Tu guía para formar el equipo lean perfecto

Has notado que los procesos de tu departamento consumen cada vez más tiempo y que tu propio flujo de trabajo se siente lento. Pero ¿para qué llamar a un experto externo si en tu organización puedes formar un equipo lean? Sigue leyendo para descubrir qué son estos equipos y qué pueden hacer por ti.

¿Qué es un equipo lean?

El concepto de gestión lean fue ideado originalmente por el Dr. Shigeo Shingō, un ingeniero que estudió la gestión de fábricas. Es más conocido por su estudio del método de producción lean de Toyota, llamado Sistema de Producción Toyota o TPS.

Con la manufactura lean, Toyota buscaba generar el mayor valor para el cliente con los recursos más optimizados, eliminando todo desperdicio. Se analizaron los pasos de un flujo de trabajo y se eliminó todo lo que parecía malgastar recursos, generar inconsistencias o sobrecargar el sistema. Reducir la manufactura a lo esencial resultó muy rentable para Toyota, que superó a General Motors como el mayor fabricante de automóviles del mundo gracias a su nuevo sistema. Después de la manufactura lean llegó la cultura lean, que incluye la gestión lean, los principios lean y los equipos lean. Todo esto se creó con un propósito expreso: reducir el desorden de los procesos y hacer más eficientes a las empresas. Ese es el trabajo de un equipo lean: observar el flujo de trabajo de la empresa y mejorarlo.

Las 5W de Shingō

"Una avalancha incesante de '¿por qué?' es la mejor forma de preparar tu mente para atravesar el velo nublado del pensamiento que causa el statu quo. Úsala con frecuencia." ­– Shigeo Shingō

En su investigación sobre el sistema de Toyota, el Dr. Shingō planteó que la manufactura lean tiene éxito, sobre todo, porque cada vez que ocurre un problema hay cinco preguntas que pueden llevar a una respuesta. Lo llamó 5W, o "cinco porqués": cuando surge un problema, se pregunta por qué cinco veces seguidas hasta identificarlo. Estas son algunas preguntas habituales del modelo 5W:

• ¿Por qué es necesario este objeto?

• ¿Por qué es necesario este sujeto?

• ¿Por qué usar este método?

• ¿Por qué se está utilizando el espacio de esta manera?

• ¿Por qué está tardando tanto?

Curiosamente, las preguntas que se hacen los equipos lean también contienen los componentes que forman la base de cualquier equipo lean bien estructurado: en esencia, las 5W son una versión de quién, qué, cuándo, dónde y por qué.

Cómo formar un equipo lean

Siguiendo el modelo de preguntas del Dr. Shingō, podemos identificar cinco componentes de un equipo lean exitoso: los objetos, los sujetos, el método, el uso del espacio y el tiempo. Si no replanteas a fondo estos cinco porqués, tu equipo lean podría repetir los errores que tu cultura empresarial comete al formar equipos y crear flujos de trabajo, justo los errores que los equipos lean buscan corregir.

1. Los objetos

Primero, tu equipo lean necesita un objetivo antes de que todo lo demás encaje. ¿Qué quiere analizar y mejorar tu equipo lean? ¿Hay procesos que podrían ser más "ligeros" o menos complicados? El pan de cada día de un equipo lean son los proyectos que requieren simplificarse y condensarse, así que cualquier aspecto de tu empresa, tu comunicación o tu flujo de trabajo que necesite mejorar está sobre la mesa.

2. Los sujetos

No puedes elegir a los integrantes que mejor se ajusten a los objetivos de la misión si no tienes una misión. Pero una vez que tengas claro qué quieres que logre tu equipo lean, estarás listo para elegir a las personas adecuadas. La Lean Business Survey de Planview mostró que incluso el 88 % de los equipos lean que se consideran "principiantes" reportan éxito en sus proyectos, así que, si eliges a tu equipo con cuidado, tus resultados serán buenos. Como el equipo de Ocean's Eleven, necesitarás un experto en cada campo para que tu equipo lean tenga éxito. Pero, más importante aún, necesitas características que unan a los integrantes y creen un entorno de liderazgo, honestidad y diligencia. Todos deben ir en la misma dirección y ser tan abiertos como responsables y orientados a resultados. Después de todo, los estudios demuestran que, cuanto más conectados están tus empleados, más productivos son.

3. El método

Ahora que tienes tus objetos y tus sujetos, necesitarás un método para tu locura. Los equipos lean suelen crear sistemas que respaldan la mejora a largo plazo, sistemas que definen o redefinen el valor y eliminan el desperdicio.

La cultura de la gestión lean es rica y abundante en material útil, así que incluso un equipo lean nuevo cuenta con las herramientas necesarias para alcanzar sus metas. Según la Lean Business Survey, casi el 70 % de los equipos lean exitosos señalan el patrocinio de la dirección como su mayor recurso. Además, existen métricas lean y, por supuesto, tecnología que da seguimiento a la gestión del tiempo, la productividad y más.

4. El espacio

En la manufactura lean, el uso del espacio suele ser más concreto y gira en torno al espacio físico de una fábrica. Sin embargo, en un equipo lean buscas el mejor aprovechamiento de tu espacio mental, en particular de tu capacidad. Eso significa que, si formas parte de un equipo lean, tu flujo de trabajo debe estar planificado con minuciosidad, y debes abordar tu trabajo con entusiasmo y dedicación. Los equipos lean no son para quienes están agotados, ni para quienes necesitan bajar el ritmo de la cultura del exceso de trabajo y avanzar sin prisa.

La clave secreta de un equipo lean exitoso es la capacitación continua. Sin mejorar constantemente, los equipos lean no dominarán las últimas tendencias de su sector. Contar con talento que además considera la capacitación continua una parte necesaria de su vida laboral revela un tipo de personalidad que encaja bien en un equipo lean: alguien que sigue mejorando a la par de su empresa.

5. El tiempo

Por último, debes tener presente el tiempo que lleva tu proyecto. Aunque los equipos lean no necesariamente tienen prisa, están hechos para optimizar, así que lo más probable es que sus proyectos no se alarguen ni se estanquen. Los equipos lean tienen mucho sobre sus hombros: cuanto más tiempo dedican a un proyecto, más tiempo permanece su objeto en la ineficiencia.

La responsabilidad y el liderazgo son partes fundamentales de los equipos lean y, a menudo, sus integrantes se eligen por su fuerte sentido de la responsabilidad y su disposición para cumplir tareas. Por eso, el tiempo dedicado a un proyecto es importante en un equipo lean, y es absolutamente necesario crear un cronograma calculado con minuciosidad.

La conclusión sobre los equipos lean

Es evidente que los equipos lean no son para todos, pero sin duda son una parte útil de cualquier empresa, como tener un consultor interno que te dice cómo optimizar las cosas. Y con las personas adecuadas y el apoyo correcto, estos grupos pueden recortar la grasa de tu organización para lograr una estructura más simple que… bueno, bastante lean.