7 formas de mejorar la comunicación en equipos remotos

Dominar la comunicación en equipos remotos no es fácil. Los miembros del equipo se esfuerzan por descubrir cómo colaborar sin la comodidad de estar presentes en el mismo lugar y al mismo tiempo. Según el informe State of Remote Work 2020 de Buffer, el 20 % de los trabajadores remotos tiene dificultades con la colaboración y la comunicación.  Problemas como los malentendidos, las dificultades para coordinar horarios y las reuniones en línea poco eficaces afectan la comunicación del equipo remoto. Estos problemas también reducen la productividad del equipo y pueden causar conflictos. Pero la buena noticia es que, con las estrategias adecuadas, tu equipo remoto puede mejorar su forma de trabajar y comunicarse.  La comunicación impulsa la productividad del equipo, y la falta de ella puede obstaculizar la colaboración y paralizar el trabajo. Entonces, ¿qué puedes hacer para evitarlo? En su libro Work From Anywhere: A Handbook on Working Remotely—Successfully—for Individuals, Teams, and Managers, las autoras Kristen Janene-Nelson y Lisette Sutherland explican que, para comunicarse con eficacia, los equipos remotos deben hacer un esfuerzo constante e intencional.

Consejos para la comunicación en equipos remotos

Cada equipo tiene un estilo de comunicación propio, así que es importante explorar distintas herramientas y procesos para determinar qué beneficiará más a tu equipo y logrará la comunicación remota más fluida. Sigue leyendo para conocer 7 formas distintas de ayudar a tu equipo remoto a comunicarse con mayor eficacia. 

1. Usa las mejores herramientas 

Si la comunicación en un equipo remoto fuera una casa, las herramientas serían sus cimientos. Sin tecnología, sería imposible colaborar desde lugares distintos y en momentos distintos. Las herramientas ofrecen plataformas para compartir archivos, gestionar proyectos y mantener conversaciones. Aumentan la productividad del equipo, dan visibilidad y hacen posible la colaboración. Hay muchas opciones para elegir, pero las herramientas más esenciales para el trabajo remoto se agrupan en las siguientes categorías:

• Herramientas de gestión de proyectos: elegir la mejor herramienta de gestión de proyectos puede ayudar a tu equipo a llevar el ritmo de los proyectos, dar seguimiento al progreso y compartir información. Hive es una gran plataforma para equipos de todos los tamaños y favorece la comunicación más eficaz en equipos remotos

• Software de videoconferencias: usa Zoom para hacer videollamadas y colaborar en tiempo real.

• Aplicaciones de comunicación en equipo: todo equipo necesita una aplicación de chat, como Slack, donde se desarrollen las conversaciones y se comparta la información importante. Mejor aún si puedes conectar tu Slack con Hive. También conviene considerar una VPN gratuita o de pago por motivos de seguridad, sobre todo si trabajas de forma remota fuera de casa.

• Herramientas para compartir archivos: sincroniza y comparte archivos de forma segura con aplicaciones de almacenamiento en la nube como Google Drive, Dropbox o Studocu.

• Aplicaciones de grabación de pantalla: aplicaciones como Screenpal, Loom, alternativas a Loom y CloudApp te permiten grabar tu pantalla mientras compartes conocimientos, explicas problemas y das indicaciones. 

2. Establece pautas de comunicación

Es un error suponer que, una vez que tu equipo tiene las herramientas adecuadas, todo lo demás encajará solo. La comunicación eficaz en los equipos remotos no surge de forma espontánea.  Es necesario establecer pautas o reglas que guíen cómo usas las herramientas y cómo trabajas en general. Esto ayuda a todo tu equipo a evitar errores comunes como comunicarse en silos, incluir a todos en una conversación que era para una sola persona y tardar en responder. Las pautas que definas deben determinar cómo, cuándo y dónde se comunican las personas. Al crear las reglas, ten en cuenta también las diferencias de zonas horarias y de horarios. Algunas pautas importantes que conviene especificar desde el principio son:

• ¿Cuál es el plazo estándar para dar respuestas y completar tareas?

• ¿Cuáles son los canales de comunicación establecidos para cada tipo de información? ¿Tienes un software específico para la comunicación con clientes y otro para la comunicación interna del equipo?

• ¿Qué tipos de comunicación deben ser sincrónicos y cuáles asincrónicos? 

• ¿En qué canales o servicios necesitas invertir? ¿Necesitas planes de telefonía local o una herramienta de videoconferencias?

Es más fácil trabajar juntos cuando todos coinciden en el comportamiento esperado. 

3. Reduce la comunicación sincrónica 

Las videollamadas suelen usarse para reemplazar las reuniones presenciales. Esto se debe a que las videollamadas transmiten mejor las señales verbales y no verbales que se necesitan para una comunicación remota eficaz.  Pero como cada vez más personas sufren fatiga por Zoom, es necesario reducir las videollamadas constantes. Además, en los equipos distribuidos, la comunicación sincrónica es limitante. Es difícil colaborar con personas en distintas zonas horarias y con horarios diferentes. Para resolverlo, los equipos remotos deben reducir la comunicación en tiempo real y aumentar la comunicación asincrónica. Las herramientas de texto a video pueden ser un recurso valioso en este sentido. Al convertir texto en video, los equipos pueden comunicar sus ideas de una forma más atractiva y visual, sin necesidad de una videoconferencia en tiempo real.  La comunicación sincrónica no debe eliminarse por completo, porque sigue teniendo su lugar en el trabajo remoto, pero un equilibrio saludable entre ambos métodos de comunicación remota dará resultados extraordinarios a tu equipo.  

