¿Buscas una nueva herramienta de revisión? Por qué Hive es una excelente opción para los usuarios de ProofHQ

Imagínate esto: has creado meticulosamente tu flujo de trabajo con Workfront Proof, garantizando una colaboración fluida, aprobaciones optimizadas y una entrega de proyectos impecable. Todo parece perfecto hasta que recibes un correo de Adobe que lo cambia todo. 

A principios de enero de 2024, Adobe anunció oficialmente la descontinuación de Workfront Proof. Lo que muchos usuarios quizá no sabían es que este recorrido comenzó en 2019, cuando Adobe adquirió Workfront (antes ProofHQ). 

Ahora te enfrentas al enorme reto de buscar una nueva plataforma, alterar procesos establecidos y navegar territorios desconocidos. Si has percibido que esta transición se acercaba, debes saber que no estás solo.

Este artículo responderá a tus preguntas, aportando más claridad de la que ofreció la comunicación de Adobe. Aunque Adobe sugirió que explores alternativas para tus necesidades antes de que termine el año, aquí te presentaremos una opción que satisfará las necesidades de tu organización y superará expectativas en los procesos de revisión y aprobación.

Empecemos.

Desentrañando la decisión de Adobe de descontinuar Workfront Proof

A principios de enero, el correo de “software sunset” de Adobe informó a los clientes de que, tras integrar capacidades de revisión dentro de la plataforma Workfront en sus productos, han decidido descontinuar la plataforma para usuarios independientes. Esto significa que incluso las renovaciones a partir de enero de 2024 cesarán. Los usuarios podrían seguir utilizando el producto hasta la fecha de renovación de su contrato FY24, pero necesitarán una solución alternativa en ese momento.

Aquí tienes tres grandes problemas del mensaje de Adobe: 

• Falta de respaldo: el correo de Adobe no respaldó firmemente a Frame.io como sustituto de Workfront Proof; solo sugirió vagamente que los usuarios “exploraran otros productos de Adobe”.

• Incertidumbre sobre la extracción de datos: el correo insinuó la extracción manual vía API, recomendando colaboración con partners de Workfront, lo que plantea dudas sobre costes y responsabilidad del cliente.

• Ambigüedad en el manejo de pruebas: la falta de orientación sobre cómo almacenar pruebas extraídas, replicar flujos de trabajo y reiniciar operaciones genera incertidumbre en los equipos creativos que usan Workfront Proof.

Ventajas y desventajas de pasar a Frame.io

Profundicemos un poco más en Frame.io y evaluemos si esta herramienta podría satisfacer las necesidades de revisión y aprobación de tu equipo. 

Como su nombre sugiere, Frame.io es una plataforma para revisar frames, en formatos de vídeo. Fundada en 2014 (y adquirida por Adobe en 2021), la plataforma permite la colaboración entre equipos remotos globales como una herramienta nativa en la nube. 

Aunque Frame.io se ha centrado históricamente en flujos de trabajo de vídeo de alto nivel, su compatibilidad con tipos de archivo no relacionados con vídeo es limitada. Muy recientemente, la plataforma amplió su compatibilidad para incluir formatos no de vídeo como PDFs. Pero quizá te preguntes: “¿Qué tipos de documento no admite Frame.io?”. Pues bien, la plataforma aún no ha evolucionado para admitir varios tipos de documentos como PPT/X, DOC/X, TXT y XLS/T. 

Si tu equipo trabaja con este tipo de documentos, tendrás que convertirlos a PDF, introduciendo un paso innecesario y que consume tiempo, especialmente al enfrentarte a plazos de proyecto. 

Otro punto a tener en cuenta: Frame.io no ofrece soporte para archivos de banners rich media, capturas de sitios web y webs en vivo, lo que puede suponer un reto para equipos con una audiencia objetivo centrada en lo online.

Pros de Frame.io 

• Capacidades de revisión y feedback en tiempo real.

• Diseño fácil de usar.

• Seguimiento de cambios, historial y marcas de tiempo de la última versión modificada. 

• Gran integración con herramientas de edición de vídeo y gestión de proyectos.

• Seguridad de datos con cifrado, controles de acceso y opciones de compartición segura.

Contras de Frame.io 

• Soporte limitado para archivos no de vídeo y restricciones en varios tipos de documentos.

• Molestias por conversiones que obligan a los usuarios a convertir formatos no compatibles como PPT/X, DOC/X, TXT y XLS/T a PDF para su revisión, con la consiguiente pérdida de tiempo.

• La falta de soporte para archivos de banners rich media, capturas de sitios web y webs en vivo puede generar problemas.

