¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es una práctica antigua. Existe desde hace miles de años y ha evolucionado con el tiempo a medida que avanzaba la tecnología. La definición técnica de la gestión de proyectos es “comprender y definir ciertos criterios y objetivos, y gestionar la aplicación de procesos, habilidades, métodos, entregables, herramientas y técnicas para lograr esos objetivos con recursos limitados”.

En pocas palabras, la gestión de proyectos se asegura de que tu proyecto avance en la dirección correcta y de que todos los involucrados pongan el esfuerzo necesario para alcanzar todos los entregables dentro del presupuesto y el plazo definidos.

Historia de la gestión de proyectos

¿Alguna vez te has preguntado desde cuándo existe el concepto de gestión de proyectos? La respuesta corta y directa es: desde siempre. Así es, la gestión de proyectos existe desde que existen los seres humanos.

Piensa en las Grandes Pirámides de Guiza, los acueductos de la antigua Roma, la Gran Muralla China o incluso el gran Panteón. Todos fueron proyectos grandes y complejos en los que participaron muchas personas que gestionaban distintas áreas de su ejecución. Estos proyectos gigantescos tenían “gestión de proyectos” aunque el término apareció comparativamente más tarde, alrededor de la década de 1950.

Los orígenes de la gestión de proyectos

A diferencia del mundo moderno, en la antigüedad no había muchas fundaciones ni organizaciones que compartieran y respaldaran el proceso de gestión de proyectos tal como lo conocemos hoy.

Los arqueólogos todavía no tienen certezas y debaten cómo los faraones construyeron estructuras tan enormes y gigantescas, pero de algo sí estamos seguros: había una gestión subyacente de las diversas tareas involucradas.

Los registros antiguos ilustran el uso de la gestión de proyectos en la construcción de las pirámides y cómo cada uno de los cuatro lados tenía gerentes responsables de terminar su parte del trabajo. Lo mismo ocurre con la Gran Muralla China, construida en el 208 a. C.: su uso de la gestión de proyectos era muy avanzado para aquella época. Es comprensible que quizá no existiera una estructura de reparto de la carga de trabajo ni literatura sobre la gestión de proyectos o de tareas, pero sin duda había un liderazgo y una gestión sólidos en funcionamiento.

Cronología de la gestión de proyectos moderna

La gestión de proyectos moderna, tal como la conocemos hoy, comenzó en el siglo XX y ha avanzado a pasos agigantados. La lista de puntos a continuación es una breve cronología de la historia de la gestión de proyectos moderna.

• Henry Gantt (1861-199) es conocido como uno de los padres de la gestión de proyectos moderna, y nos dio el diagrama de Gantt, un diagrama de programación, en 1920. El proyecto de la presa Hoover de 1931 se basó en este diagrama.

• En 1956 se fundó la AACE (Asociación Estadounidense de Ingenieros de Costos), una de las principales sociedades internacionales para especialistas en control de proyectos, gerentes de proyecto, programadores, ingenieros de costos y estimadores de costos. El objetivo principal de esta asociación es planificar, programar y evaluar la estimación de costos de los proyectos.

• En 1957 se introdujo el CPM (Método de la Ruta Crítica). La corporación Dupont inventó este método, y su objetivo principal era predecir la duración de los proyectos.

• En 1958 se inventó el PERT (Técnica de Evaluación y Revisión de Programas), y el objetivo principal de esta técnica era analizar y comprender las tareas necesarias para completar el proyecto con éxito.

• En 1962 el DOD (el Departamento de Defensa de EE. UU.) creó la WBS (Estructura de Desglose del Trabajo). Básicamente era una estructura jerárquica en forma de árbol con todos los entregables necesarios para completar el proyecto, y todavía es una de las herramientas más usadas en la gestión de proyectos.

• En 1965 se fundó la IPMA (Asociación Internacional de Gestión de Proyectos), la primera asociación internacional de gestión de proyectos. El objetivo principal de esta asociación es promover y liderar el campo profesional de la gestión de proyectos.

• En 1960 se lanzó el PMI (Project Management Institute) como organización sin fines de lucro. El PMI ofrece las certificaciones CAPM (Certified Associate in Project Management) y PMP (Project Management Professional). La obra más importante de este instituto es su guía publicada, el PMBOK (Project Management Body of Knowledge). Esta guía se considera una de las herramientas más esenciales y críticas para la gestión de proyectos en el mundo actual.

