7 pasos para elegir la mejor herramienta de gestión de proyectos en 2026

“El futuro del trabajo por proyectos depende de que las empresas sean conscientes de que los equipos de proyecto logran niveles de desempeño comparables con enfoques ágiles, híbridos y predictivos”. Eso reveló un informe de 2024 del Project Management Institute (PMI). El estudio advierte que “elegir el enfoque de gestión de proyectos correcto es el punto de partida; no basta para dar a la organización una ventaja en cuanto a mejorar las tasas de desempeño de los proyectos”.

¿Por qué deberías prestarle atención?

1. El PMI es la organización profesional global sin fines de lucro más importante en gestión de proyectos. 

2. Se estima que el 77 % de los equipos de alto desempeño usan herramientas de gestión de proyectos.

3. Las organizaciones que invierten en estas herramientas desperdician 28 veces menos dinero que las que no lo hacen.

Las cifras son difíciles de ignorar. Por eso, si quieres impulsar la productividad y la eficiencia de tu equipo, te compartimos todo lo que necesitas saber para elegir una buena herramienta de software de gestión de proyectos.

¿Qué es una herramienta de gestión de proyectos?

En esencia, es un software que ayuda a los equipos a planificar, gestionar y optimizar los recursos de toda una organización. Sus capacidades principales pueden variar, pero la mayoría comparten algunas características.

• Seguimiento y asignación de tareas – La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos, si no todas, permiten asignar tareas y darles seguimiento durante todo su ciclo de vida.

• Proyectos principales y secundarios – Estas tareas deben asignarse a proyectos específicos, por lo que la mayoría de las plataformas de gestión de proyectos tienen proyectos principales (un proyecto grande que agrupa a otros más pequeños) y proyectos secundarios (el proyecto más pequeño que depende del principal).

• Colaboración – Todas las herramientas de gestión de proyectos ofrecen alguna forma de colaboración, ya sea en tareas individuales, por chat o compartiendo documentos de un lado a otro.

• Compartir documentos – Para completar tareas y proyectos con éxito, necesitas poder compartir materiales y recursos y trabajar en ellos en conjunto. Por eso, la mayoría de estas herramientas permiten compartir documentos.

Estas herramientas son fundamentales para las organizaciones por varias razones. Primero, ayudan a mantener el orden en el equipo y a asegurar que se sigan los procesos. Segundo, ofrecen una visión clara de toda la actividad relacionada con una campaña, un proyecto o una tarea en cualquier momento. Además, permiten que los equipos se comuniquen de forma clara y rápida con comentarios, chat y más.

Y hay estadísticas que respaldan la importancia de un software de gestión de proyectos. ¿Sabías que el 77 por ciento de los proyectos de alto desempeño usan un software de gestión de proyectos? ¿O que se desperdiciaron 122 millones de dólares por una mala planificación de proyectos? Todo esto se puede evitar con la herramienta adecuada.

Con miles de herramientas en el mercado, encontrar la mejor para tu equipo puede resultar abrumador. Con demasiada frecuencia, los líderes de equipo compran una solución de gestión de proyectos y a los pocos meses descubren que son los únicos que la usan. Al comparar herramientas, recuerda que una herramienta eficaz debe cumplir dos requisitos principales:

1. Debe tener todas las funciones que necesita un gerente de proyectos.

2. Debe ser una herramienta que todo tu equipo esté dispuesto a usar.

Cumplir ambos requisitos es más fácil de decir que de hacer, así que hemos reunido 9 pasos clave para que tu equipo encuentre la mejor herramienta de gestión de proyectos basada en la web para tus necesidades. ¿Listo para organizarte?

1. Define tus necesidades de gestión de proyectos

El primer paso para encontrar una gran solución de gestión de proyectos es identificar los problemas actuales en la forma de trabajar de tu equipo. Es importante anotar estos puntos débiles en una lista a la que puedas volver más adelante. Algunos problemas posibles son:

• Falta de comunicación entre departamentos

• Proyectos desorganizados y plazos incumplidos

• Dificultad para dar sentido a los comentarios de los clientes

• Carga de trabajo desigual entre los miembros del equipo

• Bandeja de entrada de correo desbordada

• Demasiadas reuniones que hacen perder tiempo

Cuando analices todas las opciones, debes preguntarte: ¿resuelve estos problemas? Si la respuesta es no, quita la herramienta de tu lista para no distraerte con demostraciones llamativas, interfaces bonitas o funciones potentes que nunca usarás.

