7 pasos para elegir la mejor herramienta de gestión de proyectos en 2026

«El futuro del trabajo por proyectos depende de que las empresas sean conscientes de que los equipos de proyecto están alcanzando niveles de rendimiento comparables con enfoques ágiles, híbridos y predictivos», eso es lo que reveló un informe de 2024 del Project Management Institute (PMI). El estudio aconseja que «elegir el enfoque de gestión de proyectos adecuado es el punto de partida; no es suficiente para dar a la organización una ventaja en términos de aumento de las tasas de rendimiento de los proyectos».

¿Por qué deberías escuchar?

1. PMI es la organización profesional global sin ánimo de lucro más importante para la gestión de proyectos. 

2. Se estima que el 77% de los equipos de alto rendimiento utilizan herramientas de PM.

3. Las organizaciones que invierten en estas herramientas desperdician 28 veces menos dinero que las organizaciones que no lo hacen.

Las cifras son difíciles de ignorar. Así que, si buscas aumentar la productividad y la eficiencia de tu equipo, compartimos todo lo que necesitas saber para elegir una gran herramienta de software de gestión de proyectos.

¿Qué es una herramienta de gestión de proyectos?

En esencia, es un software que ayuda a los equipos a planificar, gestionar y optimizar recursos en toda una organización. Estas herramientas pueden variar en capacidades principales, pero la mayoría tienen algunas cosas en común.

• Seguimiento y asignación de tareas – La mayoría, si no todas, las herramientas de PM tienen la capacidad de asignar y hacer seguimiento de tareas a lo largo de su ciclo de vida.

• Proyectos padre e hijo – Estas tareas deben asignarse a proyectos específicos, por lo que la mayoría de las plataformas de gestión de proyectos tienen tanto proyectos padre (un gran proyecto bajo el que se agrupan proyectos más pequeños) como proyectos hijo (el proyecto más pequeño que depende del padre).

• Colaboración – Todas las herramientas de PM tienen funcionalidades de colaboración de alguna manera, ya sea colaborando en tareas individuales, chateando o compartiendo documentos de ida y vuelta.

• Compartición de documentos – Para completar tareas y proyectos con éxito, necesitas poder compartir y trabajar en conjunto en materiales y recursos. Por eso la mayoría de las herramientas de PM tienen capacidades para compartir documentos.

Estas herramientas son críticas para las organizaciones por diversas razones. En primer lugar, ayudan a mantener al equipo organizado y garantizan que se sigan los procesos. En segundo lugar, ofrecen una visión clara de toda la actividad relacionada con una campaña, proyecto o tarea en cualquier momento. Las herramientas de PM también permiten que los equipos se comuniquen de forma clara y rápida con comentarios, chat y más.

Además, hay estadísticas que respaldan la importancia de un software de gestión de proyectos. ¿Sabías que el 77 por ciento de los proyectos de alto rendimiento usa software de PM? ¿O que se desperdiciaron 122 M$ por una mala planificación de proyectos? Todo esto puede evitarse con la herramienta de PM adecuada.

Con miles de herramientas en el mercado, puede resultar abrumador encontrar la mejor herramienta de PM para tu equipo. Con demasiada frecuencia, los líderes de equipo compran una solución de gestión de proyectos y solo unos meses después descubren que son los únicos que la usan. Al comparar herramientas, recuerda que una herramienta de PM eficaz debe satisfacer dos requisitos principales:

1. Debe tener todas las funcionalidades que necesita un gestor de proyectos.

2. La herramienta debe ser algo que todo tu equipo esté dispuesto a usar.

Satisfacer ambos requisitos es más fácil decirlo que hacerlo, así que hemos descrito 9 pasos clave para asegurarte de que tu equipo encuentre la mejor herramienta de gestión de proyectos basada en la web para tus necesidades. ¿Estás listo para organizarte? Te guiaremos por los siguientes 9 pasos:

• 4. Recoge feedback de tu equipo

• 7. Implementa la plataforma de gestión de proyectos

1. Define tus necesidades de gestión de proyectos

El primer paso para encontrar una gran solución de gestión de proyectos es identificar los problemas actuales en la forma en que trabaja tu equipo. Es importante anotar estos puntos de dolor en una lista a la que puedas volver después. Algunos problemas posibles podrían incluir:

