La guía definitiva para priorizar tareas con éxito

Seamos sinceros: todos tenemos más cosas por hacer de las que realmente podemos terminar. Nuestras listas de pendientes casi nunca se completan por entero (confesión: tengo más de 60 acciones en mi lista de pendientes de Hive en cualquier momento). Y en esos raros momentos en que por fin todo queda tachado, bueno, es un gran logro.

Entonces, ¿cómo avanzamos con éxito por todas esas listas sin dejar nada a medias? La respuesta está en la priorización. Ya sea que trabajes en tareas de más largo alcance o en tu rutina diaria, priorizar tareas es esencial. Todos tenemos 24 horas al día, pero la diferencia la marca cómo usamos ese tiempo y en qué decidimos invertirlo.

¿Qué es la priorización?

La priorización se define como "la acción o el proceso de decidir la importancia o urgencia relativa de una cosa o de varias". En términos más simples, significa identificar y destacar las tareas más importantes de tu lista de pendientes y ordenarlas por importancia. Clasificar cada tarea te ayuda a entender cuáles hay que completar primero, cuáles son más urgentes y cuáles pueden esperar si hace falta.

La mayoría de nosotros dedicamos demasiado tiempo a lo urgente y muy poco a lo importante.  - Stephen R Covey

En cuanto a las tareas que quieres gestionar, hay 4 categorías distintas que puedes abordar. La primera son las tareas únicas, es decir, las que ocurren una sola vez. Las tareas recurrentes son el segundo grupo: tareas que se repiten de forma regular. La tercera categoría la forman los proyectos, que son trabajos más grandes y puntuales. La cuarta y última categoría son los problemas: imprevistos que surgen y requieren atención inmediata. Las tareas de este tipo probablemente tendrán prioridad sobre todo lo demás, pero la forma de organizar el resto depende de tus preferencias personales.

Beneficios científicos de la priorización

La corteza prefrontal es la parte del cerebro responsable de una amplia gama de funciones, desde regular el comportamiento hasta las reacciones emocionales y la priorización. La corteza prefrontal se asocia con un conjunto de tareas llamadas "funciones ejecutivas", que se definen como "controlar conductas cortoplacistas y reflejas". Entre las tareas que maneja la corteza prefrontal están la planificación, la toma de decisiones y la resolución de problemas, todos ellos componentes clave de la priorización. ¿Por qué es importante activar esta parte del cerebro para priorizar tareas? Por varias razones. Primero, priorizar ayuda a reducir el estrés. Cuando tienes un plan de ataque definido, los niveles de estrés empiezan a bajar. Además, se estima que el 25 % de nuestra felicidad está relacionada con nuestra capacidad de manejar el estrés, lo que significa que cuanto más priorizamos y planificamos, más felices podemos ser. La priorización también es excelente porque motiva a las personas a completar las acciones de su lista de pendientes y, a la vez, da flexibilidad a largo plazo. Cuando tienes una lista de cinco a diez acciones por completar en un día, te motivas mucho más a avanzar y tacharlas, en lugar de dejar que pasen al día siguiente. En Hive me encanta poder tachar cosas de mi lista y moverlas a la sección "Completadas" de mi tablero Kanban: es emocionante. Por último, priorizar te ayuda a ahorrar tiempo. Cuando todas tus tareas están ordenadas por importancia, puedes pasar rápidamente de una a otra sin angustiarte por cuál abordar ni en qué orden hacerlas. Esto te ahorra tiempo valioso y energía mental.

Cómo priorizar tareas

Para muchas personas, la priorización profesional empieza desde el momento en que llegan a la oficina. Así que empieza tu día revisando las tareas que te han asignado específicamente a ti. No te abrumes ni te asustes pensando que no podrás lograrlo en un solo día. En lugar de dejar que los pensamientos negativos te invadan, empieza a planificar. Hay varias formas de empezar a priorizar tareas. La primera es con lápiz y papel. Toma un cuaderno o una hoja y empieza a anotar todas las tareas que debes terminar antes de que acabe el día. Después, respira hondo y lee todo lo que escribiste. Una alternativa, y muchas veces más eficiente, es usar una plataforma de gestión de tareas como Hive. Si usas una herramienta como Hive, todas tus tareas diarias ya estarán cargadas en la plataforma y listas para ti cuando llegues a la oficina, junto con el detalle del proyecto o la campaña general. Cuando trabajas en Hive, la mejor forma de priorizar tareas es asignar la fecha de vencimiento "Hoy" a las que NECESITAS terminar hoy y reprogramar el resto para más adelante en la semana o el mes. En Hive también puedes ver las tareas "Futuras" y "Completadas", lo que te ayuda a seguir el avance general del proyecto y las necesidades futuras de priorización.