También puedes usar esta lista como punto de partida para definir qué funciones quieres en un software de gestión de proyectos. Marca cada función con prioridad alta, media o baja para saber rápidamente si una herramienta puede funcionar.

2. Investiga las mejores opciones de gestión de proyectos

Con tus necesidades definidas, es hora de ver qué opciones hay. Estas son algunas formas de empezar:

• Pregunta a tus colegas qué herramientas les gustaron en el pasado

• Habla con otros gerentes de proyectos de tu sector

• Consulta las recomendaciones de sitios web del sector

• Lee sitios web de reseñas de software

Empieza dando prioridad a la opinión de tu equipo: saber qué les gustó de herramientas anteriores facilitará la adopción en la empresa. Compara la lista de funciones y los precios de cada opción con tu lista de necesidades. Vale la pena dedicar un poco más de tiempo a buscar la opción ideal. ¿Tu equipo necesita diagramas de Gantt? ¿Y tableros Kanban? Una vez que hayas evaluado las opciones, redúcelas a unas cinco finalistas y pide también a los miembros del equipo que voten por sus favoritas.

Para empezar, estas son algunas de las mejores herramientas de gestión de proyectos del mercado en este momento:

1. Hive

La vista Kanban y las notas de Hive, que se muestran arriba.

Hive es un potente software de gestión de proyectos que usan equipos de Google, Starbucks, Comcast, Toyota y más. Hive es una excelente plataforma de productividad todo en uno que usan organizaciones de todos los tamaños, desde startups y organizaciones sin fines de lucro hasta empresas de 100 000 empleados. Es uno de los mejores software de gestión de proyectos en línea del mercado porque te permite trabajar a tu manera: desde 6 vistas de proyecto distintas hasta más de 1000 integraciones con otras aplicaciones de trabajo populares. Hay una razón por la que los equipos de mejor desempeño eligen Hive para gestionar sus proyectos.

Entre las funciones de Hive se incluyen:

• Vistas de proyecto flexibles, como Gantt, Kanban, calendario, tabla y portafolio

• Posibilidad de agregar comentarios, subacciones, dependencias y archivos adjuntos a las tarjetas de acción

• Control de tiempo y hojas de horas

• Funciones de asignación de recursos

• Integraciones con más de 1000 herramientas como Jira, Gmail, Zoom y Salesforce

• La aplicación Hive Goals para fijar y dar seguimiento a objetivos

• Chat nativo e integraciones de correo que aumentan la conectividad

• Herramienta colaborativa para tomar notas

• Analíticas detalladas en tiempo real

• Aplicaciones web y de escritorio

Hive ofrece una prueba gratuita de 14 días, y los planes Hive Teams comienzan en $12/mes por usuario. Hive Free es el plan gratuito para siempre de la plataforma para equipos de hasta 10 personas. Conoce más sobre los planes de precios de Hive aquí.

2. Trello

Trello es una herramienta basada en Kanban que se fundó en 2011 y hoy pertenece a Atlassian, que también es dueña de Jira. Mucha gente usa Trello para gestionar proyectos porque es simple y fácil de usar: la vista Kanban es directa y fácil de dominar para usuarios de todos los niveles.

Entre las funciones de Trello se incluyen:

• Tableros de gestión de proyectos estilo Kanban y calendario

• Posibilidad de agregar comentarios, fechas de vencimiento y archivos adjuntos a las tarjetas de acción

• Automatización de flujos de trabajo integrada

• Campos personalizados

• Fondos y stickers personalizados

3. ProofHub

ProofHub es una herramienta de gestión de proyectos y colaboración en equipo que ayuda a equipos de todos los tamaños a colaborar, comunicarse y dar seguimiento a su progreso, todo en un solo lugar. Con ProofHub puedes decir adiós al caos de la comunicación dispersa, los plazos incumplidos y las tareas desorganizadas. Gracias a su amplia gama de funciones, no necesitas invertir en varias herramientas. ProofHub también tiene un precio muy conveniente: no cobra por usuario y ofrece una política de usuarios ilimitados.