• En 1984 el Dr. Eliyahu Goldratt presentó la TOC (Teoría de las Restricciones) en una de sus novelas, “La meta”. La Teoría de las Restricciones es una filosofía de gestión, y su objetivo principal es identificar las restricciones que enfrenta una organización y resolverlas mediante una reestructuración.

• En 1986 se presentó un modelo de desarrollo ágil de software llamado Scrum, que es un estilo de gestión de proyectos. Se dio a conocer en un artículo de negocios, “The New Product Development Game”, publicado en Harvard por Nonaka y Takeuchi, y todavía se usa en proyectos de desarrollo de software.

• En 1989 apareció la EVM (Gestión del Valor Ganado), una nueva técnica de gestión de proyectos que ayuda a encontrar las variaciones y diferencias entre el trabajo planificado y el trabajo realizado.

• En 1989 el gobierno del Reino Unido desarrolló PRINCE, un método de entorno controlado que se convirtió en el estándar para todos los proyectos de sistemas de información del gobierno británico. PRINCE se revisó y mejoró hasta convertirse en PRINCE2 en 1996.

• En 1997 Eliyahu inventó la CCPM (Gestión de Proyectos por Cadena Crítica), basada en su teoría de las restricciones anterior. Las características principales de la CCPM son administrar los recursos y determinar la hora de inicio y fin de varias tareas.

Desarrollos posteriores, como el manifiesto ágil en 2001, el marco de gestión del costo total en 2006, la 4.ª edición del PMBOK en 2008, la 5.ª edición del PMBOK en 2012, etc., aportaron más valor al proceso de gestión de proyectos.

Siguen surgiendo nuevos hitos, herramientas y estudios en constante cambio, y la historia moderna de la gestión de proyectos evoluciona sin parar.

El ciclo de vida de la gestión de proyectos

Como se describió antes, la gestión de proyectos es un concepto muy amplio y complejo, con varios componentes en juego al mismo tiempo. Siempre hay una persona responsable de supervisar todas las tareas, y se le llama gerente de proyecto. Puede haber muchas partes interesadas involucradas, y la planificación se hace según sus expectativas. El gerente de proyecto controla y supervisa al equipo para que cada entregable se ejecute de forma correcta y a tiempo, dentro del presupuesto y el plazo definidos. Hoy en día, con los avances de la tecnología, usar un software de gestión de proyectos como Hive es inevitable. Sigue leyendo para conocer el ciclo de vida completo de la gestión de proyectos.

1. Inicio del proyecto

El primer paso de cualquier proyecto es dar inicio a la idea y reunir la documentación completa sobre el propósito de tu proyecto. Puedes usar una plantilla de acta de constitución del proyecto lista para usar, disponible en internet, para ahorrar tiempo y dinero. Siempre es recomendable organizar una reunión detallada con todas las partes interesadas, los miembros del equipo y todas las demás partes relevantes para definir los objetivos, el cronograma y el presupuesto. Después puedes pasar a los siguientes pasos, que se enumeran a continuación.

2. Planificación del proyecto

El éxito de cada proyecto depende de cómo hagas la planificación inicial. Debes dedicar todo tu esfuerzo y tiempo a asegurarte de que, a largo plazo, cada paso esté claramente indicado en tu plan de proyecto para que todo funcione sin problemas. Sigue los pasos a continuación para que tu planificación sea más eficaz y eficiente:

• Identificación del proyecto: Como se describió en la sección de primeros pasos, debes desglosar todos los factores que quieres que entregue tu proyecto y lo que implican. Por ejemplo, si tu meta final es construir una tienda, es algo muy amplio y abierto. Primero debes definir qué tipo de tienda quieres y cuáles son las metas a largo plazo que quieres lograr.

• Definición de los objetivos y las metas: Una vez que identifiques tu proyecto y lo hayas acotado, debes establecer de forma pragmática los objetivos y las metas que quieres alcanzar a lo largo del proyecto. Los objetivos pueden ser acciones como “implementar un chatbot de atención al cliente de autoservicio” para tu herramienta SaaS, pero la meta sería “mejorar el tiempo medio de respuesta de los tickets de atención al cliente”.

