Cómo medir el éxito de un proyecto con criterios y métricas

Cuando se trata de medir el éxito general de un proyecto, la fórmula no siempre es la misma. Como los proyectos tienen muchas partes móviles, pasos, piezas y objetivos, el éxito de un proyecto puede cambiar a lo largo de su duración. Un proyecto que terminaste a fines de 2022 probablemente es muy distinto del proyecto en el que trabajas en el tercer trimestre de 2023. En este artículo abordaremos la idea general del éxito de un proyecto y cómo medirlo. Una definición que ofrece el Project Management Institute es que un proyecto tiene éxito cuando se completa “a tiempo, dentro del presupuesto y conforme a las especificaciones”. Es una definición muy técnica que quizá no aplique a todos los proyectos, pero algunos de sus componentes pueden ayudarte a entender cómo medir el éxito de un proyecto. Pero antes de medirlo, necesitamos definirlo por nosotros mismos. Eso significa que tú y tu equipo deben reunirse y pensar cómo se ve el éxito de un proyecto para su grupo interno. ¿Se centrará en métricas de rendimiento y criterios estrictos de una campaña? ¿Lo determinará una encuesta al cliente o el puntaje NPS de tus clientes? Veamos por qué es tan importante definir el éxito de un proyecto.

La importancia de definir el éxito de un proyecto

Como dije, importa muy poco que tu definición de “éxito del proyecto” se parezca a la técnica. Lo más importante es que tú y tu equipo decidan internamente cuál será y lo documenten en algún lugar. Puedes crear una rúbrica para medir las métricas y los criterios de éxito, o una lista de cosas que deben lograrse para que un proyecto alcance el “éxito”. Una vez que hayas definido cómo se ve el éxito de un proyecto para ti y tu equipo, avanzar será mucho más fácil. Estas son algunas de las razones principales:

Ayuda a fomentar el compañerismo

Si tus compañeros, u otras personas de tu organización, entienden cuál es la vara para medir el éxito de un proyecto, estarán más motivados para lograrlo. Cuando no hay un objetivo claro para el proyecto, o para sus subproyectos, el éxito se vuelve difícil de definir y los miembros del equipo se desaniman con facilidad. Además, tendrán que trabajar juntos hacia esa meta común — esto fomentará un verdadero espíritu de equipo y compañerismo dentro de tu organización.

Métricas = oro

Una vez que hayas definido el éxito del proyecto, debes determinar tus KPI y métricas. Para tu equipo, son oro puro. Monitorear tus KPI te permitirá medir con exactitud cuánto has avanzado, dónde necesitas mejorar y cuánto trabajo extra hará falta para llegar. Si sabes que tu meta es $1M de ARR y vas en $580K con tres meses por delante, sabes que debes acelerar el paso. Trabajamos mejor cuando contamos con métricas sólidas que respaldan nuestras decisiones y las elecciones del proyecto.

Mejora continua

Digamos que no alcanzas esa meta de ARR que te fijaste. No pasa nada. Esta vez no tuviste “éxito” en el sentido tradicional frente a los objetivos de tu proyecto, pero puedes aprovechar lo aprendido, cambiar de rumbo y mejorar durante el próximo año. Al medir el éxito de un proyecto, también estás midiendo su fracaso, que es igual de importante estudiar. El fracaso no es definitivo.

El éxito del proyecto se alinea con niveles superiores

Tu definición del éxito de un proyecto para tu equipo probablemente se relaciona con la idea de éxito de tus gerentes, del equipo ejecutivo e incluso de otros equipos con los que colaboras con frecuencia. Definir el éxito del proyecto para tu equipo ayuda a los demás equipos a entender mejor cómo trabajarán contigo, cómo colaborarán y cómo terminarán definiendo también el éxito de sus propios proyectos.

Cómo medir el éxito de un proyecto

Ahora que entendemos lo básico sobre la definición del éxito de un proyecto y por qué es importante definir ese término, veamos cómo podemos medirlo en general. Como mencionamos, técnicamente el éxito de un proyecto se define como el resultado de completarlo “a tiempo, dentro del presupuesto y conforme a las especificaciones”. Pero ¿cómo medimos realmente el éxito de un proyecto? Aquí tienes algunas formas de hacerlo.

Logros frente a especificaciones

Justo después de terminar un proyecto, conviene entender qué lograste en cuanto a objetivos frente a las especificaciones del proyecto que te propusiste completar. Esta es, quizá, la forma más obvia de medir el éxito de un proyecto. ¿Se cumplieron los objetivos principales y las metas del proyecto? ¿Te diste cuenta de que algunas especificaciones eran irrelevantes en el camino? Entender cómo van tus metas al final de un proyecto en comparación con el inicio es fundamental. Para saber qué lograste a lo largo de un proyecto, siempre puedes repasar tus pasos en tus correos y armar una lista con todos los componentes del proyecto. Si usas una herramienta de gestión de proyectos, basta con visitar la página principal del proyecto y ver todas las tareas completadas. Lo ideal es que cada tarea se divida en proyectos más pequeños, para que veas exactamente dónde completaste más trabajo o dónde quizá no diste en el blanco.