Entre las funciones de ProofHub se incluyen:

• Asignar, dar seguimiento y entregar tareas a tiempo

• Comunicarte al instante mediante chat y debates   

• Tener una vista panorámica del avance de los proyectos con informes personalizados  

• Control de tiempo con cronómetros y hojas de horas

• Revisión y aprobación en línea para recibir comentarios en tiempo real

4. Asana

Asana es un programa visualmente atractivo creado por uno de los fundadores de Facebook, y se ubica fácilmente entre las mejores herramientas. Usada por creativos y equipos de todo el mundo, la dinámica de su formato y su diseño mantienen a los usuarios activos y comprometidos con la plataforma. Asana ayuda a las personas y a los equipos a aumentar la responsabilidad general y a mejorar la comunicación.

Entre las funciones de Asana se incluyen:

• Vistas de proyecto flexibles, como lista, cronograma y tableros

• Posibilidad de agregar comentarios, fechas de vencimiento y archivos adjuntos a las tarjetas de acción

• Analíticas y gráficos en tiempo real para mapear el progreso

• Seguimiento de la carga de trabajo para que cada miembro del equipo gestione la suya

• Posibilidad de fijar objetivos estratégicos dentro de la plataforma

Comparación: Conoce las mejores alternativas a Asana del mercado.

5. Microsoft Teams

Si ya usas la suite de productos de Microsoft, Microsoft Teams podría ser una gran opción para ti. Esta herramienta te permite chatear, colaborar, comunicarte y reunirte sin complicaciones, algo aún más importante ahora que todos trabajamos de forma remota. Extra: ¿sabías que puedes integrar Teams con aplicaciones de gestión de proyectos más completas como Hive?

Entre las funciones de Teams se incluyen:

• Chat con gifs, stickers y más para una comunicación virtual fácil

• Reuniones virtuales con equipos de 2 a 10 000 personas

• Colaboración en archivos en tiempo real con aplicaciones como Excel, Word y Powerpoint

• Integraciones con cientos de otras aplicaciones como Hive

6. Airtable

Airtable es una hoja de cálculo de alto rendimiento en la que puedes enumerar tareas y proyectos, y guardar archivos. Dentro de la hoja puedes adjuntar distintos elementos, como imágenes, enlaces a otras tareas y responsables. Además de la vista de hoja de cálculo o tabla, Airtable tiene otras vistas, como calendario, Kanban y galería. Esta aplicación es una de las mejores opciones si estás acostumbrado a trabajar en Excel, Google Sheets u otro software basado en hojas de cálculo.

Entre las funciones de Airtable se incluyen:

• Posibilidad de crear una base de datos personalizable que se ajuste a tu flujo

• Vistas como calendario, galería y Kanban

• Automatizaciones que te permiten enviar notificaciones y crear tareas

• Más de 50 aplicaciones prediseñadas

  
  

7. Smartsheet

Smartsheet es una herramienta basada sobre todo en la vista de tabla, que imita el aspecto de una hoja de cálculo de Excel. Smartsheet es una herramienta dinámica que usan equipos de todo el mundo que buscan agilizar sus procesos y flujos de trabajo y colaborar de forma más eficiente. Si estás acostumbrado a crear gráficos de cronograma en Excel, te encantará esta herramienta por lo fácil y simple que resulta en comparación. En los últimos años, Smartsheet también adquirió 10,000 Feet, un excelente recurso de gestión de recursos que aporta beneficios adicionales a la plataforma.

Entre las funciones de Smartsheet se incluyen:

1. Paneles que ofrecen a administradores o líderes de equipo una visión del progreso general de los proyectos

2. Un registro de actividad que funciona como pista de auditoría de todo el trabajo completado

3. Gestión de contenido con la posibilidad de planificar y revisar contenido dentro de la plataforma

Comparación: Conoce las mejores alternativas a Smartsheet del mercado.