• Identificar las tareas necesarias: Con los objetivos y las metas en mente, puedes empezar a trazar las tareas necesarias para cumplir cada objetivo del proyecto. Es importante no entrar en demasiado detalle al principio al planificar estas tareas. Una buena regla general es que, para cada objetivo que se deba cumplir, las tareas necesarias para lograrlo sean 5 o 6 en un nivel más alto. Según el nivel de detalle que necesite el plan del proyecto, después puedes dividir cada una de estas tareas en un conjunto más detallado de “subtareas”.

• Formar un equipo: Este es un paso importante porque ayuda a determinar los recursos necesarios para completar cada aspecto del proyecto. Si una tarea no cuenta con los recursos necesarios, puede bloquear todo tu proyecto o un objetivo crítico que debe cumplirse. No solo tendrás que identificar y formar el equipo más amplio, sino también el equipo central del proyecto que impulsará el proceso de gestión.

• Crear un cronograma: Según el tamaño, la mano de obra y el presupuesto del proyecto, primero debes decidir cuánto tiempo tomará completarlo estimando el esfuerzo necesario para terminar cada tarea. Tendrás que enumerar todas tus tareas e identificar las dependencias entre ellas para tener una idea clara.

• Comentarios y ajustes: Una vez que tengas listo tu plan inicial con los pasos mencionados antes, compártelo con todas las partes interesadas y los miembros relacionados con el proyecto para recibir sus comentarios. Tendrás que hacer ajustes según los comentarios que recibas, especialmente en las estimaciones de esfuerzo de cada tarea.

3. Ejecución del proyecto

Una vez que hayas planificado el proyecto adecuadamente, es hora de poner en marcha y ejecutar esos planes. Esta es la fase más importante del ciclo de vida del proyecto, porque produce los resultados y entregables que al final pasarás a las partes interesadas clave. Esto significa que, por lo general, también es la fase más larga del proceso. Los líderes de proyecto deben centrarse en estos objetivos durante la fase de ejecución:

• Gestionar a las personas y los equipos. Para ejecutar un proyecto con éxito, los líderes de proyecto deben formar un equipo de alto rendimiento y asegurarse de que todos entiendan los distintos objetivos del proyecto. Los líderes pueden facilitar la alineación de la visión con reuniones, conversaciones y seguimientos frecuentes con personas y grupos de miembros del equipo.

• Seguir el plan del proyecto. Para ejecutar el proyecto como se previó, es fundamental seguir el plan, centrarse en los KPI definidos e implementar medidas de control de calidad. Todos los proyectos tienen contratiempos inesperados durante la fase de ejecución. Esto significa que el gerente de proyecto también debe ser flexible, anticipar los desafíos y saber cuándo hay que ajustar el plan.

• Comunicar la información a todas las partes involucradas. Para asegurarse de que el proyecto cumpla las expectativas y avance sin problemas, los gerentes de proyecto deben comunicarse tanto dentro como fuera del equipo. Esto abarca desde dar comentarios a los miembros del equipo interno hasta entregar resultados a las partes interesadas.

4. Desempeño y control del proyecto

Una vez que comenzó la ejecución después de la planificación, mantener tu proyecto en curso según lo planeado es una tarea muy exigente. Planificar no significa necesariamente que el proyecto se completará a tiempo, y requerirá revisar, evaluar y supervisar el proyecto. Aquí tienes algunos consejos para dar seguimiento a tu progreso y desempeño:

• Revisar el proyecto: Verifica el avance del proyecto con regularidad definiendo un intervalo de revisión, y asegúrate de no faltar nunca a tu fecha de revisión para comprobar que todos en tu equipo estén haciendo su trabajo. Una buena forma de lograrlo es tener reuniones semanales de seguimiento con el equipo del proyecto para identificar bloqueos o restricciones que se deban atender.

• Comunicación: La comunicación constante y coherente con el equipo del proyecto es la clave para llevar el proyecto en la dirección correcta. Además, es necesario comunicarse con los recursos dependientes y las partes interesadas.