Ahora que tienes la lista definitiva de tareas por completar, puedes definir la prioridad de cada una. Puedes hacerlo fácilmente en la tarjeta de acción de Hive o, si usas lápiz y papel, simplemente resalta la tarea, márcala con una estrella o escríbela al principio de tu lista. Así sabrás que esa es la tarea que debe hacerse primero.

Si necesitas una forma más detallada de priorizar, usa matrices de priorización de tareas y otras herramientas para crear un plan impecable para el día.

Técnicas de priorización de tareas 

Los maestros que hacen de la priorización una prioridad han desarrollado trucos y técnicas para dominar este arte. Estos métodos te ayudarán a priorizar tareas en tu vida. A continuación repasaremos algunos de los mejores trucos y técnicas para aprovechar todo el potencial de la priorización.

MoSCoW

[caption id="attachment_5068" align="aligncenter" width="754"] Imagen vía Pinterest.[/caption] Dai Clegg, experto en desarrollo de software, creó la técnica MoSCoW durante su paso por Oracle. Es uno de los métodos más populares de priorización. La sigla combina cuatro categorías de prioridad en inglés: Must-Do (obligatorio), Should-Do (recomendable), Could-Do (opcional) y Won't-Do (descartado).

1. La primera categoría, Must-Do, incluye las tareas que no puedes omitir y que son las más importantes.

2. Luego, el grupo Should-Do reúne los elementos que son importantes, pero no tan vitales como las tareas Must-Do.

3. Las tareas Could-Do son agradables, pero no influyen en mejoras de gran escala. Puedes omitirlas sin temor a perder algo.

4. Por último, está la categoría Won't-Do. Esta sección solo incluye las tareas que no valen tu tiempo.

Escribe con cuidado tus tareas y asígnalas a las categorías disponibles. Cuando termines, revisa cada categoría y comprueba si las tareas que contiene encajan con su descripción.

Ahora ordena la lista por categoría. Pon las tareas Must-Do al principio. Después, las tareas Should-Do y, a continuación, los elementos Could-Do, y empieza a completar las tareas en ese orden. Por último, vigila los elementos Won't-Do y asegúrate de no perder nada de tiempo en ellos.

Consejo profesional: termina todas las tareas de la primera categoría y luego pasa a la siguiente. No te apresures y mantén la calma al asignar las tareas a cada grupo.

Modelo Kano

[caption id="attachment_5069" align="aligncenter" width="685"] Imagen vía Medium.[/caption] El modelo Kano (se pronuncia "ká-no") fue introducido por Noriaki Kano. Es un enfoque basado en los distintos niveles de satisfacción del usuario con las funciones o el comportamiento de un producto. Noriaki Kano publicó este modelo en 1984.

Aunque hay varias formas de aplicar el modelo Kano, aquí definiremos el método más eficaz: dividir los elementos de tu backlog en las categorías Must-Be, Attractive, One-Dimensional, Indifferent y Reverse.

Ten en cuenta que este método depende en gran medida de hacer encuestas y entrevistas con usuarios antes de priorizar.

1. En primer lugar, está la categoría Must-Be. Es exclusiva de las tareas que se deben completar para lograr el objetivo final. Sin completar estas obligaciones, no puedes avanzar.

2. Le sigue el grupo One-Dimensional. Esta categoría trata de los elementos que quizá no sean esenciales, pero resultan atractivos para tus clientes.

3. Las funciones Attractive son aquellas que aportarán una satisfacción adicional a tu flujo de trabajo.

4. Todos los elementos, ideas y tareas que tienen el menor impacto posible pertenecen a la categoría Indifferent.

5. Manda a la sección Reverse todos los elementos molestos que afectan negativamente el resultado general.

El modelo Kano se puede aplicar a la rutina de cualquier persona y ayuda a priorizar tareas y a entender la priorización de productos. Pero está más orientado a empresas y firmas que quieren priorizar el proceso de un producto específico.