8. Wrike

Wrike es un potente software de gestión de proyectos ideal para crear flujos de trabajo de equipo personalizados. Desde ahí puedes definir fácilmente un cronograma, crear gráficos interactivos como la vista Gantt y visualizar con facilidad las tareas y los próximos pasos. Wrike también te permite analizar el desempeño con su función de creación de informes en tiempo real.

Entre las funciones de Wrike se incluyen:

• Formularios de solicitud de trabajo detallados

• Múltiples vistas de proyectos y tareas, como tabla, Gantt, lista y más

• Plantillas de gestión de proyectos flexibles que fomentan el trabajo repetible

• Estados de flujo de trabajo personalizados

9. Workzone

Workzone es una herramienta personalizable que ayuda a reunir toda la información relevante para que los equipos colaboren a nivel macro y micro. En Workzone puedes acceder a elementos como el “Panel de proyectos”, que se muestra arriba y ofrece una visión general de la situación de todos los proyectos de una organización. También puedes profundizar en las “Listas de tareas”, que se crean para cada usuario y se le envían por correo.

Entre las funciones de Workzone se incluyen:

• Panel de proyectos para ver el panorama completo

• Diagramas de Gantt y dependencias de tareas para la planificación a largo plazo

• Control de tiempo

• Alertas de estado que identifican de forma proactiva las áreas de riesgo

10. GanttPro

GanttPRO es una herramienta de gestión de proyectos basada en diagramas de Gantt, reconocida en todo el mundo y usada por equipos de NASA, Salesforce, Vodafone, Intel, Booking.com y más. Entre otras cosas, el software gusta por su corta curva de aprendizaje y su interfaz atractiva.

Entre las funciones de GanttPRO se incluyen:

• Vistas de proyecto flexibles, como diagrama de Gantt, tablero, lista, calendario y portafolio.

• Funciones de colaboración en equipo con comentarios, archivos adjuntos, menciones y notificaciones.

• Cronograma muy visual con ruta crítica, programación automática y dependencias.

• Carga de trabajo de recursos para ver quién tiene demasiado o muy poco trabajo asignado.

• Control de tiempo e informes.

11. nTask

nTask es una herramienta gratuita en línea que más de 100 000 equipos en todo el mundo usan para asumir sus responsabilidades. nTask es excelente porque tiene funciones avanzadas de control de tiempo y de reuniones, ideales para organizaciones que facturan por hora.

Entre las funciones de nTask se incluyen:

• Control de tiempo automatizado u hojas de horas manuales.

• Priorización y seguimiento de tareas.

• Planificación de proyectos y gestión de cronogramas.

• Herramientas de informes y visualización.

12. ProjectManager.com

ProjectManager.com es una autoridad líder en todo lo relacionado con la gestión de proyectos. Una de sus herramientas más sólidas es el software de planificación de proyectos, que ayuda a los equipos a planificar cronogramas, colaborar en tareas y dar seguimiento al progreso y a los recursos en el camino. ProjectManager.com ofrece planes de precios escalonados según las funciones que necesites y el tamaño del equipo, e incluso ofrece soluciones empresariales para equipos grandes. Esto la convierte en una gran opción de planificación de proyectos para todo tipo de equipos.

Entre las funciones de ProjectManager.com se incluyen:

• Compatibilidad con planificación Agile y Waterfall

• Visualización de tareas en diagramas de Gantt y tableros Kanban

• Notificaciones por correo y dentro de la aplicación sobre actualizaciones y cambios en las tareas

• Control de tiempo y gastos

13. Notion

Notion es una de las mejores herramientas de gestión de proyectos del mercado porque es un lugar centralizado donde los equipos pueden escribir, planificar, asignar y organizarse. Notion se divide en varias partes: el wiki del equipo, los proyectos y tareas, y las notas y documentos. El wiki del equipo es una fuente central de conocimiento, mientras que los proyectos y tareas son el núcleo de la herramienta. Las notas y documentos ofrecen un lugar centralizado para almacenar documentos.

