Cómo la matriz de Eisenhower puede revolucionar tu gestión de proyectos

Enfocarse en lo que no importa en el trabajo le puede pasar a cualquiera. Es una tendencia humana: aun con buenas intenciones, si no priorizas de forma activa e intencional, es fácil perder de vista el panorama general. Aquí entra la matriz de Eisenhower, una herramienta para priorizar tareas muy sencilla que puede revolucionar tu gestión de proyectos. “La matriz de Eisenhower es quizás una de las mejores herramientas de gestión de proyectos y de tiempo que existen. Es muy fácil de usar y da una claridad enorme a tus pendientes y a tu carga de trabajo”, afirma Jacob Udodov, fundador y director ejecutivo de Bordio, una plataforma de gestión de proyectos y tareas.

¿Qué es la matriz de Eisenhower?

La matriz de Eisenhower se divide en cuatro cuadrantes: dos filas y dos columnas. Tareas urgentes frente a no urgentes, y tareas importantes frente a no importantes. Una tarea puede ser urgente pero no importante para los objetivos de un equipo. Por ejemplo, imagina que una sección de tu sitio web no funciona. Necesitas resolverlo cuanto antes, pero eso te quitará tiempo para trabajar en los proyectos que cumplen tus metas mensuales.

Las tareas importantes y urgentes son, claro, la máxima prioridad, y todo lo que no es importante ni urgente merece ser cuestionado. “La matriz propone dividir todas las tareas en cuatro categorías según su urgencia e importancia. Naturalmente, las tareas urgentes e importantes se deben atender de inmediato. Las no urgentes y no importantes hay que delegarlas o descartarlas por completo”, dice Udodov.

Este marco se inspiró en Dwight D. Eisenhower, ex presidente de Estados Unidos y oficial militar. El autor Stephen Covey tomó sus ideas sobre la toma de decisiones y las convirtió en una matriz en su famoso libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”.

Qué hacer con cada tipo de tarea

Urgente e importante

Hazla cuanto antes: las tareas urgentes que se dejan sin atender tienen consecuencias, así que requieren tu atención inmediata.

Urgente y no importante

Atiéndela pronto: programa un momento para ocuparte de esta tarea; si no, es muy fácil posponerla.

No urgente e importante

Delégala: todavía hay que hacerla, pero no tiene que hacerla tu persona.

No urgente y no importante

Descártala: quítala sin problema de tu lista de pendientes y no hagas perder el tiempo a nadie más con ella.

Beneficios de la matriz de Eisenhower

“La matriz funciona tan bien para muchas personas porque da una visión general y una estructura sencilla de lo que hay que hacer. A menudo posponemos las cosas porque nos sentimos abrumados, o nos ahogamos en trabajo insignificante y perdemos mejoras estratégicas. La matriz ataca esos problemas conocidos de una forma divertida y fácil”, añade.

“¡Quién puede definirnos con exactitud la diferencia entre el largo y el corto plazo! Sobre todo cuando nuestros asuntos parecen estar en crisis, casi nos vemos obligados a dar nuestra primera atención al presente urgente y no al futuro importante”, dijo el propio Eisenhower.

Estos son algunos de los beneficios de usar la matriz de Eisenhower.

Despídete del trabajo sin sentido

Trabajar por trabajar mata la productividad. La matriz de Eisenhower es una forma simple y visual de revisar tus prioridades con regularidad e identificar dónde gastas esfuerzo en actividades que no te acercan a tus metas más grandes.

Más enfoque significa más impacto

Afinar tus prioridades y quitar algunos entregables de tu lista de pendientes te deja más energía para dedicarla a lo más importante. Ese enfoque se traduce en mayor impacto y mejores resultados.

Evita la trampa de apagar incendios todo el tiempo

La matriz de Eisenhower también te permite evaluar cómo sueles usar tu tiempo. Si la mayoría de tus tareas caen en la categoría “urgente”, puede ser señal de que vives apagando incendios a costa de otras responsabilidades importantes. Lo ideal es ser proactivo, no reactivo, así que es clave notar y reservar tiempo para tareas importantes que no son crisis.

Conviértete en mejor delegador

Este marco también puede ayudarte a delegar mejor, ya que te anima a descartar por completo las tareas que no son urgentes ni importantes, o a delegar algunas de las que todavía hay que hacer.

Ahorra tiempo y dinero

Ya lo dicen: el tiempo es dinero. Al fomentar una priorización regular, la matriz de Eisenhower te ayuda a ahorrar recursos valiosos, sobre todo si repites el ejercicio durante un trimestre o un año.

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