Cómo lograr la bandeja de entrada en cero y cómo mejora tu productividad

Todos hemos pasado por esto. Es viernes por la tarde, tu cerebro está agotado y solo necesitas un respiro del trabajo. Llevas todo el día revisando correos electrónicos en una bandeja de entrada que sube y baja constantemente en cientos de mensajes, y tienes los ojos borrosos y cansados. Y entonces, ahí está… como por arte de magia. El número junto a "Bandeja de entrada" en tu cuenta de correo es cero. Un gran cero redondo. Hace un momento te estabas muriendo y te dolía todo, pero ahora eres el campeón del mundo.

Las alertas rojas de la bandeja de entrada son el tormento de casi todos. A medida que el número sube, también lo hacen la ansiedad y las ganas de evitar el trabajo por completo. Una vez que entras, ¿saldrás alguna vez de esa bandeja? ¿Habrá algún final a la vista? Llegar a la bandeja en cero es algo de ensueño, y la euforia que viene después vale la pena de revisar todos esos mensajes, por doloroso que se sienta mientras lo haces.

¿Qué es el método de la bandeja de entrada en cero?

La bandeja de entrada en cero (Inbox Zero) es un método basado en este fenómeno. Es un hábito desarrollado que te ayuda a manejar tu bandeja de correo. Mantiene la cantidad de mensajes entrantes en un número bajo, si no en cero, en todo momento. (Porque, ¿quién no quiere sentir esa emoción todos los días de la semana?) Desarrollada por el experto en productividad Merlin Mann en 2004, esta teoría existe casi desde que internet está disponible para el público. Desde entonces, se ha ampliado según la circunstancia en la que te encuentres. Quienes la usan para el correo personal pueden tener un enfoque un poco distinto al de quienes la usan en su bandeja profesional, pero la base para lograrla sigue siendo muy similar. Adoptar tu propio método de bandeja en cero también puede ser un poco estresante. Es una práctica a la que hay que acostumbrarse, pero no es imposible.

El método de la bandeja de entrada en cero, tal como lo desarrolló Mann, incluye cuatro pasos sencillos: eliminar (Delete), delegar (Delegate), posponer (Defer) y hacer (Do).

Eliminar

Cuando un correo no es esencial para tu trabajo o para la tarea en curso, simplemente elimínalo. Es totalmente aceptable deshacerse de lo que no te sirve. Para los perfeccionistas que quieren asegurarse de responder todos los correos a tiempo, incluso puede resultar un poco doloroso. Te exige priorizar la importancia de tus correos y te anima a eliminar los que no responden a esas prioridades. Si el remitente decide dar seguimiento, entonces podrás decidir en ese momento si quieres atenderlo o no.

Delegar

Aunque quizá no aplique a la mayoría, si otra persona de tu equipo puede atender mejor un correo o una consulta, no dudes en reenviárselo, o delegárselo. En puestos donde no gestionas un equipo, puede resultar raro pasarle algo a un compañero o a un jefe, pero también es una práctica totalmente aceptable en el trabajo.

Posponer

Si hay correos que todavía no puedes atender, o que están previstos para un proyecto futuro, crea una carpeta en tu cliente de correo para guardarlos. No quieres que queden sin ver y sin atender, y siempre puedes visitar esa pestaña o carpeta más tarde. Si no organizas tu bandeja más allá de lo básico, como "bandeja de entrada", "enviados" y "papelera", puedes marcar estos mensajes con una bandera o una estrella.

Hacer

Para los correos urgentes y de actualidad, simplemente responde. Obtén tus respuestas lo más rápido que puedas y redacta un correo. Mantenlo breve para cubrir lo necesario con rapidez, y disfruta de la sensación de tener el correo completamente resuelto.

Beneficios de lograr la bandeja de entrada en cero

Lograr la bandeja de entrada en cero tiene muchos beneficios. En una época en que la salud mental es claramente una prioridad en el entorno laboral, es importante dar prioridad a las pequeñas cosas que te ayudarán a sentirte tranquilo y estable en el trabajo y en casa. Algunas razones para trabajar con este método son:

• Cuando tienes la bandeja en cero, la gente se rendirá ante tu ética de trabajo. Sin duda sentirás que estás en la cima del mundo.