Ordenamiento de burbuja

El ordenamiento de burbuja es una técnica que compara la importancia de una tarea con la de los demás elementos de la lista. El ciclo continúa hasta que cada tarea se ha comparado con todas las demás. Así puedes ordenar la lista según la importancia de cada tarea.

Empieza colocando todas las tareas en horizontal sobre una hoja de papel, sin ningún orden. Luego, compara las dos primeras tareas y pregúntate: "¿Cuál tarea es más importante?" Elige una y muévela hacia la izquierda.

Después, compara las dos tareas siguientes y elige la que tenga mayor relevancia. Esa tarea se mueve hacia el lado izquierdo de la matriz. Continúa el proceso hasta llegar al final de la lista.

A continuación, vuelve a empezar desde el principio y sigue cuestionando la importancia de cada tarea. Por último, comprueba que todas las tareas más críticas estén a la izquierda de las menos importantes.

¡Felicidades! Tus prioridades ya están alineadas de izquierda a derecha. Tacha las tareas de tu lista a medida que las termines.

Los mejores gestores de tareas para priorizar

Ahora que ya tienes algunas técnicas básicas, otra forma de empezar a priorizar tareas es con un software de gestión de proyectos o una plataforma de gestión de tareas. Aquí tienes un par de excelentes herramientas para tomarte la priorización en serio.

Hive

Hive es una potente herramienta de gestión de proyectos que ayuda a equipos de Google, Starbucks, Comcast y Toyota a avanzar con rapidez. Uno de sus principales beneficios son sus vistas de proyecto flexibles, que permiten a cada integrante del equipo trabajar a su manera en Kanban, diagrama de Gantt, vista de portafolio, vista de calendario y más. Hive también ofrece más de 1,000 integraciones con herramientas como Gmail, Salesforce, Zoom y Jira. Con la vista "Mis acciones" de Hive, puedes ver fácilmente todas tus próximas tareas con vencimiento inmediato. Puedes cambiar rápidamente para ver las tareas que vencen hoy, mañana, en los próximos 7 días, 2 semanas o 30 días. Esta función integrada de Hive te muestra lo que hay que hacer pronto, para que priorices y elijas en qué trabajar a continuación. Prueba Hive gratis durante 14 días y descubre por qué miles de equipos usan Hive para mantener sus prioridades bajo control.

Trello

Trello es otra herramienta popular de gestión de tareas. Las funciones y la interfaz de Trello giran en torno a los tableros Kanban, un componente central de la metodología ágil de gestión de proyectos. Los tableros Kanban te permiten visualizar tu flujo de trabajo clasificando las tareas en distintas categorías o etapas. De forma similar, Trello te permite crear tarjetas y etiquetas según tu estrategia específica. También tienes acceso a listas intuitivas y etiquetas de colores. Si quieres crear tableros Kanban pero necesitas capacidades más potentes de gestión de proyectos, prueba Hive o alguna de estas otras alternativas a Trello.

Asana

Gestiona proyectos, tus tareas personales y equipos con Asana. Con esta herramienta puedes administrar tareas, asignarlas a usuarios y priorizar el trabajo de tu equipo según los proyectos. Asana tiene una interfaz muy fácil de usar que puede beneficiarte a ti y a tu equipo si buscas algo adecuado para principiantes. Para conocer otras herramientas de gestión de proyectos con capacidades similares, aquí tienes una lista de las mejores alternativas a Asana del mercado.

Evernote

¿Solo quieres algo simple para organizarte y priorizar tareas en tu vida? Como una de las herramientas para tomar notas más populares del mercado, Evernote te permite crear tareas y darles seguimiento dentro de las notas. Una de las mejores formas de usar Evernote para priorizar es crear notas de "pendientes", donde enumeras las tareas importantes y planificas cuáles abordar primero. También hay muchas otras alternativas a Evernote (incluida Hive Notes) que ofrecen la misma funcionalidad de lista de pendientes.

La priorización ayuda a personas de todo el mundo a lograr maravillas día tras día. Contribuye a construir una rutina productiva que mejora el rendimiento y la productividad general con el tiempo. Usar las herramientas y técnicas que mencionamos aquí puede mejorar mucho tu vida en general. ¿Quién no querría eso?