• Falta de comunicación entre departamentos

• Proyectos desorganizados y plazos incumplidos

• Incapacidad para dar sentido al feedback de clientes

• Carga de trabajo desigual entre miembros del equipo

• Bandeja de entrada de correo desbordada

• Demasiadas reuniones que hacen perder tiempo

Cuando estés viendo todas las opciones de herramientas, debes preguntarte: ¿resuelve estos problemas? Si la respuesta es no, elimina la herramienta de tu lista para evitar distraerte con demos llamativas, una interfaz bonita o funcionalidades potentes que nunca usarás.

También puedes usar esta lista como punto de partida para definir qué funcionalidades sí quieres en un software de gestión de proyectos. Marca cada funcionalidad como prioridad alta, media o baja para saber rápidamente si una herramienta potencial te va a funcionar.

2. Investiga las mejores opciones de gestión de proyectos

Con tus necesidades definidas, ahora es momento de ver qué opciones hay disponibles. Aquí tienes algunas formas de empezar:

• Pregunta a colegas qué les gustó usar en el pasado

• Habla con otros gestores de proyectos de tu sector

• Consulta recomendaciones en webs del sector

• Lee sitios web de reseñas de software

Empieza priorizando el feedback de tu equipo: saber qué les gustó en herramientas anteriores facilitará la adopción en la empresa. Compara la lista de funcionalidades y el precio de cada opción con tu lista de necesidades. Merece la pena dedicar un poco más de tiempo para encontrar ese encaje perfecto. ¿Tu equipo necesita diagramas de Gantt? ¿Y tableros Kanban? Una vez evaluadas las opciones, redúcelo a unos cinco finalistas y pide también a los miembros del equipo que voten por sus favoritos.

Para empezar, aquí tienes algunas de las mejores herramientas de gestión de proyectos del mercado ahora mismo:

1. Hive

Vista Kanban y Notas de Hive mostradas arriba.

Hive es un potente software de gestión de proyectos utilizado por equipos de Google, Starbucks, Comcast, Toyota y más. Hive es una gran plataforma de productividad todo en uno usada por organizaciones de todos los tamaños, desde startups y organizaciones sin ánimo de lucro hasta empresas de 100.000 empleados. Es uno de los mejores software de gestión de proyectos online del mercado porque te permite trabajar a tu manera: incluye 6 vistas de proyecto diferentes y más de 1.000 integraciones con otras apps populares del entorno laboral. Hay una razón por la que los equipos de alto rendimiento eligen Hive para sus necesidades de gestión de proyectos.

Las funcionalidades de Hive incluyen:

• Vistas de proyecto flexibles, incluidas Gantt, Kanban, calendario, tabla y vista de cartera

• Posibilidad de añadir comentarios, subacciones, dependencias y archivos adjuntos a las tarjetas de acción

• Capacidades de seguimiento del tiempo y hojas de horas

• Funcionalidades de asignación de recursos

• Integraciones con más de 1.000 herramientas como Jira, Gmail, Zoom y Salesforce

• Aplicación Hive Goals para establecer y seguir objetivos

• Integraciones nativas de chat y correo electrónico que permiten mayor conectividad

• Herramienta colaborativa para tomar notas

• Analíticas detalladas en tiempo real

• Aplicaciones web y de escritorio

Hive ofrece una prueba gratuita de 14 días, con planes Hive Teams a partir de 12 $/mes por usuario. Hive Free es el plan gratuito permanente de la plataforma para equipos de hasta 10 personas. Más información sobre los planes de precios de Hive aquí.

2. Trello

Trello es una herramienta basada en Kanban que se fundó en 2011 y actualmente pertenece a Atlassian, que también es propietaria de Jira. Muchas personas usan Trello para gestión de proyectos porque es simple y fácil de usar, ya que la vista Kanban es directa y fácil de dominar para usuarios de todos los niveles.