Satisfacción del cliente

Si trabajas en un proyecto para un cliente específico, otra forma de medir el éxito del proyecto es interpretar la respuesta que recibes de tu cliente al terminarlo. ¿Qué comentarios tuvo para compartir? Por lo general, la satisfacción del cliente se puede recoger de manera informal en una llamada, por correo electrónico o en un formulario de encuesta. Si quieres medir con precisión cuánto aumentó la satisfacción desde el inicio hasta el final de un proyecto, asegúrate de encuestar también al cliente antes de que el proyecto comience. La satisfacción del cliente, por otro lado, es una buena manera de medir el éxito de un proyecto si este se relaciona con la experiencia del cliente. Por ejemplo, si estamos creando una nueva función en Hive, un excelente indicador de éxito es cuántos mensajes recibimos sobre esa función, o si nuestro NPS (índice de promotores netos) aumenta en promedio después de su lanzamiento. La métrica NPS es un indicador clave de la lealtad y la satisfacción de los clientes, y mide la probabilidad de que recomienden tu producto o servicio a otras personas. Por lo general, los clientes son muy sinceros sobre su experiencia, ya que ven los comentarios como una forma de mejorar el producto de manera constante. ¡Escúchalos!

Tiempo total dedicado al proyecto

Uno de los recursos más valiosos que tienes durante la vida de un proyecto es el tiempo de tus compañeros. Asegurarte de medir con precisión cuánto tiempo dedicaste al proyecto y, de preferencia, compararlo con el tiempo invertido en proyectos similares anteriores, es una excelente manera de medir su éxito. El tiempo es dinero. Hay varias formas de registrar el tiempo: si usas una solución de gestión de proyectos como Hive, tienes un excelente sistema de control de tiempo, además de hojas de horas dentro de la propia herramienta. Es ideal para equipos grandes que quieren registrar el tiempo dedicado a proyectos o tareas. Aunque Hive es una opción robusta, otra alternativa sería usar una herramienta más ligera como Toggl, que se centra principalmente en el control de tiempo.l Sin importar la herramienta que utilices, se recomienda dividir el tiempo dedicado en fragmentos más pequeños para entender mejor adónde se va tu tiempo. Por ejemplo, ¿cuánto tiempo dedicaste a la fase de planificación del proyecto frente a la ejecución? ¿Cómo se compara con proyectos anteriores?

Crecimiento interno y satisfacción con el proyecto

Si el proyecto en el que trabajas es más bien un esfuerzo o impulso interno, una excelente manera de medir su éxito puede ser pensar en el crecimiento y la satisfacción de los empleados. Si eres gerente, lo ideal es darles a tus compañeros proyectos que los desafíen y los interesen al mismo tiempo.  Al terminar un proyecto, puedes encuestar a los miembros del equipo interno sobre su realización: ¿disfrutaron trabajar en el proyecto? ¿Sintieron que avanzaron en iniciativas más grandes que les importan? ¿Adquirieron nuevas habilidades? Mantener a los empleados entusiasmados y comprometidos es excelente para la salud general de una organización, así que esta es una métrica de éxito del proyecto que vale la pena considerar.

Cómo usar Hive para medir el éxito de un proyecto

Definir métricas de éxito realistas es la mejor manera de evaluar de verdad el rendimiento general de tu equipo, y usar una herramienta de gestión de proyectos puede ayudarte con esta tarea importante. Hive Goals te permite hacer justamente eso de forma eficaz, automatizada y precisa. Solo tienes que establecer tus metas y decidir cómo quieres medirlas. Puedes seguir tu progreso según:

• Acciones completadas

• Estado de las submetas

• Valores numéricos

Si quieres saber el tiempo total dedicado a un proyecto, usa el control de tiempo de Hive. Esta función te permite registrar cuánto tarda en completarse una tarea. Hive te permite elegir entre registrar tu tiempo de forma automática o manual por acción. Activa el temporizador en tu tarjeta de acción para que registre el tiempo por ti, o agrégalo al final del día, la semana o el mes. Con Hive Goals también puedes:

• Crear una, diez, veinte o más metas para tu equipo, para que todos entiendan a qué están contribuyendo.

• Centralizar y automatizar el seguimiento y los informes de tus metas.

• Traer datos de otros sistemas a Hive para agilizar las operaciones y los informes.

• Compartir tu meta o tus metas, asignarlas a los compañeros correspondientes, hacer seguimiento de la actividad y fijarse una fecha límite.

• Entender a qué ritmo avanzan tu equipo y tu organización hacia una meta individual o un conjunto de metas.

• Las designaciones por colores permiten identificar fácilmente los elementos “en camino”.

• Cuando llegue el momento de revisar el progreso, los logros y los resultados, puedes exportar fácilmente toda la información relevante.

Con Hive Goals puedes lograr mucho más para el éxito de tu negocio. ¿Quieres empezar? ¡Comienza hoy tu prueba gratuita de Hive Goals!

En resumen, medir el éxito de un proyecto no es un proceso sencillo. Al pensar en cómo medir el éxito al final de un proyecto, debes considerar varios factores, principalmente el tiempo que has invertido y si lograste los hitos clave que te propusiste. Pero recuerda que el éxito de un proyecto no siempre depende de las métricas: puede ser más difuso cuando se trata de la satisfacción general, tanto interna como externa.