Entre las funciones de Notion se incluyen:

• Un sistema operativo centralizado que mantiene a todo el equipo en sintonía

• Tableros Kanban flexibles y vistas de lista para proyectos y tareas

• Posibilidad de asignar a una persona y definir el nivel de prioridad

Comparación: Conoce las mejores alternativas a Notion del mercado.

14. ClickUp

ClickUp tiene vistas personalizables, como la vista de lista, la vista de tablero (similar a la vista Kanban), la vista de cuadros (que desglosa la carga de trabajo individual) y la vista de calendario (que ordena las acciones por fecha de vencimiento). Con ClickUp, los usuarios pueden trabajar hacia sus objetivos (Goals), que son el “centro de control de la misión” del usuario.

Entre las funciones de ClickUp se incluyen:

• Gestión de proyectos flexible sin código

• Posibilidad de agregar documentos y wikis

• Control de tiempo

Comparación: Conoce las mejores alternativas a ClickUp del mercado.

15. Monday.com

Monday.com es una herramienta básica e intuitiva, fácilmente accesible tanto para equipos pequeños como grandes. Es un sistema operativo de trabajo que puede ayudar a equipos de muchas áreas, como ventas, gestión de proyectos, marketing, gestión de recursos humanos y reclutamiento.

Entre las funciones de Monday.com se incluyen:

• Automatización

• Vistas de proyecto flexibles

• Más de 40 integraciones

Más opciones de gestión de proyectos para tu equipo:

16. Clarizen

Clarizen es un gran software de gestión de proyectos que funciona bien para empresas y equipos grandes que buscan una solución robusta. Esta herramienta es personalizable y puedes usar paneles para dar seguimiento a todas las piezas móviles de la organización. Clarizen también ayuda a reducir el exceso de comunicación y a agilizar los procesos en general.

17. Paymo

Paymo es una herramienta de gestión de proyectos creada para ayudar a los equipos a trabajar juntos y mantenerse enfocados en sus tareas. Uno de sus principales atractivos, y lo que la convierte en uno de los mejores software de gestión de proyectos, es que te permite gestionar tareas, crear horarios de equipo y registrar el tiempo de trabajo en una sola plataforma cohesiva. Esta herramienta será útil sobre todo si realizas trabajo por proyectos, por ejemplo en una agencia u organización creativa, y quieres registrar el tiempo dedicado a tareas y proyectos específicos.

18. Planview

Planview es una herramienta de portafolio y gestión de proyectos con cinco ramas distintas, entre ellas Planview Enterprise One, Planview LeanKit y Planview Projectplace. Con su amplia gama de soluciones, tu equipo puede encontrar la opción ideal para la planificación estratégica, la planificación ágil empresarial, la gestión del trabajo o la gestión de programas ágiles.

19. Infinity

Infinity es una potente herramienta de gestión de proyectos que permite a los equipos ordenar y almacenar información sobre proyectos y tareas de forma simplificada. Con una gran cantidad de vistas de proyecto únicas, desde la tabla hasta Gantt, Infinity ofrece una vista y una solución propia para cada miembro del equipo. Además, con este software de gestión de proyectos puedes estructurar los datos en jerarquías que incluyen flujos de trabajo, elementos y pestañas.

20. Proprofs Project

Proprofs Project es una plataforma de gestión de proyectos en línea y simple que ayuda a los equipos a mantener una visibilidad de 360 grados de sus proyectos. Con esta herramienta, los equipos pueden cerrar con facilidad la brecha de comunicación y colaborar en tiempo real con distintos departamentos para compartir ideas y archivos y hablar de los proyectos, evitando retrasos innecesarios.

21. Teamwork

Teamwork es una herramienta de gestión de tareas y proyectos que ofrece flexibilidad y funciones potentes para equipos que trabajan en proyectos complejos. El software ofrece facturación, presupuesto de tiempo del proyecto, programación, chat de equipo integrado e informes burndown. Teamwork también incluye plantillas prediseñadas que facilitan la incorporación y distintas representaciones visuales de los proyectos, como la vista de diagramas de Gantt. 