Las funcionalidades de Trello incluyen:

• Tableros de gestión de proyectos estilo Kanban y calendario

• Posibilidad de añadir comentarios, fechas de vencimiento y adjuntos a las tarjetas de acción

• Capacidades integradas de automatización de flujos de trabajo

• Campos personalizados

• Fondos y pegatinas personalizadas

3. ProofHub

ProofHub es una herramienta de gestión de proyectos y colaboración en equipo que ayuda a equipos de todos los tamaños a colaborar, comunicarse y hacer seguimiento de su progreso, todo en un solo lugar. Con ProofHub, puedes despedirte del caos de la comunicación dispersa, los plazos incumplidos y las tareas desorganizadas. Con su amplia gama de funcionalidades, no necesitas invertir en múltiples herramientas. ProofHub también tiene un precio muy adecuado, sin coste por usuario y con política de usuarios ilimitados.

Las funcionalidades de ProofHub incluyen:

• Asignar, seguir y entregar tareas a tiempo

• Comunicarse al instante mediante chat y debate   

• Obtener una vista general del progreso del proyecto mediante informes personalizados  

• Seguimiento del tiempo con temporizadores y hojas de horas

• Revisión online para feedback en tiempo real

4. Asana

Asana es un programa visualmente atractivo creado por uno de los fundadores de Facebook y se sitúa fácilmente entre las mejores herramientas. Usado por creativos y equipos de todo el mundo, el formato y diseño dinámicos de Asana mantienen a los usuarios implicados y activos en la plataforma. Asana ayuda a personas y equipos a aumentar la responsabilidad general y mejorar la comunicación.

Las funcionalidades de Asana incluyen:

• Vistas de proyecto flexibles que incluyen lista, cronograma y tableros

• Posibilidad de añadir comentarios, fechas de vencimiento y adjuntos a las tarjetas de acción

• Analíticas y gráficos en tiempo real para mapear el progreso

• Seguimiento de carga de trabajo para ayudar a los miembros del equipo a gestionar cargas individuales

• Posibilidad de establecer objetivos estratégicos dentro de la plataforma

Comparativa: Conoce las mejores alternativas a Asana del mercado.

5. Microsoft Teams

Si ya utilizas activamente la suite de productos de Microsoft, Microsoft Teams puede ser una gran elección para ti. Esta herramienta te permite chatear, colaborar, comunicarte y reunirte sin fricciones, lo cual es aún más importante ahora que todos trabajamos en remoto. Bonus: ¿sabías que puedes integrar Teams con apps de gestión de proyectos más profundas como Hive?

Las funcionalidades de Teams incluyen:

• Chat con gifs, stickers y más para una comunicación virtual sencilla

• Reuniones virtuales con equipos de 2 a 10.000 personas

• Colaborar en archivos en tiempo real usando apps como Excel, Word y Powerpoint

• Integraciones con cientos de otras aplicaciones como Hive

6. Airtable

Airtable es una hoja de cálculo de alto rendimiento en la que puedes listar tareas, proyectos y almacenar archivos. Dentro de la hoja, puedes adjuntar una variedad de elementos, incluidas imágenes, enlaces a otras tareas y responsables. Airtable también tiene otras vistas además de la vista de hoja/tabla, que incluyen vista de calendario, vista Kanban y vista de galería. Esta app es una de las mejores opciones si estás acostumbrado principalmente a trabajar en Excel, Google Sheets u otro software basado en hojas de cálculo.

Las funcionalidades de Airtable incluyen:

• Posibilidad de crear una base de datos personalizable para ajustarse a tu flujo

• Vistas que incluyen calendario, galería y kanban

• Automatizaciones que te permiten enviar notificaciones y crear tareas

• Más de 50 apps preconstruidas

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7. Smartsheet

Smartsheet es una herramienta basada en gran medida en vista de tabla, que imita el aspecto de una hoja de cálculo de Excel. Smartsheet es una herramienta dinámica usada por equipos de todo el mundo que buscan agilizar sus procesos/flujos de trabajo y colaborar de forma más eficiente. Si estás acostumbrado a crear gráficos de cronograma en excel, te encantará esta herramienta por lo fácil y simple que es en comparación con excel. En los últimos años, Smartsheet también adquirió 10,000 Feet, que es una gran herramienta de gestión de recursos y añade beneficios adicionales a la plataforma.