• Flexibilidad: Sé flexible con tu equipo de proyecto y confía en su experiencia. Además, la flexibilidad también debe incluirse en tu planificación con suficientes días de margen por si hay retrasos.

• Guía y dirección: Da siempre dirección y orientación a tu equipo, y asegúrate de proporcionarle todos los recursos necesarios para que el proyecto avance sin problemas.

• Gestión del tiempo: Una gestión eficaz del tiempo es fundamental para que tu equipo alcance los hitos con éxito. Aquí tienes algunos consejos para gestionar mejor el tiempo y priorizar la carga de trabajo durante un proyecto:

  • Delega tareas: No pierdas tiempo haciendo todas las tareas tú mismo. Siempre puedes asignar tareas a nuevos miembros del equipo con las habilidades necesarias si estás desbordado.

  • Prioriza todas las tareas con inteligencia: Pon siempre las tareas esenciales al principio de tu lista de prioridades y nunca las pospongas. Comparte tus ideas y opiniones con el equipo y pide sus comentarios para priorizar tus tareas si hace falta.

  • Calcula las tareas de mañana: Esta práctica te ayudará a anticipar todos los obstáculos que puedas enfrentar en el futuro. Puedes hacer los cambios necesarios de antemano para evitar los posibles obstáculos que podrías encontrar. Con una herramienta como Hive, puedes ver qué pendientes están programados para qué fecha, lo cual ayuda mucho.

5. Cierre del proyecto

Cuando terminan las fases de ejecución y seguimiento, llega el momento de cerrar el proyecto. Podría decirse que esta es la fase más importante del proceso de gestión de proyectos, ya que implica atar todos los cabos sueltos y evaluar el éxito general del proyecto.

• Evaluar el éxito del proyecto. Es el momento en que los líderes de proyecto revisan las metas iniciales de planificación y determinan si el proyecto se completó a tiempo, se mantuvo dentro del presupuesto y logró los resultados esperados. También es un momento para aprender de los resultados del proyecto. ¿Hubo fallos que se pueden evitar en el futuro? ¿Hubo éxitos que puedas replicar en tu próximo proyecto?

• Cerrar los contratos. Después de comprobar que todo el trabajo se completó de acuerdo con el plan y el alcance del proyecto, los líderes deben terminar los contratos y pagar a todas las partes según corresponda. Esto es fundamental para evitar responsabilidades futuras por pagos incompletos o contratos abiertos.

• Entrega del proyecto. Los líderes de proyecto suelen crear un paquete de entrega al final del proyecto. Es el resumen final del proyecto que se entregará al cliente, y lo más común es organizarlo como una carpeta física, un archivador o un documento digital. Como es un material dirigido al cliente, quizá quieras involucrar a profesionales del diseño para que se vea atractivo y esté alineado con las marcas de ambos.

Herramientas de gestión de proyectos

En esta era moderna, la tecnología ayuda a impulsar todo el proceso de gestión de proyectos para hacer la vida más fácil y eficiente. A continuación se enumeran algunas de las mejores herramientas de software de gestión de proyectos :

• Hive: Hive es una herramienta de gestión de proyectos integral y todo en uno que ayuda a equipos de todos los tamaños a colaborar de forma más eficiente. Algunas de sus funciones clave son un sistema de chat nativo, correo electrónico nativo y más de 1000 integraciones con las principales aplicaciones. Hive también permite ver el trabajo en vistas de proyecto flexibles, como Gantt, Kanban, calendario, portafolio y tabla. Puedes probar Hive ahora con una prueba gratuita de 14 días aquí.

• Trello: Trello es una excelente opción para equipos pequeños o personas que buscan una herramienta de gestión de proyectos sencilla. Esta herramienta se basa en tableros Kanban, una metodología de gestión de proyectos que usa un tablero individual para cada proyecto. Las tarjetas son la base de Trello, y puedes organizarlas en distintas fases dentro del tablero.

• Asana: Asana es muy fácil de usar y sirve para gestionar proyectos de todos los tamaños. Las tareas y subtareas se pueden asignar a personas o equipos, que pueden comunicarse dentro de la plataforma para mantener la comunicación ordenada y en un solo lugar.