22. Toggl

Toggl es una herramienta simple de planificación de proyectos y colaboración para equipos pequeños. La interfaz de arrastrar y soltar de Toggl da flexibilidad al crear un proyecto y personalizarlo para cada equipo. El software te permite ver el estado de las tareas, fijar plazos, agregar subtareas y definir estimaciones. Además, la función de etiquetas para tareas facilita buscar, filtrar y clasificar proyectos y segmentos. 

23. Quip

Quip es un software de gestión de proyectos ideal para equipos que necesitan colaboración en tiempo real y aman las hojas de cálculo. Con Quip puedes @mencionar a usuarios específicos para llamar su atención, dejar comentarios en celdas concretas y ver el historial de todos los cambios hechos al documento. Aunque no es tan flexible como otros software de gestión de proyectos en cuanto a personalización, Quip se integra con varias aplicaciones de terceros. Quip ofrece una prueba gratuita y planes desde $10/mes por usuario.

3. Prueba el software de gestión de proyectos

Ahora es momento de probar la herramienta por ti mismo. Casi todas las herramientas ofrecen una prueba gratuita y, aunque no lo hagan, muchas empresas con gusto te darán una si la pides. Primero, reúne a un grupo pequeño para hacer una prueba piloto de la herramienta en conjunto. Asegúrate de elegir personas con distintas funciones y estilos de trabajo, ya que las opiniones diversas son clave para evitar problemas futuros.

También es buena idea (si es posible) hacer que el equipo piloto trabaje en un proyecto real. Es fácil explorar las funciones durante cinco minutos, pero necesitas ver cómo se comporta la herramienta cuando la usas para sacar un trabajo adelante. De lo contrario, no entenderás de verdad sus ventajas y desventajas en relación con tus necesidades de gestión de proyectos.

También es importante probar el servicio al cliente. Implementar una herramienta nueva, aunque sea la adecuada, requiere trabajo. Un proveedor que te apoye puede marcar toda la diferencia. Mejor aún, solicita una demostración y dedica de 30 minutos a una hora a su equipo de ventas para saber cómo usan ellos mismos la herramienta y qué funciones puedes esperar. También puedes hacerle una pregunta al equipo de soporte y ver cuánto tarda en responder. Revisa su centro de ayuda y sus recursos para comprobar si tienen materiales que te ayuden a empezar. Pregunta a tu representante de ventas cómo planea apoyarte si haces el cambio.

Algunas herramientas geniales que ofrecen pruebas gratuitas:

• Hive – Hive ofrece una prueba gratuita de 14 días sin necesidad de tarjeta de crédito

• Kintone – Kintone ofrece una prueba gratuita sin necesidad de tarjeta de crédito y una prueba especial para organizaciones sin fines de lucro

• Asana – Asana ofrece una prueba gratuita de 30 días para todos los usuarios nuevos

• Zoho Projects – Esta herramienta ofrece una prueba gratuita de 10 días de todos los planes de pago

4. Pide opiniones a tu equipo

Cuando termines la prueba, es hora de recopilar opiniones contactando a todos los que participaron en el piloto de tu posible software de gestión de proyectos. Algunas cosas que debes preguntar:

• ¿La herramienta haría su flujo de trabajo más eficiente?

• ¿Cuánto tiempo se dedicaría a mantenerla actualizada?

• ¿Qué fue lo que más y lo que menos les gustó de la herramienta?

• ¿Cuánto tiempo les tomó empezar a usarla?

• ¿Qué tan probable es que recomienden la herramienta?

Luego, vuelve a tu lista de puntos débiles del primer paso. Comprueba qué tan bien resuelve cada opción tus principales problemas. También es importante pensar en cómo funciona la herramienta con terceros para evitar que tu equipo duplique trabajo.

Por ejemplo, si eres una agencia de marketing, quizá quieras que tu herramienta te permita compartir fácilmente el avance de los proyectos con tus clientes. De lo contrario, tu equipo tendrá que duplicar el trabajo para mantener informados a los clientes.

También debes considerar qué tan fácil es trabajar con otros departamentos. Supongamos que tu equipo de servicio al cliente necesita notificaciones del CRM para iniciar una implementación. Si la herramienta no se integra con él, todo se va a ralentizar.