Las funcionalidades de Smartsheet incluyen:

1. Paneles que proporcionan a administradores o líderes de equipo información sobre el progreso general del proyecto

2. Un registro de actividad que actúa como rastro de auditoría de todo el trabajo completado

3. Gestión de contenidos con capacidad de planificar y revisar contenido dentro de la plataforma

Comparativa: Conoce las mejores alternativas a Smartsheet del mercado.

8. Wrike

Wrike es un potente software de gestión de proyectos ideal para crear flujos de trabajo de equipo personalizados. A partir de ahí, puedes establecer fácilmente un cronograma, crear gráficos interactivos como la vista Gantt y visualizar fácilmente tareas y próximos pasos. Wrike también te permite analizar el rendimiento con su funcionalidad de creación de informes en tiempo real.

Las funcionalidades de Wrike incluyen:

• Formularios detallados de recepción de trabajo

• Múltiples vistas de proyectos y tareas, incluyendo tabla, Gantt, lista y más

• Plantillas flexibles de gestión de proyectos para fomentar trabajo repetible

• Estados de flujo de trabajo personalizados

9. Workzone

Workzone es una herramienta personalizable que ayuda a reunir toda la información relevante para que los equipos colaboren a niveles macro y micro. Dentro de Workzone, puedes acceder a elementos como “Project Dashboard”, mostrado arriba, que es una vista global de cómo están todos los proyectos en una organización. También puedes profundizar en las “To-Do Lists”, que se crean para cada usuario individual y se les envían por correo.

Las funcionalidades de Workzone incluyen:

• Panel de proyectos para una visión global

• Diagramas de Gantt y dependencias de tareas para planificación a largo plazo

• Seguimiento del tiempo

• Alertas de estado que identifican áreas de riesgo de forma proactiva

10. GanttPro

La vista Gantt orientada al detalle y las cargas de trabajo de GanttPro se muestran arriba.

GanttPRO es una herramienta PM basada en diagramas de Gantt de renombre mundial, utilizada por equipos de NASA, Salesforce, Vodafone, Intel, Booking.com y más. El software es apreciado, entre otras cosas, por su corta curva de aprendizaje y su interfaz atractiva.

Las funcionalidades de GanttPRO incluyen:

• Vistas de proyecto flexibles, incluyendo diagrama de Gantt, tablero, lista, calendario y cartera.

• Funcionalidades de colaboración en equipo con comentarios, adjuntos, menciones y notificaciones.

• Cronograma altamente visualizado con ruta crítica, programación automática y dependencias.

• Carga de trabajo de recursos para mostrar quién está sobreasignado o infraasignado.

• Seguimiento del tiempo e informes.

11. nTask

nTask es una herramienta online gratuita que más de 100.000 equipos de todo el mundo usan para mantenerse responsables. nTask es genial porque tiene funcionalidades mejoradas de seguimiento del tiempo y reuniones, que son estupendas para organizaciones que facturan por horas.

Las funcionalidades de nTask incluyen:

• Seguimiento automático del tiempo u hojas de horas manuales.

• Priorización y seguimiento de tareas.

• Planificación de proyectos y gestión de cronogramas.

• Herramientas de informes y visualización.

12. ProjectManager.com

ProjectManager.com es una autoridad líder en todo lo relacionado con la gestión de proyectos. Una de sus herramientas más sólidas es el software de planificación de proyectos, que ayuda a los equipos a planificar cronogramas, colaborar en tareas y hacer seguimiento del progreso y los recursos durante el proceso. ProjectManager.com ofrece planes de precios escalonados según las funcionalidades requeridas y el tamaño del equipo, incluso ofreciendo soluciones enterprise para equipos grandes. Esto lo convierte en una gran opción de planificación de proyectos para todo tipo de equipos.

Las funcionalidades de ProjectManager.com incluyen:

• Compatibilidad con planificación Agile y Waterfall

• Ver tareas en diagramas de Gantt y tableros Kanban

• Notificaciones por correo y dentro de la app sobre actualizaciones y cambios en tareas

• Seguimiento de tiempo y gastos

13. Notion

Notion es una de las mejores herramientas de PM del mercado porque es un lugar centralizado para que los equipos escriban, planifiquen, asignen y se organicen. Notion se divide en varias partes: la Wiki del equipo, proyectos y tareas, y notas y documentos. La Wiki del equipo es una fuente de conocimiento central para el equipo, mientras que proyectos y tareas son el núcleo de la herramienta de PM. Notas y documentos ofrecen un lugar centralizado para almacenar documentos.

