¿Qué es la gestión de flujos de trabajo?

Contratar a un empleado y conseguir fondos para una nueva cafetera tienen algo en común: la gestión de flujos de trabajo.

Un flujo de trabajo es una progresión de pasos que forman un proceso de trabajo, en el que participan dos o más personas, y que crea o aporta valor a las actividades de la organización. Pero suena complicado.

En pocas palabras, el flujo de trabajo es el proceso que guía cómo se hacen las cosas. Contratar a un nuevo miembro del equipo tiene pasos precisos en un orden determinado, que se siguen cada vez que alguien se incorpora. Lo mismo ocurre con muchas otras actividades que se realizan constantemente para mantener tu negocio en marcha.

Los flujos de trabajo empresariales ocurren a tu alrededor todos los días, pero pueden pasar desapercibidos mientras se completan las tareas.

Sin embargo, sacar las cosas adelante no es suficiente. Sobre todo cuando buscas aumentar la productividad y optimizar el crecimiento. Los flujos de trabajo no siempre son predecibles ni siempre dan resultados consistentes. Si aspiras a procesos perfectos, debes vigilar de cerca las tareas y a las personas involucradas. Aquí es donde entra la gestión de flujos de trabajo.

¿Por qué importa la gestión de flujos de trabajo?

La gestión de flujos de trabajo consiste en supervisar las tareas a medida que avanzan, y asegurar que las personas y los procesos involucrados avancen con eficiencia y eficacia. Optimiza los procesos, limita el desperdicio de tiempo y recursos valiosos y hace que los trabajadores rindan cuentas.

En palabras de Ben Horowitz: "...cuando una organización intenta hacer cualquier cosa, siempre depende de una sola persona que puede retrasar todo el proyecto. Un ingeniero puede quedarse esperando una decisión, o una gerente puede pensar que no tiene autoridad para hacer una compra crítica. Estas dudas pequeñas, aparentemente menores, pueden causar retrasos fatales". Imagina el horror de que un proyecto se detenga por un pequeño error. La mejor forma de evitarlo es automatizar la organización, la coordinación y la ejecución de los flujos de trabajo. Esto en sí mismo puede complicarse, porque se usan distintas aplicaciones para diversas tareas. Zoom para reuniones. Slack y el correo electrónico para la comunicación. GitHub para el control de versiones del software. Dropbox para compartir archivos. No te agobies todavía. Todo esto se puede integrar en una sola plataforma como Hive.

Veamos un ejemplo de cómo funcionaría esto al contratar a un nuevo empleado.

Sam, líder del equipo de TI, se pone en contacto con Recursos Humanos para contratar a un desarrollador junior. Su departamento llevaba tiempo con poco personal y era hora de sumar un par de manos más al equipo. Recursos Humanos, a cargo de Katy, usa las especificaciones del puesto del correo de Sam, enviado con Hive Mail, para crear un formulario de solicitud. Luego revisa la prueba de competencias que Sam creó mediante la integración de Hive con Dropbox. Katy envía un mensaje en Hive a través de la integración con Slack a Eugene, de Marca y Publicidad, para que difunda la vacante en bolsas de trabajo y en LinkedIn. El equipo inicia en Hive un proyecto dedicado al puesto de desarrollador junior, donde pueden comunicarse sobre los candidatos y la estrategia. Incluso pueden usar Hive Forms y plantillas para automatizar el ingreso de candidatos. La semana siguiente, el equipo de Katy selecciona a varios candidatos destacados para la entrevista. Todos los integrantes del panel de entrevistas reciben notificaciones a través del proyecto en Hive. Se reúnen mediante la integración de Hive con Zoom para analizar a los primeros candidatos y luego pasan a hablar con cada uno por Zoom. Después de la entrevista, Katy y Sam creen que la elección es clara, pero los demás no están tan convencidos, así que debaten cuál es el mejor perfil mediante la integración de Hive con Slack. Mientras conversan, revisan los puntajes de la prueba y las notas de la entrevista subidas con Hive Notes para afianzar sus decisiones. Cuando se toma la decisión, Katy envía una oferta al desarrollador elegido. Todo esto se logró en menos de 2 semanas.

No es magia.

El proceso de contratación fue rápido, fácil y eficaz porque los equipos pudieron colaborar con una herramienta de gestión de flujos de trabajo. Si quieres mejorar el proceso de incorporación, también puedes combinar una herramienta de flujos de trabajo con un software de incorporación para aumentar la eficiencia de tu equipo. Estas son solo algunas de las formas en que estas herramientas mejoran tu negocio. Veamos algunas más.

Los beneficios de automatizar los procesos de tu negocio

Ahorra tiempo

Los empleados avanzan más rápido con mejor documentación y una comunicación clara. En lugar de pasar horas esperando acceso a una carpeta con información vital, pueden acceder en minutos cuando está subida a una sola plataforma.

Mejora la rendición de cuentas

Cuando cada persona tiene un rol y unos entregables definidos, que se pueden registrar y rastrear en una herramienta de gestión de flujos de trabajo, es más fácil encontrar el problema y pedirle cuentas. En lugar de esconderse detrás de la palabra "nosotros", cada quien tiene que hacer su parte y hacerla bien.

Mejora la comunicación

Los silos se derriban cuando todos colaboran en una misma plataforma. Con una herramienta como Hive, puedes integrar aplicaciones de comunicación como Slack, Gmail y Zoom para que todos los miembros del equipo envíen mensajes y respondan a tiempo.

