6 pasos para gestionar un proyecto con éxito

Sin importar en qué trabajo o sector te desempeñes, es probable que en algún momento tengas que gestionar un proyecto. Algunas ocupaciones se basan en gran medida en proyectos, como el trabajo en agencias o en consultoría, mientras que otras lo hacen menos. Pero, al final del día, la mayor parte de nuestro trabajo puede dividirse en bloques específicos, es decir, en proyectos, lo que facilita evaluar el avance, los logros y los hitos. En este artículo te daremos ideas excelentes para gestionar cualquier proyecto con éxito. Pero primero, identifiquemos algunos tipos de proyectos:

1. Proyecto de gestión - Este tipo de proyectos pertenece al ámbito operativo y “surge cuando las empresas trasladan su sede, desarrollan e implantan un nuevo sistema informático, lanzan una campaña de marketing, se preparan para una feria comercial, elaboran estudios de viabilidad u otros informes, reestructuran la organización… [o] montan un espectáculo”, según Project Smart. Los proyectos de gestión generan valor al ahorrarle tiempo, energía o recursos a una empresa.

2. Proyecto de investigación - Este es el menos tangible de los tres y se identifica mejor como un proyecto que requiere una amplia recopilación de datos y, como indica su nombre, investigación. El resultado de este tipo de proyectos es información y conocimiento, y no un producto físico.

3. Proyecto de manufactura - Este tipo de proyecto tiene una meta y un resultado final claros: producir un artículo. Durante todo el proyecto, trabajas con el supuesto de que todo lo que haces contribuye a crear un producto físico.

Ahora que ya identificamos los tipos de proyectos, veamos en detalle cómo gestionar un proyecto. A continuación encontrarás los elementos que debes considerar al empezar a gestionar un proyecto.

1. Define las expectativas. 

Antes de embarcarte en un proyecto, debes asegurarte de haber identificado los entregables y las expectativas. Describe metas claras y resultados deseados, así como los desafíos que podrías enfrentar a lo largo del proyecto. Luego, reúne a todas las personas y participantes necesarios y explica con claridad cuáles son sus microobjetivos dentro del esquema general del proyecto. Una vez que hayas identificado a las partes interesadas clave y las metas de cada colaborador, puedes avanzar a la planificación y al arranque del proyecto. Además, contar con una parte interesada principal puede ser útil: esa persona supervisará todos los aspectos y se asegurará de que el proyecto siga su curso.

2. Usa una herramienta de gestión de proyectos. 

Hive forma parte de esta categoría, y las herramientas de gestión de proyectos, o de productividad, pueden ayudar mucho a mantener un proyecto en marcha. Entre los beneficios de las herramientas de gestión de proyectos están sus amplias capacidades de seguimiento, la automatización, una mejor comunicación y las funciones de planificación. De igual forma, un software de gestión de eventos eficaz puede agilizar la planificación y la ejecución de eventos importantes y garantizar que cada detalle esté cubierto de principio a fin. Con Hive, el ciclo de vida y el arranque comienzan cuando creas un proyecto. A partir de ahí, puedes añadir tareas y asignarlas dentro del proyecto, comunicarte por chat y aprovechar más de 1000 integraciones. Hive también cuenta con una integración nativa de correo que te permite leer, responder y asignar correos desde tu bandeja de entrada. Los beneficios de una herramienta como Hive son muchos, pero algunos de los más evidentes son que te mantiene organizada u organizado, reúne en un solo lugar todos los materiales y datos que necesitas, mejora la comunicación del equipo y permite la máxima transparencia. Todos estos son componentes clave de un proyecto y gran parte de lo que lo hace exitoso. Si buscas una herramienta que te ayude a planificar y gestionar tus proyectos con éxito en cada paso, Hive es para ti. Únete a miles de equipos ágiles en Hive y comienza tu prueba gratuita de 14 días aquí.

3. Crea y gestiona el cronograma de tu proyecto.

Una vez que hayas definido los componentes básicos del proyecto, puedes trazar un cronograma aproximado para identificar y planificar cuánto tiempo tomará. Contar con un cronograma ayuda a que el equipo se mantenga en curso y asuma su responsabilidad, y aumenta la transparencia en toda la organización. Usar una herramienta de gestión de proyectos como Hive, que ofrece una herramienta de diagrama de Gantt integrada, es una forma sencilla y eficaz de visualizar tu cronograma y asegurarte de que los entregables avanzan como corresponde.

4. Revisa el estado de tu proyecto.

Las revisiones de estado son una parte clave de la gestión de un proyecto. Debes reunir a todas las partes interesadas clave para identificar el avance, los obstáculos y otras áreas de mejora. Estas revisiones pueden hacerse en reuniones quincenales, correos semanales o una combinación de ambos.  Herramientas como Hive y Zoom, un software de videollamadas, simplifican las reuniones y las revisiones, porque no hace falta estar presente para hacerlas. Con Hive, puedes ver el estado completo de un proyecto día a día y enviar fácilmente un correo con el resumen y el avance sin reunirte en persona. Pero si quieres hacer una revisión, puedes usar Zoom para conectar a los empleados remotos con las personas de la oficina. Zoom también permite que las personas asistan a una reunión desde su escritorio si solo quieren escuchar el avance. ¿Y mejor aún? Usa la aplicación Hive Notes dentro de tus reuniones de Zoom para tomar notas, crear próximos pasos accionables y enviar correos de seguimiento directamente desde la ventana de la reunión de Zoom. Es una experiencia nueva de toma de notas que te permite empezar a trabajar en los proyectos durante tus reuniones, en lugar de esperar a que terminen.

5. Da seguimiento a los hitos del proyecto e infórmalos.

Cuando trabajas en un proyecto largo y complejo, o incluso en uno más corto de alta prioridad, es importante dar seguimiento a los hitos durante toda la vida del proyecto e informar sobre ellos. Esos hitos se habrán definido en la sección de expectativas del proceso de planificación del proyecto (y hasta se les puede dar seguimiento en Hive), y es fundamental medir el desempeño frente a los hitos y al cronograma. Mientras das seguimiento, también resulta útil informar sobre los aciertos y los errores, los análisis y cualquier otro dato que hayas reunido durante el proceso de gestión del proyecto. Usar el análisis integrado en herramientas como Hive es fácil y reúne todos tus datos en una sola vista y plataforma.

6. Revisa los logros y las oportunidades de mejora. 

Cuando hayas terminado un proyecto, es importante mirar atrás para revisar los logros, qué tanto se cumplieron las expectativas definidas y cómo trabajó el grupo, e identificar áreas de mejora. Si has dado seguimiento al avance y a las tareas en Hive o en otra herramienta de gestión de proyectos, te será fácil repasar la vida del proyecto e identificar los logros o las carencias a lo largo del proceso. Este proceso de revisión del proyecto te permite evaluar el éxito del proyecto, aprender de los desafíos enfrentados y hacer los ajustes necesarios para futuros proyectos. Compartir estas conclusiones e informar al equipo ayudará a mejorar el flujo de trabajo del próximo proyecto y a garantizar el éxito continuo. En general, estas son solo algunas de las claves para lograr el éxito en la gestión de proyectos. Como en cualquier proceso, son solo áreas sugeridas en las que enfocarte, y puedes modificarlas para que se ajusten mejor a tu proyecto y a tu equipo. Sin duda puedes llevar adelante un proyecto exitoso centrándote solo en una o dos de las áreas anteriores, pero nuestra mayor sugerencia es que te sumes a una herramienta de gestión de proyectos. Te hará la vida más fácil. Si tienes más sugerencias que quieras compartir, ¡cuéntanoslas en los comentarios!