Qué hacer en una reunión que pudo ser un correo electrónico

Una encuesta de SurveyMonkey mostró que el 42 % de los empleados piensa a veces: “esta reunión realmente pudo ser un correo electrónico”, y el 32 % lo piensa casi siempre o siempre. Entonces, ¿qué haces si te encuentras atrapado en una reunión que debió ser un correo? ¿Puedes convertir la situación en algo productivo, o la reunión es una causa perdida?

Reuniones frente a correos electrónicos

No todas las reuniones podrían ser un correo, pero sin duda hay momentos en que las reuniones se llenan de solicitudes o avisos sencillos que se pueden resolver en un formato más informal. Aquí hay algunas formas de saber si estás en una reunión innecesaria o que consume demasiado tiempo.

Lo que va en una reunión

• Oportunidades para hacer lluvia de ideas

• Temas que requieren discusión

• Planes con muchas partes en movimiento

• Networking y creación de relaciones

Lo que va en un correo electrónico

• Logística sencilla

• Seguimientos

• Información para grupos grandes

• Sin necesidad de tomar decisiones

Lamentablemente, te encontrarás con situaciones en las que un líder de equipo, un gerente o tus compañeros programan una reunión para tratar un tema sencillo, y no siempre es por una razón poco meditada.

¿Qué causa una reunión innecesaria?

Hay varias razones por las que alguien podría convertir un correo en una reunión. Quien la dirige puede querer aclarar los próximos pasos de una tarea, incluso si la comunicación sobre un proyecto ha sido fluida, solo para asegurarse de que todos estén en la misma página. Aunque a algunos les parezca quisquilloso, para otros es señal de diligencia. Según SurveyMonkey, el 44 % de los asistentes salen de las reuniones con acciones claras por realizar; esto significa que las reuniones no son tan grandes devoradoras de tiempo como se podría pensar, incluso si el tema tratado era sencillo.

Otra razón por la que alguien podría programar una reunión innecesaria es que necesite un pequeño respiro social en un día lleno de trabajo individual. A menudo, una reunión es la única interacción social que una persona en trabajo remoto tiene durante su jornada, y es importante recordar que el aspecto social de las reuniones no es tan terrible como podría indicar la cultura popular. Solo el 17 % de los encuestados de SurveyMonkey “teme” las reuniones diarias. Otro 55 % dice sentirse completamente neutral ante las reuniones, lo que significa que la química social, buena o mala, puede inclinar la balanza.

Cómo actuar cuando esto pudo ser un correo

No hay nada peor que una reunión que pudo ser un correo, pero no tienes que desconectarte ni cerrarte si te encuentras en una. Aquí tienes algunos pasos para convertir tu reunión en una experiencia productiva.

1. Comentarios en tiempo real

Primero, tienes que preparar el terreno para recibir comentarios en tiempo real. Recopilar comentarios en tiempo real para adaptar la reunión a los asistentes fue una sugerencia popular en la encuesta de SurveyMonkey y podría serlo en tu próxima reunión. Si diriges la reunión, siempre puedes incluir comentarios y chequeos a medida que avanza. Si asistes pero no la diriges, puedes encontrar formas de intervenir con cortesía y reflexión para sugerir que se mantengan en el tema o que la reunión sea breve.

Si te preocupa que tus comentarios durante un chequeo generen rechazo, recuerda que el enfoque y la brevedad son preocupaciones clave de muchos asistentes. SurveyMonkey señala que el 54 % de los encuestados indica que incluir una agenda es una forma sencilla de mejorar las reuniones, y el 53 % coincide en que mantenerlas cortas (menos de quince minutos) es otro método para aumentar la productividad. Mientras expreses tus inquietudes de forma razonable, serán recibidas de forma razonable.

2. ¡Habla!

Luego, ahora que has preparado el terreno para los comentarios, tienes que hablar y hacer saber a todos tu frustración. Aunque parezca que vas muy fuerte al decirles que esta reunión pudo ser un correo, lo más probable es que estés captando la energía que todos los demás están soltando, sobre todo si tu equipo está lento, desinteresado o desconectado. Si percibes que los demás se sienten así, deberías decirlo por ellos además de por ti.

Incluso si eres la única persona que siente que esta reunión pudo ser un correo, debes hacer oír tu punto de vista de una manera empática, comprensiva y que refleje tus necesidades. Podrías mencionar que sientes que tu aporte a este objetivo sería más sustancial si trabajaras de forma asíncrona, o podrías preguntar si alguien puede aclarar mejor tu papel en la reunión (si te cuesta entender por qué te piden estar ahí). Si abordas la situación con empatía y sin frustración ni agresividad, te responderán también con empatía.

3. Lluvia de ideas

Por último, una de las mejores formas de darle la vuelta a una reunión es aprovecharla como oportunidad para hacer una lluvia de ideas. Una vez que hayas compartido tus pensamientos y sentimientos sobre la naturaleza de la reunión, propón una nueva forma de pensar en el tema que se discute o una nueva forma de pensar en la reunión misma. Aunque el tema no sea el más fascinante, puedes explorar los matices de la discusión y encontrar maneras de ampliarla. Cualquier cosa puede volverse más interesante si usas un poco de ingenio y consideras nuevos problemas u obstáculos por resolver. La lluvia de ideas es de bajo riesgo, rápida y aumenta el flujo de energía en una sala cuando sientes que la reunión decae. También puedes aprovechar para generar ideas sobre cómo dirigir mejor las reuniones en el futuro. Crea algunas ideas para el acta constitutiva de tu equipo sobre qué califica como reunión o como correo, y esboza algunas reglas para el futuro, de modo que todos se sientan escuchados.

La conclusión

Es fácil llegar a una reunión que debió ser un correo y desconectarte mentalmente. Pero si intentas darle la vuelta por ti y por tu equipo, mostrarás liderazgo, ingenio y pasión por tu lugar de trabajo. Si creas una oportunidad para dialogar, conectar y reflexionar, todos saldrán de la reunión con la sensación de haber marcado la diferencia en la cultura de reuniones de tu equipo.