• Algunos usuarios pueden experimentar una curva de aprendizaje, especialmente al empezar a navegar por la plataforma.

• Al estar basada en la nube, Frame.io requiere una conexión a internet estable, lo que puede ser una limitación para usuarios en zonas con mala conectividad.

• El plan gratuito de Frame.io está limitado a 2 GB de almacenamiento para dos usuarios y dos proyectos. Si gestionas más de dos proyectos, necesitarás al menos su plan Pro, que cuesta 15 $ por usuario/mes y ofrece 2 TB de almacenamiento para hasta 5 usuarios y otras funciones. El plan Team de Frame.io empieza en 25 $ por usuario/mes y ofrece 3 TB de almacenamiento para hasta 15 usuarios. 

Una alternativa mejor: Hive Proofing and Approvals

Hive es una sólida herramienta fácil de usar para gestionar proyectos para equipos de cualquier tamaño. Además, su complemento de Proofing and Approvals lleva la colaboración en tiempo real al siguiente nivel. 

Con Hive Proofing and Approvals, puedes subir los siguientes tipos de archivo como prueba:

• Imágenes (.JPEG, .TIFF, .PNG, .PDF)

• Archivos de Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel)

• Vídeos (.mp4)

Puedes subir varios archivos de una sola vez y no hay límite de carga de archivos, aunque tu conexión de banda ancha puede limitar la velocidad de subida. Al pasar el cursor sobre el nombre de la prueba en la tarjeta de acción, puedes ver quién subió el documento, así como la marca temporal de cuándo se subió. 

¿No sabes cómo empezar? Hive tiene plantillas de revisión y aprobación que pueden adaptarse a tus flujos de aprobación específicos. Así, tú dictas cómo debe aprobarse el trabajo cada vez para ahorrar tiempo y garantizar la estandarización.

¿Necesitas tener bajo control todas las rondas de aprobación actuales de tu equipo? Hive tiene la solución: Approvals Reporting. Esta es una app independiente de Hive creada específicamente para ver un resumen en panel de todas las rutas de aprobación actuales en tus proyectos, para que puedas ver:

• Quién es el aprobador actual

• Cuál es el estado de su respuesta: En espera, Aprobado o Cambios solicitados

• ¿Cuánto tiempo lleva esta aprobación pendiente con esa persona?

• ¿En qué ronda y etapa estamos?

• ¿Qué archivo se está revisando actualmente?

• ¿A qué tarjeta de acción debo ir para ver más información?

¿Necesitas revisión de partes interesadas externas? No te preocupes. Con Hive, puedes solicitar aprobación de archivos a usuarios de Hive y no usuarios de Hive. Esto puede evitar interminables idas y venidas por correo y garantizar respuestas claras de personas fuera de tu organización, como clientes y proveedores. ¡Solo necesitas su dirección de correo electrónico!

¿Te preocupa la seguridad de tus datos? La seguridad de los datos es la prioridad número uno de Hive. Por eso la empresa de gestión de proyectos ha tomado medidas integrales para garantizar que tus mensajes, acciones y archivos estén seguros dentro de la aplicación de Hive. Este estándar de seguridad se cumple en las capas de aplicación, usuario, red, centro de datos y red.

¿Te ilusiona una transformación? ¡Explora Hive Proof and Approvals ahora!

Comparando Hive vs Workfront Proof y Frame.io

Hive ofrece muchas ventajas en comparación con Workfront Proof y Frame.io, no solo en términos de funciones y relación coste-beneficio, sino también en innovación y atención al cliente. La plataforma es la primera herramienta de gestión de proyectos construida democráticamente, con el éxito del cliente en su ADN. Hive evoluciona constantemente y añade nuevas funciones solicitadas por los usuarios. 

Ventajas de Hive Proofing and Approvals frente a otras herramientas líderes

• Hive ofrece un entorno colaborativo de revisión, facilitando feedback y comunicación en tiempo real entre miembros del equipo.

• Hive se integra con funciones de gestión de proyectos, permitiendo una conexión fluida entre pruebas y tareas asociadas, optimizando los flujos de trabajo.

• Más allá del vídeo, Hive admite pruebas y aprobaciones para varios tipos de archivo, lo que lo hace versátil para distintos proyectos creativos.

• Los usuarios de Hive pueden personalizar flujos de aprobación, adaptándolos a requisitos específicos del proyecto y estructuras de equipo.

• Hive ofrece informes completos sobre procesos de aprobación, ayudando a los equipos a seguir el progreso e identificar cuellos de botella.

