Por qué todo equipo necesita a un coordinador de proyectos de su lado

¿Crees que un coordinador de proyectos suena a un puesto superfluo, un simple “extra”? Piénsalo de nuevo: una vez que contrates a uno o se lo asignes a tu equipo, no querrás volver a trabajar sin él. Un coordinador de proyectos conoce a fondo los detalles de un proyecto. Participa en los pormenores diarios de hacer avanzar el proyecto de maneras que los integrantes con un alcance limitado o los gerentes de proyecto de alto nivel no pueden.

Gerente de proyecto frente a coordinador de proyectos

Si te preguntas cuál es la diferencia entre un gerente de proyecto y un coordinador de proyectos, todo está en el alcance de su trabajo.

Los gerentes de proyecto son responsables del éxito general de un proyecto. Pueden definir objetivos y crear procesos operativos de alto nivel para garantizar que el proyecto se ejecute sin contratiempos.

El coordinador de proyectos apoya al gerente de proyecto en esa ejecución, desde organizar y gestionar tareas administrativas hasta mantener abiertos los canales de comunicación entre las distintas partes interesadas del proyecto. Se asegura de que todo marche bien y atiende los problemas a medida que surgen. Puede transmitir información entre el equipo y el gerente de proyecto, mientras que el gerente de proyecto informa directamente a las partes interesadas de mayor rango o a los clientes.

El trabajo del coordinador de proyectos complementa el rol del gerente de proyecto, y viceversa. No son lo mismo.

Beneficios de contar con un coordinador de proyectos

Según Travis Lindemoen, director general de la empresa de reclutamiento de TI Nexus IT Group, con 15 años de experiencia en reclutamiento y consultoría de carrera, hay tres beneficios principales de tener un coordinador de proyectos en tu equipo: mejores flujos de trabajo, una gestión del presupuesto más eficaz y un mejor flujo de información.

1. Mejores flujos de trabajo

“Normalmente, el gerente de proyecto define e implementa los flujos de trabajo al inicio de un proyecto. Él decide qué herramientas se usarán, cuánto tiempo tomará completarlo y quién es responsable de cada paso del flujo de trabajo”, explica.

“Los coordinadores de proyectos, en cambio, se encargan de asegurar que todo salga según lo planeado una vez terminado el trabajo inicial. Antes de llevarle un problema al gerente de proyecto, el coordinador intentará encontrar una solución si una herramienta está dando problemas o si un equipo no cumple los plazos.”

Así, un coordinador de proyectos le facilita el trabajo al gerente de proyecto, pero también al resto del equipo, ya que no tendrán que resolver por su cuenta los problemas del flujo de trabajo y podrán simplemente avisarle al coordinador. El coordinador conoce la realidad diaria de la ejecución de un proyecto y también puede recomendarle al gerente de proyecto ajustes y mejoras en el flujo de trabajo.

2. Mejor gestión del presupuesto

Una mejor gestión del presupuesto es otra razón por la que todo equipo necesita un coordinador de proyectos. Se le puede encargar vigilar el presupuesto y administrar los recursos.

“Para ahorrar dinero, supervisará los gastos y buscará dónde se puede ahorrar, para destinar ese dinero a otros fines”, dice Lindemoen.

Así, el gerente de proyecto puede concentrarse en tomar decisiones de más alto nivel sobre el presupuesto sin preocuparse por el desglose detallado de los gastos. Y el equipo se siente más responsable con el presupuesto al saber que el coordinador de proyectos se encarga de darle seguimiento.

3. Información y documentación

Por último, trabajar con un coordinador de proyectos permite a tu equipo no solo comunicarse mejor, sino también contar con una documentación adecuada, una práctica que a menudo se deja de lado por falta de recursos.

“Habrá una avalancha, literal y figurada, de documentación en cada proyecto. Documentos como resúmenes de diseño e informes de estado, además de documentos de apoyo”, dice Lindemoen. Según él, también hay que tener en cuenta todos los mensajes que se intercambian dentro de los equipos y entre ellos. Si algo sucede, tendrás que localizarlos, así que conviene estar organizado.

“Cuando un gerente de proyecto necesita localizar un documento o un correo específico, el coordinador de proyectos es quien se encarga de hacerlo. La tarea de encontrar una forma eficaz de reunir y organizar todos los documentos y la correspondencia del proyecto suele recaer en el coordinador de proyectos”, añade.

Desde organizar unidades de Google Drive hasta crear prácticas de reporte, un coordinador de proyectos puede desempeñar un papel crucial para mantener a tu equipo informado y al día, y a la vez dar a todas las partes interesadas del proyecto acceso fácil a los recursos importantes que puedan necesitar para trabajar con eficacia.

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