9 consejos para dirigir mejores reuniones virtuales

Es difícil imaginar una época en la que las reuniones virtuales no formaran parte de nuestra jornada laboral. De hecho, cuando encuestamos a más de 300 personas a finales de 2020 sobre su experiencia con el trabajo remoto hasta ese momento, el 91 % de las personas dijo que usa herramientas de videoconferencia en el trabajo, un porcentaje mucho más alto que cualquier otra categoría de herramientas de trabajo remoto.  Aunque las reuniones de Zoom han invadido nuestros calendarios, la mayoría de las personas todavía busca formas de mejorar cómo dirige sus reuniones virtuales. Y en un mundo con innumerables artículos sobre la fatiga de Zoom, se pone aún más énfasis en lograr que las reuniones sean productivas y en optimizar la eficiencia. No hay nada peor que perder el tiempo en una reunión mal dirigida.  En este artículo presentamos las mejores prácticas que te ayudarán a dirigir una reunión virtual eficaz. Quizá no necesites todas, pero puedes usar esta guía como referencia general para dirigir reuniones virtuales que todos disfruten de verdad. Así que aquí tienes: ya estás en camino de tener tus mejores reuniones virtuales.

1. Define el objetivo de tu reunión.

Ya sea que dirijas una reunión sobre tu propio proyecto o sobre otra iniciativa, es importante entender el propósito de la reunión y fijar un objetivo alineado con ese propósito. Conviene considerar el contexto de la reunión dentro del proyecto en general: ¿qué hay que hacer para avanzar al siguiente paso?  Cuando defines un objetivo antes de que empiece la reunión, tienes una guía para todas las etapas de preparación. Según lo que quieras lograr en la reunión, podrás decidir mejor a quién invitar, qué temas tratar, cuánto tiempo necesitas y qué información debes llevarte. 

2. Elige tus herramientas para reuniones virtuales.

Hay muchas herramientas para reuniones en el mercado que te permiten dirigir las reuniones virtuales con más fluidez en cada paso. No sabemos cómo funcionábamos antes de usar Hive Notes para reuniones: ha cambiado las reglas del juego. Pero, según cómo planees dirigir tu reunión virtual, te conviene elegir una herramienta de reuniones en línea con ciertas funciones e integraciones. Entonces, ¿qué tipos de herramientas para reuniones necesitas? Las herramientas de programación ayudan a alinear calendarios y encontrar disponibilidad, mientras que las de videoconferencia son las plataformas que alojan la reunión y conectan a todos en una «sala» en línea. Dedica tiempo a investigar estas herramientas y a familiarizarte con ellas antes de usarlas: nunca sabes cuándo será necesario resolver algún problema.  Para entender mejor qué herramientas pueden ayudarte a dirigir tus reuniones virtuales, hazte estas preguntas:

• ¿A qué plataforma de videoconferencia tendrán acceso todos? Que tú uses Zoom, Teams u otras alternativas populares a Zoom para videoconferencias no significa que los demás también lo hagan. Si en tu reunión participan personas internas y externas, conviene verificar de antemano que puedan acceder a la plataforma que usas. La mayoría de las herramientas tienen pruebas gratuitas o admiten participantes externos, pero nunca está de más comprobarlo. 

• ¿Necesito ayuda para programar? Si es así, quizá quieras buscar una aplicación para programar reuniones. Si ya usas Google Calendar para enviar invitaciones, por suerte incluye funciones de programación para ver cuándo están disponibles todos los invitados. Si buscas una herramienta que permita a otros reservar tiempo en tu calendario, prueba Calendly.

• ¿Quiero que todos colaboren durante la reunión? Según el formato y el propósito de la reunión, puede que prefieras una plataforma que permita colaborar a todos. Hive Notes es una gran herramienta para reuniones con colaboración en tiempo real, ya que permite que todos editen y aporten a la nota al mismo tiempo. Aporta ideas y toma notas de la reunión con texto enriquecido, imágenes y GIF. 

• ¿Necesito presentar diapositivas, compartir mi pantalla o mostrar información?  Si es así, asegúrate de que tu plataforma de videoconferencia permita compartir pantalla o se integre con tu software de presentaciones. También puedes incluir imágenes, gráficos o diagramas en una nota compartida de Hive Notes, y luego compartir la nota en la pantalla de Zoom, para una presentación interactiva que mantenga a todos involucrados.