• Basecamp: Basecamp es una herramienta integral que te permite agrupar tareas en proyectos, donde los equipos pueden comunicarse y trabajar juntos. Con funciones como tableros de mensajes, listas de pendientes y programación, esta plataforma busca reunir todas tus herramientas en un solo lugar.

• Zoho Projects: Este software de gestión de tareas ayuda a los equipos a dividir los proyectos en partes manejables. Un aspecto único de Zoho es su función Blueprint, que te permite trazar todo tu flujo de trabajo y automatizar tareas cuando es posible. Es ideal para aumentar la eficiencia de tu equipo.

• Podio: Podio reúne todos los aspectos de un trabajo en una sola página, algo que se refleja en su lema “contenido, contexto y conversación”. La herramienta también se integra con aplicaciones, lo que permite a los equipos acceder a todo en un solo lugar. Su diseño también busca fomentar el intercambio y el reconocimiento entre compañeros, lo que en última instancia ayuda a crear excelentes culturas de equipo.

Técnicas de gestión de proyectos

Ahora que hemos explorado algunas herramientas excelentes de gestión de proyectos, veamos los distintos tipos de estilos de gestión de proyectos. Al analizar los diferentes estilos, es útil identificar los aspectos del estilo que mejor te funciona, para que puedas elegir la mejor herramienta de gestión de proyectos para ti.

1. Gestión de proyectos con Scrum

La gestión de proyectos con Scrum es un proceso adaptable que fomenta la transparencia, la flexibilidad y la comunicación programada con regularidad entre todos los miembros del equipo. En Scrum, las personas desempeñan distintos roles dentro del equipo para guiar el proyecto desde el inicio hasta el final. Los sprints también son una parte clave del flujo de trabajo de Scrum, ya que guían a los miembros del equipo a través de una breve ráfaga de trabajo para lograr un objetivo específico. Algunas herramientas excelentes para la gestión de proyectos con Scrum son Hive, Wrike y MeisterTask.

2. Gestión de proyectos en cascada

El enfoque en cascada para la gestión de proyectos es más rígido y metódico en la forma en que organiza los pasos de un proyecto de principio a fin. Utiliza un modelo lineal del tiempo para dividir un proyecto en varias partes, que se completan de forma secuencial. Visualmente, estas etapas diferenciadas desde el inicio hasta el final del proyecto pueden verse como agua que cae: las fases fluyen como una cascada de arriba abajo. Los diagramas de Gantt son una parte clave del enfoque en cascada, y algunas herramientas que pueden ayudarte a crear excelentes diagramas de Gantt son Hive, Redbooth y ProjectManager.

3. Gestión de proyectos Lean

La gestión de proyectos Lean se refiere a un sistema en el que un proyecto se gestiona de forma que se minimice el desperdicio en cada paso o tarea. Significa que solo usas la cantidad exacta de esfuerzo, recursos y trabajo necesaria para lograr algo. Por eso surgió el término “lean” (esbelto): crea un método más “esbelto” de gestionar un equipo, un proyecto, clientes y otras operaciones internas del negocio. Kanban es una parte clave del sistema de gestión de proyectos Lean, y algunas herramientas que incluyen la vista Kanban son Trello, Hive y MeisterTask.

¿Cómo convertirte en gerente de proyectos?

Muchas organizaciones, como Hive, desempeñan un papel esencial en la mejora de los procesos de gestión de proyectos. Si quieres convertirte en gerente de proyectos, hay algunas cosas que debes considerar. Primero, piensa en un curso de gestión de proyectos o en una certificación. Esto te ayudará a perfeccionar tus habilidades de gestión de proyectos en general. Otro aspecto importante para convertirte en gerente de proyectos es conocer las herramientas que podrías usar. Si te interesa este campo, probar una prueba gratuita de dos semanas de una herramienta es esencial para entender cómo funcionan todas. Si te interesa un puesto de gestión de proyectos, hay algunas grandes empresas con puestos de gestión de proyectos muy lucrativos, como se menciona a continuación.

• Cisco

• Microsoft

• Southern California Edison

• Jacobs

• SAIC

• Ericsson

• Accenture

Esperamos que hayas aprendido algo sobre la gestión de proyectos a lo largo de este artículo. Déjanos tus comentarios o preguntas en la sección de comentarios a continuación.