4 plantillas de agenda de reunión para reuniones de equipo de calidad

Tienes una semana muy ocupada por delante, estás a punto de sentarte a sacar tus entregables y ves que una invitación a una reunión aparece al inicio de tu bandeja de entrada. Sientes una punzada de angustia al pensar en sumar una reunión más a tu lista de pendientes, así que le echas un vistazo: quizá no necesites asistir, según el tema.

Pero la reunión no tiene agenda. Frustrante, ¿verdad? Evita hacerles lo mismo a los demás asegurándote de que todas las reuniones que organices tengan un plan. Hive Notes es el recurso perfecto para crear plantillas de agenda de reunión que puedes combinar según tus necesidades. Está integrado directamente en la plataforma de gestión de proyectos de Hive y funciona como una aplicación para tomar notas, pero con más organización y colaboración.

Por ejemplo, puedes asignar acciones directamente en tus notas para dar seguimiento a los próximos pasos que se acuerden en una reunión. Y puedes vincular notas a proyectos, así que, si tienes cinco reuniones distintas sobre el mismo cliente, tendrás un registro de tus agendas y de la información importante que se agregó en un lugar fácil de encontrar. Ten en cuenta que puedes adjuntar una nota a cualquier reunión de tu calendario, compartirla con los asistentes e incluso enviarla por correo como seguimiento a participantes externos que no usan Hive. Es una experiencia de reuniones totalmente nueva.

¿Listo para crear una agenda de reunión e impulsar tu productividad? Aquí tienes cuatro plantillas de agenda de reunión que ya encontrarás en Hive Notes o que puedes crear tú mismo. Con estas plantillas, estarás un paso más cerca de tener las mejores reuniones de equipo hasta ahora.

1. Reunión 1:1 recurrente

Si gestionas personas, probablemente sabes lo importante que es tener seguimientos regulares. Para aprovechar al máximo ese valioso tiempo individual, lleva notas de reunión recurrentes. Te conviene que la conversación sea de ida y vuelta para animar a tu colaborador a compartir también sus comentarios contigo. ???? Bono: ¡Esta es una de las plantillas precargadas en Hive Notes! Si usas otra herramienta para tomar notas de reunión, sigue los pasos a continuación para crear esta plantilla por tu cuenta.

Crea dos listas: una con los puntos que quieres tratar y otra con los puntos que quiere tratar tu colaborador. Usa las listas para guiar la conversación. Al final de cada reunión, marca en la lista los puntos que ya trataron y asigna las acciones que surgieron en la conversación a ti o a tu colaborador, en la lista que corresponda.

2. Reunión de equipo

Las reuniones de equipo pueden salirse de control rápidamente, sobre todo cuando participan varias personas. Estructurar la reunión con anticipación y mantener el enfoque es clave, así que usa una agenda detallada con puntos a tratar y cronogramas para no perder el rumbo.

Crea una agenda basada en los temas que deben tratarse, en orden. Enumera cada tema junto con el tiempo que se dedicará a discutirlo. Asigna puntos a los miembros del equipo etiquetándolos junto a la descripción del tema y el tiempo asignado. Comparte la nota con anticipación al enviar la invitación a la reunión de equipo y designa a una persona para tomar notas.

Durante la reunión, quien toma las notas puede agregar información a la nota y asignar acciones a medida que surjan en la conversación.

3. Inicio de proyecto

Una reunión de inicio de proyecto marca el tono de todo el proyecto. Asegúrate de que la tuya esté bien organizada, involucrando a las personas adecuadas y compartiendo con ellas la información correcta.

???? Bono: ¡Esta es una de las plantillas precargadas en Hive Notes! Si usas otra herramienta para tomar notas de reunión, sigue los pasos a continuación para crear esta plantilla por tu cuenta.

Crea una lista de contactos de las partes interesadas del proyecto (o invítalas a la reunión si usas Hive Notes) al comienzo de tu nota. Debajo, enumera la agenda de la reunión:

• Resumen del proyecto

• Público objetivo

• Riesgos y oportunidades

• Competidores

• Conclusión

Asocia la documentación o las tareas relevantes a cada sección. Por ejemplo, si quieres mostrarle a tu equipo gráficos con datos de estudios de mercado, vincúlalos en la sección de público objetivo. Etiqueta a las personas en las acciones de la sección de roles y responsabilidades, como asignarle a tu gerente de proyecto la tarea de crear una hoja de ruta del proyecto. Por último, asegúrate de incluir en la conclusión la fecha y la hora de tu próxima reunión.

4. Lluvia de ideas

Hacer una lluvia de ideas sin preparación es una oportunidad perdida. Dale a los participantes de la lluvia de ideas la oportunidad de ser creativos con una agenda que invite a la reflexión y que luego puedas usar para registrar tus ideas en tiempo real durante la sesión. Explica el objetivo de tu lluvia de ideas al comienzo de la nota. Debajo, enumera preguntas que ayuden a los participantes a reflexionar con anticipación. Puedes dividir las preguntas en subcategorías. Por ejemplo, si tu objetivo es generar ideas para hacer crecer tu lista de correo, puedes crear una categoría de preguntas sobre ideas de alianzas y otra sobre ideas de contenido. Durante la reunión, pide a los participantes que comenten las preguntas en tiempo real y que anoten sus respuestas debajo de cada una.