9 hábitos que llevan a reuniones individuales sobresalientes

¿Te cuestan las reuniones individuales? No eres el único: el mayor desafío de los gerentes con las reuniones individuales es aportar valor a las personas que reportan a ellos, según un informe de Hypercontext. “Tener una agenda continua, pedir comentarios constructivos sobre tu estilo de gestión, tener conversaciones sobre el avance profesional, dar comentarios constructivos a tus reportes directos, hacerles saber que te importa su vida fuera del trabajo y hacer preguntas abiertas en lugar de cerradas son ejemplos de hábitos esenciales para tener reuniones individuales sobresalientes”, según la coach de desarrollo de liderazgo y consultora Tajan Renderos. Son muchas cosas en las que pensar a la vez, así que aquí tienes nueve hábitos prácticos para lograr reuniones individuales sobresalientes.

1. Ten una agenda para la reunión

“Llega con una agenda y asegúrate de que ambas partes estén preparadas para hablar del tema”, dice Kathryn Montbriand, exlíder de una empresa Fortune 500, jefa de gabinete y coach ejecutiva en Montbriand Services, LLC. Procura que tanto tú como la persona que te reporta puedan aportar a la agenda con anticipación, y que tengan suficiente contexto y tiempo para preparar una conversación productiva.

2. Mantén la constancia

Montbriand también recomienda tener tus reuniones individuales semanales más o menos el mismo día y a la misma hora. Un horario constante significa menos trabajo administrativo para todos, y además es importante para la confianza y la moral del equipo.

“Tener tiempo individual con un líder puede ser un gran acontecimiento, y es algo para lo que la gente se planifica y se prepara con anticipación. Los colaboradores guardan preguntas e ideas para su breve conversación contigo, así que trátala como la oportunidad especial que es”, afirma. “No cambies la reunión, no llegues tarde, no llegues a hablar de otra cosa ‘más importante’ que tengas en mente”.

3. Está presente por completo

También conviene que estés totalmente presente y atento. “Dedica toda tu atención a la conversación: silencia las notificaciones, apaga el correo electrónico y cierra la laptop si están en persona”, añade Montbriand. “No permitas interrupciones, a menos que sea una verdadera emergencia. He notado que los Apple Watch o dispositivos similares captan la atención de alguien con cada notificación durante al menos unos segundos. Es probable que quien lo lleva ni lo note, pero para la otra persona puede resultar molesto que la conversación se detenga y se reanude mientras su interlocutor entra y sale”.

4. Respeta los tiempos de la reunión

Respetar los tiempos de la reunión también es importante: empieza y termina a la hora. No des por hecho que la otra persona puede pasarse del tiempo y seguir hablando cuando la reunión está por terminar, dice Montbriand: “Esto puede ser muy estresante si hay que llegar a la siguiente conversación”.

5. No vayas directo al trabajo

Aunque muchos de los mejores hábitos para las reuniones individuales tienen que ver con cómo manejas el trabajo, no conviene que todo sea trabajo, todo el tiempo. “Empieza las reuniones con un poco de conexión personal. Entrar de golpe en lo ‘importante’ de la conversación puede ser brusco, sobre todo si vienes de otra reunión. Dedicar uno o dos minutos a saludarse como personas y a reiniciarse le da a tu cerebro la oportunidad de prepararse para el siguiente gran tema”, según Montbriand.

Renderos dice que convertir las reuniones individuales estrictamente en reuniones de trabajo es un error común; en su lugar, concéntrate en preguntar sinceramente cómo está la otra persona y en crear una oportunidad para generar confianza y fortalecer la relación.

6. Da comentarios específicos

Los comentarios también son una parte importante de las reuniones individuales. “Recibir comentarios específicos y sinceros hace que las personas se sientan satisfechas con su trabajo. Lo respalda un estudio reciente de Gallup que descubrió que los empleados que recibieron comentarios detallados y constructivos tuvieron una tasa de rotación 14,9 % menor que quienes no recibieron más comentarios que los relacionados con sus tareas diarias”, según Roberta Moore, coach EQ-i y autora de “Emotion at Work: Unleashing the Secret Power of Emotional Intelligence”. Esto es especialmente importante en entornos de trabajo remoto e híbrido, donde “implementar prácticas estructuradas de comentarios para dar retroalimentación significativa y eficaz, tanto de reconocimiento como de desarrollo y de evaluación, es aún más crítico que en entornos presenciales”, según Moore. “Esto significa programar esas reuniones individuales con tus reportes directos, aumentar su frecuencia y no cancelarlas cuando surjan otras demandas de trabajo. Darles prioridad les indica a los empleados que ellos son una prioridad para ti”, afirma.

Si tienes que dar comentarios negativos, asegúrate de transmitir tu mensaje con sensibilidad. Para ser diplomático y eficaz, Moore recomienda preguntar la perspectiva de la persona sobre su trabajo, reconocer lo que hizo bien, asegurarte de que sepa que cuenta con tu respaldo y comprobar que entienda las conclusiones clave de los comentarios.

7. Pide comentarios constructivos

Los comentarios deben ir en ambos sentidos. “Preguntas al estilo de coaching como ‘¿Cómo sería un mejor apoyo de mi parte?’ crean una forma de pedir comentarios constructivos a tus reportes directos sin que se sientan incómodos”, dice Renderos.

8. Habla del desarrollo profesional

Otro hábito para lograr reuniones individuales sobresalientes es priorizar el desarrollo profesional de tu equipo. “Conviene tener conversaciones sobre el avance profesional con tus reportes directos, y luego hacer todo lo que esté a tu alcance para que cualquier gestión que se necesite para los cambios de puesto o de equipo pase a ser tu responsabilidad, y crear una estrategia y un plan de trabajo para ello”, añade Renderos. En otras palabras, demuestra que te importa y respalda tus palabras con acciones.

9. Programa con inteligencia

Por último, no subestimes el sencillo hábito de programar tus reuniones individuales de forma estratégica. “Si tienes reuniones seguidas, intenta ajustar la hora de inicio para que sea cinco minutos después de la hora en punto o de la media hora. Eso te dará la oportunidad de ponerte de pie, tomar un vaso de agua y hacer una mini pausa entre conversaciones. Es más eficaz que intentar terminar antes, porque las reuniones nunca parecen acabar antes de tiempo”, según Montbriand.

También sugiere programar tus reuniones individuales cuando tu energía sea la más adecuada, para poder dar a tu equipo el espacio que merece: “Si las mañanas se van en resolver problemas de producción, programa las conversaciones individuales por la tarde, cuando tu día es más tranquilo y puedes estar presente. Si los viernes son los días en que tienes más tiempo para pensar, programa ese día las conversaciones de desarrollo, cuando sabes que tu mente estará despejada y estarás listo para ayudar a crecer a tu equipo. "