Las funcionalidades de Notion incluyen:

• Un SO centralizado que mantiene a todo el equipo en la misma página

• Tableros Kanban y vistas de lista flexibles para proyectos y tareas

• Posibilidad de asignar una persona y designar nivel de prioridad

Comparativa: Conoce las mejores alternativas a Notion del mercado.

14. ClickUp

ClickUp tiene vistas personalizables, incluyendo vista de lista, vista de tablero (similar a Kanban), vista de caja (que desglosa la carga de trabajo individual) y vista de calendario (ordena acciones por fecha de vencimiento). Con ClickUp, los usuarios pueden trabajar hacia Objetivos, que son el “centro de control de misión” de los usuarios.

Las funcionalidades de ClickUp incluyen:

• Gestión de proyectos flexible sin código

• Posibilidad de añadir documentos y wikis

• Seguimiento del tiempo

Comparativa: Conoce las mejores alternativas a ClickUp del mercado.

15. Monday.com

Monday.com es una herramienta básica e intuitiva, fácilmente accesible tanto para equipos pequeños como grandes. Es un sistema operativo de trabajo que puede ayudar a los equipos en muchas funciones diferentes, incluyendo ventas, gestión de proyectos, marketing, gestión de RR. HH. y selección de personal.

Las funcionalidades de Monday.com incluyen:

• Automatización

• Vistas de proyecto flexibles

• Más de 40 integraciones

Más opciones de gestión de proyectos para considerar para tu equipo:

16. Clarizen

Clarizen es un gran software de gestión de proyectos que funciona bien para empresas y equipos grandes que buscan una solución robusta. Esta herramienta es personalizable, y puedes usar paneles para hacer seguimiento de todas las piezas en movimiento de la organización. Clarizen también ayuda a reducir la comunicación excesiva y agilizar los procesos generales.

17. Paymo

Paymo es una herramienta de PM creada para ayudar a los equipos a trabajar juntos y mantenerse enfocados en las tareas. Uno de los principales puntos fuertes de Paymo, y lo que lo convierte en uno de los mejores software de gestión de proyectos, es que te permite gestionar tareas, crear calendarios de equipo y hacer seguimiento del tiempo de trabajo en una plataforma cohesionada. Esta herramienta será útil principalmente si haces trabajo por proyectos, por ejemplo en una agencia u organización creativa, y quieres rastrear el tiempo invertido en tareas y proyectos específicos.

18. Planview

Planview es una herramienta de cartera y PM con cinco ramas diferentes, incluyendo Planview Enterprise One, Planview LeanKit y Planview Projectplace. Con su amplia gama de soluciones, tu equipo puede encontrar el encaje perfecto para planificación estratégica, planificación ágil empresarial, gestión del trabajo o gestión ágil de programas.

19. Infinity

Infinity es una potente herramienta de PM que permite a los equipos ordenar y almacenar información sobre proyectos y tareas de forma ágil. Con toneladas de vistas de proyecto únicas, desde tabla hasta Gantt, Infinity tiene una vista y solución única para cada miembro del equipo. Además, con este software de gestión de proyectos puedes estructurar datos en jerarquías incluyendo flujos de trabajo, elementos y pestañas.

20. Proprofs Project

Proprofs Project es una plataforma simple de gestión de proyectos online que ayuda a los equipos a mantener una visibilidad de 360 grados de sus proyectos. Con esta herramienta, los equipos pueden cerrar fácilmente la brecha de comunicación y colaborar en tiempo real con distintos departamentos para compartir ideas, archivos y debatir proyectos para evitar retrasos innecesarios.

21. Teamwork

Teamwork es una gestión de tareas y proyectos que ofrece flexibilidad y potentes funcionalidades para equipos que trabajan en proyectos complejos. El software ofrece facturación y emisión de facturas, presupuesto de tiempo de proyecto, programación, chat de equipo integrado e informes burndown. Teamwork también tiene plantillas preconstruidas que facilitan el onboarding y diferentes representaciones visuales de proyectos, como la vista de diagramas de Gantt. 