• Lograr la bandeja en cero hará que el flujo de mensajes de cada jornada laboral resulte mucho más manejable. (Después de todo, parece que nunca hay tiempo suficiente.)

• Sabrás que has respondido a todas las personas que esperan que tomes decisiones y avances con asignaciones, etc. Sé un compañero de trabajo y un amigo confiable. Al fin y al cabo, a nadie le gusta que lo dejen en visto. Y a veces los elementos de tu bandeja son muy urgentes.

• Dejarlos ahí podría privarte de experiencias, proyectos y otras grandes oportunidades.

• Reduce los episodios de ansiedad asociados a ciertos círculos rojos y a números de 2, 3 e incluso 4 dígitos que aparecen en tu escritorio y en tu teléfono. Puede ser casi imposible llevar un teléfono con bandejas de correo si intentas evitar que los números sigan subiendo.

Estos son algunos recursos clave para ayudarte a lograr la bandeja en cero cuando andas con poco tiempo y a mantenerla así de forma definitiva.

Usa la función de búsqueda

Si sabes que no quieres abrir los correos que hablan de ciertos temas, escribe ese tema o palabras clave relacionadas en tu función de búsqueda. Tu correo mostrará todos los mensajes sin abrir que contengan esa palabra clave, y podrás eliminarlos en bloque. Una vez más, esto ayuda muchísimo con las bandejas que reciben propuestas de medios y empresas de forma habitual.

Cancela suscripciones

Si un boletín ya no te sirve o te agregaron a una lista de correo masivo que no te beneficia en absoluto, revisa y cancela la suscripción. Puede ser molesto encontrar la letra pequeña al final del correo y pasar por un proceso de entre uno y quince pasos para darte de baja de una lista, pero vale totalmente la pena.

Otra excelente forma de darte de baja de boletines y correos habituales de cuentas similares (catálogos, anuncios, correos de marketing, propuestas de empresas, etc.) es Unroll.me. Puedes crear una cuenta gratuita con casi cualquier servidor de correo y recorrer la lista para cancelar muy rápido varias suscripciones innecesarias.

Crea plantillas

Algunas personas se encuentran escribiendo, o copiando y pegando, las mismas frases una y otra vez a lo largo del día. Si eres una de ellas, considera crear plantillas dentro de tu plataforma de alojamiento de correo. Las propuestas, las respuestas a propuestas y las actualizaciones semanales al equipo pueden aplicarse a muchísimos casos de comunicación durante tu semana laboral. De este modo, puedes agregar un correo rápidamente sin perder tiempo buscándolo en un documento externo o en las notas de tu computadora, ajustar lo que haga falta y enviarlo enseguida. Otra forma de ahorrar tiempo y agilizar tus comunicaciones es enviar las actualizaciones semanales como un correo masivo a las personas de tu equipo. Aunque uses una plantilla, no tiene sentido enviar manualmente el mismo correo a varias personas de tu empresa.

Programa tiempo

Prepárate para el éxito en este aspecto programando un tiempo para revisar tus correos cada día laborable. Para algunas personas, esto puede tomar 15 minutos al día. Para otras, en especial quienes recibimos propuestas en la bandeja a todas horas, puede ser un poco más difícil.

Para empezar, sobre todo si tienes una gran cantidad de correos en la bandeja, programa una hora más o menos. Te sugerimos aprovechar el tiempo que queda después de tus tareas diarias prioritarias, hacia la mitad del día. Así, las personas tendrán espacio para responder donde lo necesiten a lo largo del día. Para quienes sientan que esto es demasiado, hay otros métodos. Hagas lo que hagas, intenta no dejar que este tiempo invada tu vida en casa ni las horas fuera del trabajo. Al fin y al cabo, es una tarea laboral y debería caber en tu jornada normal.