Toma de decisiones en equipo: cómo aplicar las reglas de orden de Robert a las reuniones de trabajo

Es oficial. Las reuniones son ya la parte de la jornada laboral que menos le gusta a la mayoría. Pero con frecuencia son cruciales en el entorno de trabajo. Ya sea en persona, por teléfono o por videollamada, pueden ayudar a un equipo a conectar en torno a una misión compartida, una campaña o una actualización de la empresa. Elegir cuándo, dónde y cómo hacer las reuniones parece requerir habilidades especiales, y los últimos años han puesto en evidencia la cuestión de si realmente son necesarias. Para determinar la eficacia o la importancia de una reunión, conviene tener una estrategia. Aquí entran en escena las reglas de orden de Robert. Según RobertsRules.com, "Robert's Rules of Order es la guía más importante de Estados Unidos sobre procedimiento parlamentario. Lo usan más asociaciones profesionales, organizaciones fraternales y gobiernos locales que cualquier otra autoridad." Publicado por primera vez en 1876, este conjunto de reglas lleva el nombre del coronel Henry Martyn Robert, ingeniero militar del Ejército de Estados Unidos. Creó el esquema original después de que le pidieran dirigir una reunión en su iglesia. Baste decir que la reunión no salió bien. De la confusión y el desorden surgió este conjunto de reglas. (Después de todo, a toro pasado todo se ve claro.)

Como un hombre estructurado y con experiencia en procesos, creó una lista de ideales para dirigir reuniones públicas. Este conjunto de reglas ayuda a los grupos a recorrer el proceso de toma de decisiones de manera unificada. Las reglas de orden de Robert permiten que se escuche la opinión y la voz de todos. Crean una dinámica que satisface a la mayoría y permite avanzar en prácticamente cualquier asunto. Las reglas han sido adoptadas por muchas organizaciones formales y las usan juntas directivas en todo el mundo.

Entonces, ¿cómo puede aplicarse este conjunto de reglas, aparentemente rígido, a tu reunión de equipo de todos los días? ¿Cómo puedes crear un entorno que respete estas reglas, dado el panorama de trabajo híbrido en el que estamos inmersos?

Establece una moción

Sin importar si el asunto es grande o pequeño, la reunión que estás realizando tiene un motivo. Piensa en el motivo (o los motivos) de tu moción. Las mociones son planteamientos o temas que se presentan al grupo para su discusión. Ponen el asunto a debate, y la mayoría de las reuniones modernas las incluyen, aunque no sean tan formales como en un debate. Por ejemplo, si trabajas en marketing, puede que te reúnas para decidir cuál de tres propuestas a clientes avanzará como la primera de tu próxima campaña. Cada una de las tres propuestas se consideraría una moción propia.

Para que el equipo se mantenga en el tema y sea productivo, la mayoría de los puntos que surjan durante la reunión deberían entrar en una de las siguientes categorías de mociones.

Moción principal

Las mociones principales presentan un tema nuevo al equipo o al público.

Moción subsidiaria

Las mociones subsidiarias se presentan para cambiar o afectar la manera de tratar la moción principal. Si presentas una moción subsidiaria -- o una regla contextual para tu reunión en particular --, conviene votarla antes que la moción principal. En términos sencillos, es como el entremés antes del plato fuerte.

Moción privilegiada

Una moción privilegiada es un asunto importante que no está relacionado con los temas pendientes. Se puede plantear, pero con tacto. Con frecuencia las atendemos después de tratar el tema principal de la reunión.

Moción incidental

Si tienes dudas sobre cómo abordar la toma de decisiones en una reunión en particular, puedes plantear una moción incidental. Ayuda al grupo a aclarar cualquier pregunta que surja sobre el proceso de toma de decisiones y debe considerarse antes de discutir el asunto principal. (¡Haz preguntas pronto y con frecuencia!)

Moción para dejar sobre la mesa

Si hay tensión o quien dirige la reunión no considera necesario que todos estén en la llamada o en la oficina, se puede presentar una moción para dejar el asunto sobre la mesa. Esto elimina la moción original y no será necesario reprogramar la reunión.

Moción para posponer

Si el grupo no logra llegar a un acuerdo, hay desacuerdo entre las partes o se acabó el tiempo asignado a la reunión, cualquier participante puede plantear una moción para dejar la decisión pendiente. En la práctica, esto retrasa la reunión y le da al equipo más tiempo para trabajar el proceso.

En una oficina, es importante tener en cuenta el tiempo que puede llevar la decisión si presentas una moción para posponer. Piensa en nuevas fechas y horarios para reprogramar mientras el equipo sigue reunido, ya que quieres asegurarte de que el equipo cumpla los plazos que tiene con la empresa o con tus clientes.

Informa al equipo

Quien convocó la reunión suele saber más sobre el tema que los demás participantes. Si no hay material escrito ni ejemplos disponibles antes de que empiece la reunión, el líder o los líderes involucrados (por ejemplo, la persona a cargo del departamento que toma la decisión, los integrantes del equipo que dirigen la campaña, el director ejecutivo (CEO), etc.) deberán dar información sobre lo que significa la moción o el asunto para la empresa y cómo afectará a los integrantes del equipo de ahora en adelante. Es muy importante dar contexto sobre el asunto para que todos entren al proceso de toma de decisiones con el conocimiento que necesitan para avanzar.

Dirige la reunión

Hay seis maneras de avanzar en el proceso de toma de decisiones una vez que has llamado a la reunión al orden. (En una llamada de Zoom, el tiempo suele comenzar con las palabras pregrabadas: "Esta reunión se está grabando"). El proceso debería ser bastante sencillo y puede usarse sin problema en un ambiente informal o más formal.

Moción

Alguien en la reunión levanta la mano o comunica que quiere hablar con la persona que preside o dirige la reunión.

Apoyo

Otro integrante está de acuerdo con la moción y expresa sus ideas al equipo. En el cine y la televisión, se escucha literalmente a quien apoya decir: "Secundo la moción" o "Secundo eso".

Repetir la moción

Para que todos tengan claro el asunto en cuestión, quien dirige la reunión repite la moción.

Debate

Los asistentes pueden plantear sus ideas y preocupaciones, y debatir en esencia el tema original.

Votación

Quien dirige la reunión vuelve a repetir la moción y aclara cualquier tema o idea pendiente. Pide primero los votos a favor y los cuenta. Después pide los votos en contra del asunto.

Anuncio del resultado

Quienes convocaron la reunión anuncian formalmente los resultados y se asignan los siguientes pasos. Con frecuencia -- y en especial en el entorno laboral moderno -- los siguientes pasos se dan en reuniones individuales o de equipo después de tomar la decisión, o incluso se envían por correo o por un sistema de CRM como tareas para los integrantes del equipo.

Sí, las reglas de orden de Robert son bastante anticuadas -- se redactaron literalmente en el siglo XIX --, pero pueden ser muy útiles en muchas situaciones distintas. Considera usar parte de esta estructura y tomar notas de cómo te va la próxima vez que tengas que tomar una decisión, en especial en un entorno profesional. Sin duda hará maravillas para mejorar la moral y generar un mayor nivel de respeto dentro de la oficina.