22. Toggl

Toggl es una herramienta simple de planificación de proyectos y colaboración para equipos pequeños. La interfaz de arrastrar y soltar de Toggl permite flexibilidad al crear un proyecto y personalizarlo para cada equipo. El software te permite ver estados de tareas, establecer fechas límite, añadir subtareas y definir estimaciones de tareas. Además, la función de etiquetas para tareas facilita la búsqueda, filtrado y clasificación de proyectos y segmentos. 

23. Quip

Quip es un software de gestión de proyectos ideal para equipos que necesitan colaboración en tiempo real y les encantan las hojas de cálculo. Con Quip, puedes @mencionar usuarios específicos para llamar su atención, dejar comentarios en celdas concretas y ver un historial de todos los cambios realizados en el documento. Aunque no es tan flexible como otros software de gestión de proyectos en términos de personalización, Quip se integra con varias aplicaciones de terceros. Quip ofrece una prueba gratuita con planes desde 10 $/mes por usuario.

3. Prueba el software de gestión de proyectos

Ahora es momento de probar la herramienta por ti mismo. Casi todas las herramientas vienen con una prueba gratuita, e incluso si no, muchas empresas estarán encantadas de ofrecer una si la pides. Primero deberías reunir un pequeño grupo para pilotar la herramienta juntos. Asegúrate de elegir personas con funciones y estilos de trabajo diferentes, ya que las opiniones diversas son críticas para prevenir problemas futuros.

También es buena idea (si es posible) hacer que el equipo piloto trabaje en un proyecto real. Es fácil trastear con funcionalidades durante cinco minutos, pero necesitas ver cómo rinde cuando la usas para sacar algo adelante. De lo contrario, no entenderás realmente sus ventajas y desventajas en relación con tus necesidades de gestión de proyectos.

También es importante probar el servicio de atención al cliente. Implementar una herramienta nueva, incluso si encaja perfectamente, requiere trabajo. Un proveedor que te apoye puede marcar toda la diferencia. Mejor aún, solicita una demo y dedica de 30 minutos a una hora con su equipo comercial para aprender un poco más sobre cómo el propio equipo comercial usa la herramienta y qué funcionalidades puedes esperar. También puedes hacer una pregunta al equipo de soporte y ver cuánto tardan en responder. Revisa su centro de ayuda y recursos para ver si tienen materiales que te ayuden a empezar. Pregunta a tu representante comercial cómo planean apoyarte si haces el cambio.

Algunas buenas herramientas que ofrecen pruebas gratuitas:

• Hive – Hive ofrece una prueba gratuita de 14 días sin necesidad de tarjeta de crédito

• Kintone – Kintone ofrece una prueba gratuita sin necesidad de tarjeta de crédito y una prueba especial para organizaciones sin ánimo de lucro

• Asana – Asana ofrece una prueba gratuita de 30 días para todos los usuarios nuevos

• Zoho Projects – Esta herramienta ofrece una prueba gratuita de 10 días de todos los planes de pago

4. Recoge feedback de tu equipo

Después de completar la prueba, es momento de recopilar feedback contactando con todos los participantes del piloto de tu posible software de gestión de proyectos. Cosas sobre las que deberías preguntar:

• ¿La herramienta de PM haría su flujo de trabajo más eficiente?

• ¿Cuánto tiempo se dedicaría a actualizarla?

• ¿Qué fue lo que más/menos les gustó de la herramienta?

• ¿Cuánto tiempo tardaron en empezar a usarla?

• ¿Con qué probabilidad recomendarían la herramienta?

A continuación, vuelve a tu lista de puntos de dolor del primer paso. Comprueba qué tan bien resuelve cada opción tus principales problemas. También es importante pensar en cómo funciona la herramienta de PM con partes externas para evitar que tu equipo haga trabajo duplicado.

Por ejemplo, si eres una agencia de marketing, puede que quieras que tu herramienta comparta fácilmente el progreso del proyecto con tus clientes. De lo contrario, tu equipo tendrá que duplicar trabajo para mantener a los clientes al día.

También debes considerar lo fácil que es trabajar con otros departamentos. Digamos que tu equipo de atención al cliente necesita notificaciones del CRM para iniciar una implementación. Si la herramienta no se integra con él, todo se va a ralentizar.