5. Evalúa el costo

Considera no solo el precio por usuario, sino también el tiempo que tomaría implementar la herramienta de gestión de proyectos. Compáralo con el costo de seguir trabajando igual. Piensa en el tiempo perdido, las oportunidades desaprovechadas y los problemas que causa tu flujo de trabajo actual. ¿Cómo podría cambiar esto la nueva herramienta? Si ves ahorros a largo plazo, has encontrado una buena opción.

También debes considerar qué método de pago te conviene más. ¿Prefieres una suscripción mensual o un pago anual? ¿Quieres comprometerte por 3 meses y luego reevaluar? Es una inversión. Averigua cuál es el mejor uso de los recursos de tu empresa.

Muchas de las principales plataformas también ofrecen planes gratuitos de gestión de proyectos, que pueden ser una buena opción si tienes un presupuesto muy limitado. Ten en cuenta que estas versiones gratuitas suelen tener una funcionalidad limitada en comparación con los planes de pago completos, por lo que normalmente son mejores para equipos con menos miembros y necesidades de gestión de proyectos más simples.

6. Consigue el apoyo de la dirección

Cuando te prepares para implementar una herramienta, es fundamental que obtengas el apoyo del equipo directivo, o al menos de una parte. Como vas a pedirle a decenas de personas que probablemente cambien su rutina diaria, lo mejor es contar con el respaldo del liderazgo. Algunas formas de lograrlo son:

• Incluir a un grupo de líderes en el comité de selección de la herramienta

• Comunicar abiertamente a los líderes las carencias de las herramientas actuales

• Presentar a los líderes estadísticas de implementaciones exitosas anteriores

Una vez que tengas el apoyo de las personas adecuadas en tu organización, es momento de comprar la herramienta, ya sea una herramienta de gestión de proyectos en la nube, algo más simple o incluso una aplicación móvil. Como la mayoría de estas herramientas se compran según el número de licencias, te recomendamos hacer una compra que cubra a 2 o 3 equipos y usarlos como prueba para ver cómo la implementarías en el resto de la organización.

7. Implementa la plataforma de gestión de proyectos

¡Felicidades! ¡Encontraste tu herramienta! Quizá sea una herramienta de gestión de proyectos en la nube, o algo más simple. La investigación está hecha y tienes la opción perfecta. Pero no olvides un plan de implementación. La mayoría de los equipos se resisten al cambio, así que necesitas un plan que haga el lanzamiento lo más fluido posible. Estos son los puntos clave a considerar:

• Cronograma: ¿Cuándo quieres incorporar a todos? ¿Prefieres hacerlo de forma gradual o todo a la vez? ¿Necesitas un creador de cronogramas adicional?

• Capacitación: ¿Qué capacitación necesita cada persona? ¿Quién la impartirá? ¿Cómo se ofrecerá?

• Promotores: ¿Quiénes serán los principales defensores de esta herramienta? ¿Cómo logras su compromiso? ¿Qué harán para animar a los demás?

• Integraciones: ¿Cuándo vas a configurar las integraciones clave? ¿Quién será responsable de configurarlas?

Cuando todos estén a bordo, es fundamental que des el ejemplo. Asegúrate de usar la herramienta continuamente y de estar disponible para responder cualquier pregunta.

Una vez implementada la herramienta, conviene revisar el proceso. ¿Hay áreas en las que habrías trabajado de otra manera? ¿Cosas de la implementación que no salieron bien? Mientras lo piensas, comparte comentarios directos con los equipos de ventas y de éxito del cliente sobre tu experiencia. Quién sabe, quizá haya partes de la herramienta que puedan explicarte para ayudar a resolver cualquier problema.

También es fundamental tener reuniones de seguimiento periódicas con tu equipo para saber cómo usan el software de gestión de proyectos, dónde puedes hacer cambios y qué opinan los usuarios.

En general, lograr que tu equipo adopte una herramienta nueva puede ser complicado, pero una vez implementada y en uso, le facilitará la vida a todos. Empieza hoy con Hive y descubre cómo tú y tu equipo pueden alcanzar la máxima productividad en la gestión de proyectos.