4. Haz mejores reuniones en línea 

Para la mayoría de las personas, trabajar desde casa es genial, hasta que tienen que asistir a una reunión. Las reuniones en línea resultan molestas por cómo se llevan a cabo. A diferencia de las reuniones presenciales, las virtuales deben ser más breves, más deliberadas y orientadas a resultados.  Amber Naslund, consultora de contenido en Linkedin, ofrece este consejo para dirigir reuniones remotas eficaces: «...en un mundo virtual, las reuniones son un mecanismo necesario y, cuando se hacen bien, pueden ser valiosas, útiles y una gran manera de conectar con las personas. Pero ahora más que nunca debemos ser considerados al pedir tiempo a otras personas, y tenemos que actuar con empatía, comprensión y expectativas razonables sobre lo que cualquiera puede meter en una jornada de trabajo, aunque no tenga que desplazarse a una oficina o al lugar de un cliente». Respeta el tiempo de todos e intenta reducir las reuniones innecesarias. Una pregunta conocida, pero que a menudo se olvida, es: «¿Esta reunión podría ser un correo?». Si es así, cancela la reunión y ahorra tiempo a todos. Si esa reunión de Zoom sí debe realizarse, envía antes una agenda a los asistentes que necesitan estar presentes. Recopila de antemano inquietudes y sugerencias para que se escuche cada opinión y, luego, resuelve lo que se pueda antes de entrar a la reunión. Puedes usar una aplicación para tomar notas como Hive Notes para crear y compartir agendas, además de colaborar en las notas de la reunión en tiempo real.   Tomar notas de las reuniones es otra gran manera de mejorar la comunicación del equipo remoto. Cuando usas una herramienta de notas en línea  como Hive Notes, todos están en la misma página y se van con próximos pasos claros.  Reducir la duración de las reuniones y centrarse en los temas importantes es la mejor manera de comunicarse con los empleados remotos. Las reuniones individuales deben incluir solo la información que hace falta transmitir. Si otras personas necesitan conocer la conversación, envíales un mensaje. 

5. Trabaja en voz alta

Kristen Janene-Nelson y Lisette Sutherland describen trabajar en voz alta como el acto de hacer visible el trabajo para los demás, a fin de mantener a los miembros del equipo remoto al tanto del progreso de cada uno. Pero, a diferencia de una oficina física, no podemos vernos ocupados haciendo el trabajo. Por eso es fácil concluir que no se está avanzando.  Hablar de tu trabajo y actualizar activamente a tus compañeros sobre tu progreso aumenta la visibilidad y la confianza. Usa una herramienta de gestión de proyectos para estar al tanto del trabajo de los demás. Lo mejor de trabajar en voz alta es que reduce la necesidad de reuniones.  Una gran manera de «trabajar en voz alta» es usar una herramienta de gestión de proyectos como Hive. Cuando colaboras y te comunicas en la misma herramienta donde gestionas proyectos y campañas, es fácil ver dónde se están haciendo cambios y avances. Si te preguntas qué están haciendo tus compañeros, considera una herramienta de gestión de proyectos que impulse a tu equipo y aumente la claridad.

6. Mantén conversaciones abiertas

La comunicación en los equipos remotos suele darse en silos (correos y mensajes privados). En una oficina, las conversaciones se escuchan con facilidad y las personas intervienen para ofrecer sugerencias útiles.  Las conversaciones abiertas sustituyen esos intercambios. Las conversaciones abiertas en línea deben realizarse en un canal dedicado de la herramienta de comunicación de tu equipo, como Hive o Slack. Si te sientes ambicioso y quieres personalización total, también puedes crear una aplicación para gestionar con mayor eficacia la comunicación con los miembros de tu equipo. Usar un creador de aplicaciones sin código es una de las formas más sencillas de hacerlo sin necesidad de saber programar. Pero es importante regular su uso para que las conversaciones no se desvíen. Esto nos lleva a la pregunta: «¿qué tipo de intercambios deben darse de forma abierta?». Pilar Orti, directora de Virtual not Distant, recomienda hacerse dos preguntas:  «¿Habrían salido beneficiados los miembros de mi equipo si esto se hubiera tratado de forma abierta? ¿Se perdió algo, o se pudo haber perdido, por haber tenido la conversación en privado?». Para regular los intercambios, propone «hacer preguntas cuya respuesta pueda interesar a otros, compartir parte del razonamiento detrás de tus decisiones, avisar a los demás de algo que has oído que está pasando en la organización, etc.». No se trata de mantener a todos al día de todo lo que has hecho durante tu jornada. La comunicación dentro de un equipo remoto es un proceso dinámico. También requiere mucha acción deliberada y trabajo. Pero el esfuerzo vale la pena. Tu equipo colaborará mejor y confiará más entre sí. ¿Y lo mejor? Probablemente tendrás que asistir a menos reuniones. 

7. Habla las cosas cuando se complican

Los equipos híbridos pueden elegir cuándo hacer reuniones presenciales y virtuales. A menudo, lo mejor es abordar los asuntos complejos o difíciles en persona y de forma individual. Sin embargo, eso no siempre es posible. Hablar de temas complicados, en lugar de enviar correos, mensajes o dejar notas, tiene más probabilidades de resolver el problema. Aunque sea de forma virtual, una conversación ahorra tiempo, favorece una mejor comprensión y fomenta la toma de decisiones, por eso es una de nuestras principales estrategias de comunicación para equipos remotos. «Escuchar bien es el tipo de habilidad que se beneficia no solo de la enseñanza, sino del coaching: instrucción continua y especializada de alguien que conoce tus fortalezas, debilidades y, sobre todo, hábitos personales», escribieron las investigadores de Harvard Business School Robin Abrahms y Boris Groysberg. Cuando las cosas se complican en el trabajo, ¡el chat de voz resulta muy útil!