5. Evalúa el coste

Considera no solo el precio por usuario, sino también el tiempo que llevaría implementar la herramienta de gestión de proyectos. Compáralo con el coste de seguir trabajando de la misma manera. Piensa en el tiempo desperdiciado, las oportunidades perdidas y los problemas causados por tu flujo de trabajo actual. ¿Cómo podría cambiar eso esta nueva herramienta? Si puedes ver ahorro a largo plazo, entonces has encontrado una buena opción.

También deberías considerar qué método de pago funciona mejor. ¿Prefieres suscripción mensual o pago anual? ¿Quieres comprometerte durante 3 meses y luego reevaluar? Esto es una inversión. Determina cuál es el mejor uso de los recursos de tu empresa.

Muchas de las principales plataformas también ofrecen planes gratuitos de gestión de proyectos, que pueden encajar bien si trabajas con un presupuesto muy limitado. Ten en cuenta que estas versiones gratuitas suelen tener funcionalidad limitada en comparación con los planes completos de pago, por lo que normalmente son mejores para equipos con menos miembros y necesidades de gestión de proyectos más simples.

6. Consigue aprobación ejecutiva

Cuando te prepares para implementar una herramienta, es fundamental conseguir la aprobación del equipo directivo, o al menos de una parte. Como vas a pedir a decenas de personas que probablemente cambien su rutina diaria, es mejor contar con apoyo del liderazgo. Algunas formas de hacerlo incluyen:

• Tener un grupo de miembros del equipo directivo en el comité de selección de la herramienta

• Comunicar abiertamente al liderazgo las carencias de la herramienta actual

• Proporcionar al liderazgo estadísticas de implementaciones exitosas anteriores

Una vez que hayas conseguido la aprobación ejecutiva de las personas adecuadas en tu organización, es momento de comprar la herramienta, ya sea una herramienta de gestión de proyectos basada en la nube, algo más simple o incluso una app móvil. Dado que la mayoría de las herramientas de PM se compran según el número de usuarios, recomendamos hacer una compra que equipe a 2-3 equipos y usarlos como prueba para ver cómo desplegarías al resto de la organización.

7. Implementa la plataforma de gestión de proyectos

¡Enhorabuena! ¡Has encontrado tu herramienta! Puede que sea una herramienta de gestión de proyectos basada en la nube, o algo más simple. La investigación está hecha y tienes la opción perfecta. Pero no olvides un plan de implementación. La mayoría de los equipos se resisten al cambio, así que necesitas un plan que haga el despliegue lo más fluido posible. Elementos clave a considerar:

• Cronograma: ¿Cuándo quieres incorporar a todo el mundo? ¿Quieres hacerlo por fases o todo de una vez? ¿Necesitas un creador de cronogramas adicional?

• Formación: ¿Qué formación necesitan distintas personas? ¿Quién la impartirá? ¿Cómo se impartirá?

• Promotores: ¿Quiénes van a ser los principales defensores de esta herramienta? ¿Cómo consigues su aprobación? ¿Qué harán para animar a otros?

• Integraciones: ¿Cuándo vas a configurar las integraciones clave? ¿Quién será responsable de configurarlas?

Una vez que tengas a todos a bordo, es fundamental que des buen ejemplo. Asegúrate de usar la herramienta de forma continua y de estar disponible para responder cualquier pregunta.

Una vez implementada la herramienta, es útil echar la vista atrás al proceso. ¿Hubo áreas en las que habrías trabajado de otro modo? ¿Aspectos de la implementación que no fueron fluidos? Mientras reflexionas sobre esto, da feedback directo a los equipos de ventas y éxito del cliente sobre tu experiencia; quién sabe, quizá haya partes de la herramienta de las que puedan informarte para ayudar a resolver cualquier problema.

También es fundamental tener revisiones periódicas con tu equipo para conocer cómo están usando el software de gestión de proyectos, dónde puedes hacer cambios y ver qué tienen que decir los usuarios.

En general, lograr que tu equipo adopte una nueva herramienta puede ser complicado, pero una vez implementada y en uso, hará la vida de todos mucho más fácil. Empieza con Hive hoy mismo para ver cómo tú y tu equipo podéis alcanzar la máxima productividad en gestión de proyectos.