Cómo planificar tu próximo evento con Hive

Hive es una plataforma de gestión de proyectos tan versátil que puedes usarla para proyectos de cualquier tamaño, ¡incluso para organizar eventos a gran escala! Con seis vistas de diseño diferentes y varias formas de seguir tus acciones, Hive tiene todo lo que necesitas para gestionar esos eventos tan importantes. Te explicamos cómo hacerlo tú mismo. Planificar eventos puede ser un reto, ¿verdad? Hay que coordinar a distintas partes interesadas, gestionar muchas acciones y lidiar con cambios de última hora: no es un trabajo fácil. ¿Quién se encarga de los banners?  ¿Quién crea los materiales para redes sociales? ¿Dónde quedó ese correo con las dimensiones correctas del salón? En la planificación de eventos hay muchas oportunidades para que las tareas se pierdan por el camino. Pero no te preocupes, porque con Hive puedes tener visibilidad total de la actividad de cada integrante del equipo durante todo el proceso de planificación. Y si trabajas con personas ajenas a tu organización, incluso puedes compartir tus planes con socios externos. Así, todos saben qué deben hacer para que tu evento salga sin contratiempos. Normalmente, los equipos usan hojas de cálculo para planificar sus eventos. Las hojas de cálculo sirven para la planificación general, pero no permiten que los equipos colaboren y compartan detalles tanto como una herramienta como Hive. Algunas de las funciones de Hive más útiles para planificar eventos son:

• Añadir comentarios y actualizaciones a cada acción 

• Asignar acciones y fijar fechas de vencimiento 

• Etiquetar y categorizar tareas 

• Integraciones con calendario y correo electrónico

Los mejores diseños de proyecto para planificar eventos en Hive

Una de las funcionalidades más únicas de Hive son sus vistas de proyecto flexibles. Con Hive, tú y los miembros de tu equipo pueden ver cualquier proyecto en seis diseños distintos y cambiar entre ellos con un solo clic. Esto permite que cada persona de tu equipo elija la forma de ver el proyecto que mejor le funcione.  Cada diseño es útil para casos de uso diferentes, pero al organizar un evento grande, creemos que los mejores diseños de Hive son la vista de tabla, la vista de calendario y la vista de estado. Así se puede usar cada una.

Vista de tabla 

El diseño de vista de tabla replica la experiencia de una hoja de cálculo, pero con opciones adicionales. Puedes personalizar las acciones y organizarlas en columnas, y resaltar en verde las acciones completadas. Puedes arrastrar y ordenar las columnas como necesites y crear campos personalizados.  Con los filtros, puedes profundizar en los detalles de las acciones de los miembros de tu equipo. Es muy fácil cambiar fechas, asignar acciones y etiquetas.  La vista de tabla es ideal para usuarios avanzados de Hive, ya que es perfecta para proyectos complejos.

Vista de calendario

Con la vista de calendario de Hive, puedes comprobar al instante el estado de las acciones frente a su fecha límite. La vista viene configurada para las próximas seis semanas, pero puedes personalizar el periodo como quieras.  Usa la vista de calendario en Hive para ver cómo se relacionan entre sí las partes de tu evento a lo largo del cronograma del proyecto. La vista de calendario te ayuda a gestionar los plazos de entrega de tu equipo.

Vista de estado  

Con la vista de tabla y la vista de calendario obtienes de inmediato la evolución general de la planificación de tu evento. Si quieres profundizar en los detalles de una acción concreta, cambia a la vista de estado. Aquí puedes ver un flujo de trabajo de las acciones en cada etapa de su desarrollo, desde “sin iniciar” hasta “completada”.  También puedes usar la función de comentarios dentro de las acciones para añadir más información y contexto. Si necesitas compartir el plan del proyecto con socios ajenos a tu equipo, ¡también puedes hacerlo! Lee nuestra publicación sobre cómo compartir proyectos de Hive. Los eventos son complicados, pero no tienen por qué serlo. Como puedes ver, Hive es una excelente forma de simplificar el proceso y reunir todas tus necesidades de planificación en una sola plataforma. ¿Qué esperas? ¡Descarga Hive y empieza hoy mismo a colaborar en tu próximo evento!

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