Acelera la productividad

El 80 % del día de un empleado se dedica a tareas improductivas. Eso significa que solo un pequeño 20 % se usa para trabajar de verdad. La gestión de flujos de trabajo ayuda a identificar las actividades ineficientes (como la captura de datos o perseguir un hilo de correos) para eliminarlas u optimizarlas.

Elimina errores y confusión

Los humanos cometemos errores. Muchas personas trabajando juntas y haciendo varias cosas a la vez pueden generar muchos errores. Pero al organizar, rastrear y coordinar los procesos, las personas pueden acceder a la información cuando la necesitan, aclarar ideas y tomar mejores decisiones.

Cómo implementar la gestión de flujos de trabajo en tu negocio

Ya sabes cómo la gestión de flujos de trabajo puede hacer más productivo tu negocio. Pero ¿cómo empezar? Aquí tienes 5 pasos sencillos que puedes seguir.

Identifica los procesos recurrentes

El primer paso es preguntarte: "¿qué procesos del negocio se repiten una y otra vez?"

Enfócate en los procesos esenciales. Priorízalos sobre el seguimiento de los procesos que ocurren de vez en cuando.

Una excelente forma de asegurarte de tener todos los procesos recurrentes es preguntar a los líderes de equipo y a los empleados. Habla con todos los involucrados en el proceso para entender cómo se lleva a cabo y qué creen que debería mejorarse. Adivinar te desviará del camino. Mejor aún, automatiza los procesos recurrentes con Hive creando acciones recurrentes diarias, semanales o mensuales.

Define metas

¿Qué quieres lograr al gestionar los flujos de trabajo?

Usar metas SMART (específicas, medibles, alcanzables, realistas y con plazo definido) enfoca los esfuerzos como un láser en una sola dirección. Esto es mucho mejor que cuando nadie sabe por qué hace las cosas ni qué está haciendo en primer lugar. Los empleados se sentirán motivados cuando entiendan cómo sus propios esfuerzos se conectan con las tareas más grandes.

Crea canales de comunicación claros

Una técnica militar puede ser justo lo que necesitas para obtener la información que buscas. Enviar mensajes con la conclusión primero, o Bottom Line Up Front (BLUF), hace la comunicación más rápida y la gestión de flujos de trabajo más eficiente.

En lugar de enviar un "Hola" por Slack o Hive y esperar horas una respuesta, menciona primero el motivo del mensaje. Incluye el contexto y el objetivo que buscas. Podría verse así: "Hola, Sam. ¿Podrías enviarme hoy las especificaciones del puesto de desarrollador junior que tu equipo necesita cubrir? Debo pasárselas a Marca y Publicidad para crear un anuncio".

Definir quién, qué, por qué y cuándo hace que tu mensaje se responda rápido. Prueba enviar los mensajes urgentes por Slack o Hive, y los menos urgentes por Hive Mail. Así todos saben qué mensajes requieren atención inmediata y cuáles pueden esperar.

Crea una base de datos de información

Un estudio reveló que las empresas desperdician 16 días al año persiguiendo papeles. Pasar a una base de datos en línea es inevitable, sobre todo para un equipo remoto. Pero lo más importante es el acceso. Los archivos guardados en una base de datos central en línea no sirven de nada para quien no puede llegar a ellos. Las horas de espera para que alguien pase información a otra persona se pueden dedicar a tareas productivas. Elige una aplicación basada en la nube para compartir archivos que permita a los equipos compartir y acceder a la información con facilidad.

Define roles y entregables

Para que las tareas avancen en la cadena, las actividades deben definirse en términos de roles. Todos deben saber quién hace qué y cuándo vence su trabajo. Los roles facilitan asignar y rastrear los entregables, lo que aumenta la rendición de cuentas y las posibilidades de éxito.

Es crucial que los miembros entiendan lo importante que es su parte en el proceso general. Eso los motiva a dar lo mejor de sí.

Cómo elegir una herramienta de gestión de flujos de trabajo

Antes de elegir una herramienta de gestión de flujos de trabajo, asegúrate de considerar lo que necesita tu negocio. Las mejores herramientas son intuitivas, flexibles, se integran bien con otras aplicaciones y se ajustan a tu presupuesto. Probar primero una prueba gratuita para entender cómo funciona es mejor idea que lanzarte con una herramienta que no es adecuada para tu negocio. Usar una herramienta como Hive ayudará a tus equipos a colaborar con eficacia, eliminar los silos y acabar con los retrasos. Pero no nos creas solo a nosotros. Escucha lo que dice sobre Hive Julian Judge, gerente de producto de Plan Day,

"La facilidad de uso y la sencillez de Hive han permitido que todos en nuestra organización empiecen a trabajar de verdad de inmediato".

Estas son algunas de las funciones de Hive que pueden ayudarte a mejorar tu flujo de trabajo:

• Integraciones con Zoom, Slack, Jira y Salesforce

• Automatización

• Hive Mail, una bandeja de entrada de correo dentro de la propia Hive

• Dependencias

• Plantillas de proyecto

• Hive Forms

• Vistas de proyecto flexibles (Gantt, Kanban, calendario, portafolio)

Conclusión

Al final, la gestión de flujos de trabajo no es trabajo de una sola persona. Tu mayor activo es el apoyo y la disposición de tu equipo para llevar los procesos de tu negocio de lentos e improductivos a eficientes y rentables.

Nunca lo pierdas de vista: optimizar la productividad es más importante que cualquier otra cosa.

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