• ¿Cómo asignaremos los próximos pasos? ¿Darás seguimiento por correo electrónico? O quizá ya usas una herramienta de tareas o de gestión de proyectos para asignar acciones y seguir el avance. Hive Notes también es excelente para asignar próximos pasos en las reuniones. Con Hive Notes, puedes convertir cualquier punto de conversación en un elemento de acción y asignar los próximos pasos directamente en la nota. Cuando llegue la siguiente reunión, solo tienes que volver a la nota para ver qué se ha hecho y qué no.

3. Crea una agenda para la reunión y compártela con anticipación.

En el estudio de Doodle sobre 19 millones de reuniones, el 43 % de las personas dijo que las reuniones mal organizadas les impiden tener tiempo suficiente para el resto de su trabajo, mientras que el 38 % afirma que la falta de organización les hace perder el enfoque en los proyectos.  Las agendas de reunión son una de las mejores formas de mantener a todos organizados y en la misma página. No deberías omitirlas solo porque las reuniones de Zoom no son presenciales. De hecho, las agendas pueden ser aún más importantes en las reuniones virtuales. Si lo piensas, mantener a todos alineados es todavía más crucial con equipos distribuidos. Gracias a la nueva tecnología para reuniones, puedes despedirte de las agendas estáticas y obsoletas. Con Hive Notes para Zoom, puedes crear una agenda fácilmente, vincularla a una reunión existente y compartirla con todos los participantes con anticipación. Durante la reunión, todos los participantes pueden escribir y añadir ideas a la agenda en tiempo real mientras avanzan por los temas y toman acción en cada punto. También puedes asignar elementos de acción a los participantes y compartir las notas con quien no haya podido asistir: es la mejor manera de asegurarte de que todos salgan con próximos pasos claros y de que nada se pierda. Lo mejor es que esta aplicación de Zoom lleva Hive Notes directamente a la ventana de tu reunión, así que no necesitas hacer malabares con varias pestañas mientras tomas notas. Es una experiencia de reunión virtual totalmente nueva, y es gratis, para siempre. Solo descarga la aplicación Hive Notes en Zoom Marketplace para usarla en tu próxima reunión virtual.

4. Envía un recordatorio.

Todos hemos pasado por esto. Una invitación de calendario queda enterrada en tu bandeja de entrada, olvidas hacer clic en «sí» para aceptar una invitación o simplemente te distraes con otras tareas. A medida que las personas se acostumbran al trabajo remoto y aprenden a mantenerse organizadas en un mundo totalmente en línea, enviar recordatorios de reunión es más importante que nunca.  Para asegurarte de que los asistentes no se pierdan tu reunión virtual, envía un correo de seguimiento 30 minutos o una hora antes de que empiece. También puedes hacerlo de manera informal por Slack u otra plataforma de mensajería si ahí se comunican.  Además, revisa si tu herramienta de reuniones tiene un sistema de recordatorios o notificaciones integrado. Por ejemplo, cuando usas Hive Notes para reuniones, todos los participantes reciben una notificación 10 minutos antes de que empiece la reunión, que les invita a abrir Zoom o a tomar notas. Un recordatorio que lo pone más fácil que nunca.

5. Crea un ambiente positivo.

Las reuniones virtuales no tienen por qué ser incómodas. De hecho, pueden ayudar a nivelar el terreno y dar a todos la oportunidad de participar. Es muy fácil sentirse intimidado en una sala de juntas llena de gente, pero con todos detrás de una pantalla se reduce parte de la tensión y el nerviosismo de presentar ideas a personas que nunca has visto. Por eso, como líder u organizador, te corresponde marcar el tono de la reunión virtual y hacer que todos se sientan cómodos. Una forma de lograrlo son los rompehielos virtuales, que ayudan a disipar el silencio incómodo del comienzo y casi siempre provocan un par de risas. Por supuesto, no es necesario si estás en una reunión 1:1 o con tu equipo interno, donde todos se conocen. Pero si quieres construir mejores relaciones y fomentar la cultura de equipo, considera programar una actividad virtual de integración de equipo para variar tus reuniones habituales. Hacer una pausa para centrarte en la conexión del equipo se traducirá, a la larga, en mayor productividad.

