4 formas de llevar el control de tus acciones en Hive

A veces, intentar llevar el control de las acciones pendientes puede parecer casi tan laborioso como hacer las tareas que enumeran, lo que lleva a plazos incumplidos, malentendidos y frustración. Por suerte, Hive ofrece formas prácticas de gestionar con facilidad todas tus acciones.

1. Una matriz

La matriz de acciones es una excelente forma de mantenerte organizado y ágil, al reducir las acciones a lo esencial: la frecuencia, los detonantes, la duración y los miembros del equipo. La matriz muestra no solo cuál es la acción, sino también quién la hace, cuánto tiempo tomará y qué la desencadena.

Una matriz ayuda a llevar el control de las acciones porque te permite seguir tanto proyectos grandes como pequeños.

Al dar seguimiento a las acciones recurrentes, las cosas que ocurren cada año, como cumpleaños o aniversarios de trabajo, se pueden controlar con la misma precisión que las reuniones trimestrales, las mesas redondas mensuales u otros eventos repetidos. Así, nada se pierde en el ajetreo, y puedes ponerte recordatorios con meses de antelación que te den tiempo para prepararte para hitos y reuniones importantes.

2. Historial de las tarjetas de acción

Otra gran forma de llevar el control de tus acciones es ver el historial de la tarjeta de acción y comprobar cómo ha cambiado. Es especialmente útil si vuelves de vacaciones o si trabajas en horarios distintos a los de los compañeros con quienes colaboras en proyectos específicos.

Ahí puedes ver el historial completo de cuándo se modificaron o crearon acciones o subacciones, y cuándo se asignaron, completaron o pasaron a otro compañero las tareas. Si se ajustaron los plazos, hay acciones pendientes de aprobación o se añadieron archivos adjuntos, también puedes ver todos estos cambios en el historial de la tarjeta de acción, sin conversaciones largas ni reuniones que consumen tiempo.

3. Añade fechas de vencimiento automáticamente

Si te sientes abrumado por hacer malabares con fechas de vencimiento y plazos, puede parecer que surgen más cada vez que completas una acción. La mejor manera de controlar tus acciones es asegurarte de que los plazos no sean inciertos, creando plazos automáticos que correspondan al flujo de trabajo de tu empresa.

De esta forma, si piensas en una tarea que hay que hacer, no necesitas ponerla en tu lista de pendientes y convertirla en una acción más tarde. Tienes la libertad de crear una tarjeta de acción en cualquier momento para cualquier proyecto futuro, y puedes configurar cuándo empieza la tarjeta de acción y cuál es el plazo.

También puedes aplicar una plantilla de acción con plazos integrados a una tarjeta de acción. Por ejemplo, si en el flujo de trabajo de tu empresa se tarda una semana en investigar un proyecto, tres días en armar una presentación y otros dos días en preparar la exposición, puedes aplicar ese flujo de trabajo a la tarjeta de acción que elijas. Así se elimina la incertidumbre al programar y todos los miembros del equipo están al tanto.

4. Crea dependencias

Si alguna vez tuviste que pausar tu parte de un proyecto mientras esperabas que un compañero completara la suya, sabes lo irritante que es vivir con la incertidumbre de no saber cuándo podrás volver al trabajo. A veces, la comunicación puede enredarse en ese proceso y causar tensión innecesaria entre compañeros que de otro modo se llevan bien. Ahí es donde entran las dependencias.

Las dependencias son una función del espacio de trabajo de Hive que se puede añadir a una tarjeta de acción. Indican cuándo estás esperando a que se complete cierta parte del proyecto y, cuando eso ocurre, la acción comienza y se notifica a todos los que están vinculados a ella.

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