La guía definitiva para organizar reuniones en diferentes zonas horarias

Los equipos globales son una parte vital del futuro del trabajo: una tercera parte de las empresas encuestadas en el informe de SHRM, elaborado junto con Globalization Partners, tiene equipos en varios países. El informe señala que los equipos globales colaboran más y requieren menos mantenimiento que los equipos locales, pero suelen enfrentar un problema que los locales no tienen: reunirse en distintas zonas horarias.

Entre los departamentos que más suelen trabajar con equipos globales, recursos humanos y ventas encabezan la lista con 63 y 62 por ciento, respectivamente, seguidos de TI y operaciones (57 por ciento) y marketing (41 por ciento). De los encuestados, el 86 por ciento de los equipos globales se reúne al menos una vez por semana y tiene un 12 por ciento menos de probabilidades de reportar problemas con sus compañeros. Aun así, los equipos internacionales también indican que uno de sus mayores retos es gestionar las reuniones según las zonas horarias.

Reunirse en diferentes zonas horarias puede ser un dolor de cabeza, y si trabajas con un equipo global, quizá sientas que apoyarte en el correo electrónico o en las plataformas de mensajería es más manejable que reunirte por video. Muchos equipos dependen de la comunicación asíncrona y, según SHRM, la mayoría de los equipos globales usa el correo electrónico para transmitir información. Pero la relación humana y personal es una parte clave de la armonía de cualquier equipo. Y para dar lo mejor de ti y evitar el aislamiento entre áreas, tienes que conectar con tu equipo de más maneras que solo por texto.

Los equipos de EE. UU. usan la “regla de la primera hora de la tarde”

La mejor manera de organizar reuniones en distintas zonas horarias es empezar con una sola cosa: la regla de la primera hora de la tarde. Para los equipos de EE. UU. en particular, es una herramienta útil para planear reuniones, ya que encaja bien con las cuatro zonas horarias de los distintos estados: Este (EST), Centro (CST), Montaña (MST) y Pacífico (PST).

La regla es sencilla: programa tus reuniones a primera hora de la tarde, alrededor de la 1 p. m. o las 2 p. m. EST. Como muy temprano, en la costa oeste son las 10 a. m. o las 11 a. m. PST. A esa hora, tus colegas de la costa oeste ya estarán despiertos y listos para el día, tus compañeros del centro se estarán preparando para almorzar o terminando, y tu equipo de la costa este estará lleno de energía para la tarde. Al reunirse a primera hora de la tarde, nadie tiene que levantarse demasiado temprano ni quedarse hasta muy tarde, aunque la reunión sea con compañeros de costa a costa.

También puedes usar la regla de la primera hora de la tarde con equipos de Sudamérica, ya que muchos operan en zonas horarias similares a las de EE. UU. Algunos países, como Guatemala, Honduras, El Salvador, México y Nicaragua, usan CST, mientras que Cuba, Haití, Colombia, Ecuador, Panamá y Perú, entre otros, están en EST. Además, Venezuela y partes de Brasil también están en EST.

Encuéntrense a medio camino

Programar reuniones en distintas zonas horarias requiere flexibilidad y comunicación, sobre todo si eres una empresa de EE. UU. que se reúne con equipos en Europa. Si estás en la costa este, la mayoría de las grandes ciudades europeas van de cinco a siete horas adelante, con la hora del meridiano de Greenwich (GMT). Esto puede ser más difícil de planear que una reunión con dos horas de diferencia, ya que, en general, quienes están en la costa este tendrán que reservar sus mañanas para las reuniones con integrantes del equipo en Europa. Si intentas programar una reunión con colegas en África, recuerda que ellos también usan GMT, al igual que partes de Medio Oriente, como Arabia Saudita, Turquía, Yemen e Irán.

Quienes están en la costa oeste tendrán aún menos margen, ya que van de ocho a diez horas detrás de ciudades como Londres, París, Berlín o Praga. Si reservas de 8 a. m. a 10 a. m., tu colega europeo se conectará de 4 p. m. a 6 p. m. Y, por desgracia, hay poco margen de maniobra a menos que quieran reunirse fuera del horario laboral habitual.

Alternen mañanas y noches

Si trabajas con un equipo internacional repartido entre EE. UU., Europa, Asia y Australia, las cosas se complican todavía más. En la costa este, puede ser difícil reunirse con países que tienen de ocho a doce horas de diferencia, como Shanghái, Pekín, Nueva Delhi, Tokio o Sídney.

Por desgracia, no hay forma de evitarlo: te levantarás muy temprano o te quedarás trabajando hasta tarde para acomodar estas reuniones, y es probable que tus compañeros hagan lo mismo. A menos que seas una persona fiel a las mañanas y tu colega ya sea un noctámbulo, intenten alternar los horarios para que sea justo (por ejemplo, tú madrugas para una reunión y te quedas hasta tarde para otra).

Organiza tu agenda en torno a las reuniones globales

Si trabajas con un equipo global que necesita cierto nivel de contacto, sea síncrono o asíncrono, durante la semana, piensa de forma creativa en cómo resolver los problemas de gestión de zonas horarias.

Si planeas tener reuniones frecuentes con una gran diferencia horaria entre los integrantes del equipo, aprovecha la oportunidad de trabajar con flexibilidad. Habla con tu gerente o con tu equipo sobre trabajar de forma asíncrona ese día, en las horas que más sentido tengan según el contexto de la reunión. También puedes fijar uno o dos días de la semana laboral en los que todo el equipo planee estar en línea durante el mismo periodo de tres horas y, durante el resto del día, hacer trabajo individual que no requiera mucha comunicación en tiempo real.

Las herramientas lo son todo

Por último, no tienes que hacer todo el trabajo por tu cuenta si te reúnes en distintas zonas horarias, ya que hay muchos sitios web y aplicaciones útiles que pueden guiarte en el proceso de programación. Un calendario de Calendly se ajusta automáticamente a la zona horaria que indique la persona invitada. Microsoft Teams también ajusta las zonas horarias cuando envías una invitación a un participante. Si prefieres hacer los cálculos tú mismo, también hay muchos recursos gratuitos en línea, como World Meeting Planner o World Time Buddy. Los equipos globales son un sello distintivo de toda empresa internacional que funciona bien. Son grandes oportunidades de colaboración y de aprendizaje sobre cultura, inclusión y comunicación. Sin embargo, desde el punto de vista logístico, requieren un poco de trabajo, y las cosas pueden complicarse cuando planeas una reunión en distintas zonas horarias. Por suerte, una vez superados esos obstáculos, y cuando tu equipo global desarrolla un flujo de trabajo que beneficia a todos, el resultado casi siempre es una sinergia más fluida que mejora la productividad de todos.