6. Da toda tu atención.

Igual que en una reunión presencial, evita comer y revisar tu teléfono durante la reunión. Si es posible, mantén tu cámara encendida y anima a los demás a hacer lo mismo. No hay nada peor que dirigir una reunión en la que no puedes ver las reacciones de los demás. Si no puedes encender tu cámara, intenta participar con el orador usando reacciones y emojis. Asegúrate de tener el micrófono apagado para no distraer ni interrumpir a quien habla. Si tienes dudas sobre la etiqueta en las reuniones, habla con tus compañeros sobre sus preferencias de cámara encendida o apagada. Si eres el anfitrión, deja tiempo para las preguntas y la interacción de los demás. Si eres participante y tienes una pregunta, usa el chat en lugar de interrumpir al orador, a menos que el anfitrión indique otra cosa.

7. Aclara los próximos pasos antes de que termine la reunión.

Todos conocemos el correo de seguimiento posterior a la reunión, en el que el líder resume lo que se habló y detalla los próximos pasos. En teoría es genial, pero ¿con qué frecuencia se olvida enviarlo? ¿Y qué pasa con las horas (o días) entre el final de la reunión y el envío del seguimiento? Ese intervalo deja espacio para malentendidos y también frena la productividad.  Por eso es importante aclarar los próximos pasos y definir responsabilidades antes de que la reunión termine. Con Hive Notes para reuniones, puedes asignar los próximos pasos directamente desde la nota compartida de la reunión. Hive Notes te permite asignar acciones a participantes internos y externos, fijar fechas de entrega para las tareas y dar seguimiento al avance incluso después de que termine la reunión.   Todo esto se hace en la misma nota que usas para tu reunión, así que todos (literalmente) siguen en la misma página. No esperes a que termine la reunión para empezar a trabajar en tus proyectos. Asigna los próximos pasos sobre la marcha, así todos saldrán de la reunión virtual sabiendo exactamente qué deben hacer y para cuándo. 

8. Da seguimiento después de la reunión.

Tu equipo salió de la reunión y ahora toca dar seguimiento para asegurar que todos estén alineados. Si hablaron de los siguientes pasos antes de que terminara la llamada, tu correo de seguimiento debe ser claro, breve y directo. Usa un asunto directo, de preferencia con una llamada a la acción. Si hace falta, ofrece algo de contexto y señala tareas y responsabilidades específicas. La etiqueta del correo electrónico puede ayudarte mucho a mejorar tu comunicación con un equipo remoto y a llegar más lejos en tu carrera.

9. Mejora la participación con elementos interactivos.

A veces las reuniones virtuales tienen menos participación por la falta de presencia física y por las mayores oportunidades de distracción. Puede ser útil incorporar elementos interactivos para fomentar la participación y asegurar la eficacia de la reunión. Puedes incluir, por ejemplo: encuestas, sesiones de preguntas y respuestas, salas para grupos pequeños o pizarras virtuales para lluvias de ideas. ¡Y lo mejor es que encontrarás la mayoría de estas herramientas en Hive! Los elementos interactivos no solo estimulan la participación, sino que también te ayudan a obtener ideas valiosas de tu equipo. Promueve el diálogo abierto y pide opiniones durante tu reunión para asegurarte de que se escuche la voz de todos. Invitar a tu equipo a participar puede mejorar mucho los resultados de tus reuniones virtuales y la satisfacción general del equipo. Recuerda que la clave de una reunión exitosa no está solo en las herramientas y la tecnología, sino también en cultivar un ambiente inclusivo y colaborativo para todos los participantes. Con estas estrategias, seguro mejorarás la participación y la productividad en tus reuniones virtuales. Esperamos que estos consejos te ayuden a dirigir tus mejores reuniones virtuales. ¿Tienes otras mejores prácticas que debamos añadir a este artículo? Cuéntanos tus consejos para reuniones virtuales en los comentarios. ¡Nos encantaría saber de ti! Mientras tanto, conoce Hive Notes para reuniones y empieza totalmente gratis.