente de una a otra, podrías quemar el motor.

"Escribir un correo y mantener una conversación requieren el enfoque de tu cerebro", dice Flinchbaugh. "Algunas personas afirman que eso es multitarea, pero en gran medida es imposible. Y lo que se percibe como multitarea en realidad son muchísimos cambios de contexto rápidos".

¿Por qué es malo el cambio de contexto?

Muchos de los artículos y publicaciones que puedes leer sobre el cambio de contexto dicen que es uno de los mayores enemigos de la productividad, y a veces con buena razón. Flinchbaugh afirma que el cambio de contexto puede quitarle impulso a una tarea, como meter otra velocidad en un auto antes de que tome ritmo.

"En la mayoría de los entornos de oficina, ya sean creativos o transaccionales, nuestro cerebro debe aportar atención, creatividad, perspicacia o simplemente llevar el seguimiento del trabajo que tenemos delante", dice Flinchbaugh. "Nuestro cerebro suele ir un paso adelante, lo que en parte nos permite mantener el impulso. Cada interrupción, arranque y parada, o cambio nos cuesta impulso".

Sin impulso, tu memoria de trabajo no tiene la oportunidad de almacenar información importante que puede ayudarte a completar la tarea que tienes entre manos.

"Empieza a escribir un correo largo y luego contesta el teléfono", dice Flinchbaugh. "Tendrás que volver al correo, releer lo que escribiste, recordar lo que querías escribir y luego reconstruir tu impulso. Ahora intenta que te interrumpan tres veces. Se vuelve muy difícil, muy rápido".

Cómo hacer bien el cambio de contexto

Aunque cambiar de una tarea a otra demasiado rápido puede dificultar la realización de proyectos, en realidad hay maneras de aplicar el cambio de contexto de forma que favorezca la productividad en lugar de agotarla.

1. Crea tu propio entorno de trabajo

Por último, debes conocer tus límites y gestionar tu flujo de trabajo de la manera que más sentido tenga para ti. Si el cambio de contexto es meter una velocidad nueva, entonces tu cerebro es el motor del auto y, en última instancia, tú eres quien maneja.

"Hazte responsable de tu pequeño microsistema y de sus resultados", dice Flinchbaugh. "Te pagan por entregar un resultado. Si el cambio de contexto te está costando efectividad y eficiencia, debes tomar medidas para mejorarlo".

Luego, dice Flinchbaugh, si sientes que no destacas en la gestión del tiempo, empieza poco a poco si quieres reducir el cambio de contexto.

"No intentes eliminar las interrupciones; quizás empieza solo con un tipo de interrupción", dice Flinchbaugh. "Aborda el problema desde ambos ángulos. Haz que tu trabajo resista mejor los cambios de contexto que no controlas y, al mismo tiempo, intenta eliminar o reducir las causas de cambio de contexto que sí controlas o influyes".

2. Divide tus tareas

Primero, para que el cambio de contexto funcione a tu favor, debes dividir las tareas más grandes en partes más pequeñas y abordarlas una por una. Si tus tareas te abruman, es más probable que te distraigas a la mitad. Pero si las haces manejables, podrás completarlas con mayor facilidad.

"Escribí un libro, pero eso no era una sola tarea", dice Flinchbaugh. "Tampoco lo era escribir un capítulo. Escribir una sección de un capítulo era una tarea, y terminarla antes de permitir siquiera una interrupción tan pequeña como mirar un mensaje de texto es fundamental para la efectividad y la eficiencia".

Flinchbaugh compara el cumplimiento de una tarea con poner la mesa para la cena de Acción de Gracias. Si tu misión es poner la mesa y te interrumpen constantes conversaciones, lo más probable es que olvides algo. Pero si divides esa tarea en partes más razonables, como colocar los tenedores o doblar las servilletas, tendrás tiempo para conversar entre una acción y otra y aun así poner la mesa sin olvidar nada importante.

"Cuando aumentamos la granularidad, tenemos al mismo tiempo más posibilidades de posponer la interrupción, aunque sea brevemente, y de llegar a un punto final exitoso antes de responder a la nueva tarea".

3. Aborda el tema en equipo

No podrás hacer cambios de contexto de forma productiva si tus compañeros de trabajo no ayudan a facilitar tu trabajo evitando las interrupciones. Si tú o un compañero tienen problemas con el cambio de contexto, intenten hablar sobre las causas de las interrupciones.

"Puedes revisar las causas, como cambios de agenda, llamadas telefónicas o un sistema de correo abierto y activo, para ver si eso está ocurriendo", dice Flinchbaugh. "Si aparecen notificaciones de correos entrantes y se abren, tienes cambio de contexto".

Otra opción es trabajar con tus compañeros para definir hitos que marquen el final de una tarea o un punto para tomar un descanso.

"Fíjate si las personas pueden llegar a puntos finales predefinidos en su trabajo sin interrupciones", agrega Flinchbaugh. "Desde que empecé esta tarea, ¿dejé de trabajar en ella antes de terminarla? Si la respuesta es no, entonces evitaste el cambio".

¡Quizás el cambio de contexto no es tan malo!

Aunque el cambio de contexto no tiene una ventaja directa, dice Flinshbaugh, siempre puedes encontrar formas de cambiar de contexto con eficacia si prestas atención al proceso. El acto de pasar de un tema a otro te costará tiempo y energía mental. Cuanto más practiques cambiar en los momentos adecuados, más podrás manejar varias tareas pendientes a la vez.

"Ser capaz de cambiar de contexto con eficacia tiene una ventaja", concluye Flinchbaugh, "y es poder incorporar tareas nuevas y de prioridad urgente sin perjudicar la efectividad ni la eficiencia de las tareas iniciales".