• Además de funciones de revisión y aprobación, Hive ofrece sólidas funciones de gestión de proyectos que pueden ayudarte a optimizar tu flujo de trabajo. 

• Hive ofrece la mejor relación calidad-precio en comparación con Frame.io y Workfront. Dado que ya no puedes obtener una licencia independiente de Workfront Proof, tendrás que adquirir una licencia completa de Workfront, que puede costar entre 30 y 40 $ por usuario al mes.

• El plan gratuito de Hive admite hasta 10 usuarios, ofrece tareas ilimitadas y notas colaborativas, mensajería nativa por chat y te permite trabajar a tu manera con diferentes vistas. Hive Starter cuesta solo 5 $ por usuario al mes y te da almacenamiento ilimitado para hasta 10 miembros del equipo, integración con almacenamiento en la nube y AI Assistant. El plan Team de Hive cuesta 12 $ por usuario al mes y ofrece formularios compartibles, portfolios, flujos de trabajo ilimitados, uso compartido en equipo y campos, etiquetas y estados personalizados, y mucho más. 

• Hive sí ofrece revisión de vídeo. Algo a tener en cuenta: las capacidades de revisión de Hive pueden no ser tan ricas en funciones o tan especializadas como las de Frame.io.

“Una de las grandes razones por las que queríamos Hive era por la función de revisión dentro de las Hive Action Cards”, Director de Publicidad y Promoción de una editorial popular en conversación con el equipo de Hive.

Cómo usar Hive Proofing & Approvals

Veamos lo simple y directo que es configurar un proceso de aprobación y revisión con Hive. 

Configuración del proceso de aprobación en Hive

Para aprobar un documento o vídeo en Hive, necesitas:

1. Crear una ruta de aprobación con distintas etapas para un feedback sistemático. Por ejemplo, para aprobar un boletín de empresa, involucra al equipo de marketing en la Etapa Uno, al equipo legal en la Etapa Dos y al CEO en la Etapa Tres. 

2. Haz clic en “Request approval”, configura las etapas, asigna títulos como “Newsletter – First Draft” y especifica contactos o equipos internos. Para revisión externa, añade direcciones de correo cuando se solicite, pero ten en cuenta que debe haber una prueba en la tarjeta de acción para incluir usuarios externos. 

3. Guarda la ruta como plantilla para usos futuros, optimizando operaciones y replicando rondas fácilmente. La función Proofing & Approvals de Hive reduce tareas administrativas, guiando el archivo por el proceso de forma eficiente.

Cómo revisar un documento en Hive 

1. Para revisar documentos en Hive como aprobador, haz clic en el botón “Review” de la tarjeta de acción y elige “Approve” en verde o “Request changes” en naranja. Un aviso de “Review in Progress” señalará tu participación a tus compañeros. 

2. Haz clic en la imagen de la prueba para acceder a varias opciones de edición y comentarios en el kit de herramientas. Usa el icono de búsqueda para encontrar texto específico. Las funciones incluyen vista de resumen, controles de vista, navegación panorámica, herramienta de selección, zoom, navegación por páginas, mediciones y filtrado de comentarios.

3. Para editar o dejar feedback, haz clic en el área y los comentarios aparecerán en el panel con los nombres de los colaboradores y marcas de tiempo. 

4. Mantén pulsado CONTROL y haz clic para seleccionar varios comentarios; luego pulsa DELETE o arrastra para reubicarlos. Varios usuarios pueden colaborar simultáneamente, pero recuerda hacer clic en “Save” antes de salir.

Cómo finalizar una aprobación en Hive

1. Finaliza las aprobaciones en Hive avanzando a la siguiente etapa una vez que todos aprueben.

2. Sube nuevas pruebas durante el proceso y accede a versiones anteriores en la sección “Show previous file versions”. 

3. Descarga, compara y copia elementos entre pruebas fácilmente. 

4. Simplifica tus aprobaciones con Proofing & Approvals en Hive.

¿Listo para empezar? Prueba Hive Proofing and Approvals gratis hoy!

Experiencias reales: el impacto de Hive en equipos creativos

Caso de uso de una agencia de diseño con Hive Proofing and Approvals 

TWIST Creative, una agencia de diseño de Cleveland con 20 años de trayectoria, lidió con desafíos de comunicación debido a herramientas dispersas, lo que dificultaba la colaboración. Almacenar archivos en servidores y usar copias físicas y hojas de Excel generaba ineficiencias. Descubrir Hive como solución optimizó el flujo de trabajo de TWIST.

Así mejoró esta agencia de diseño sus procesos de revisión con Hive: 

• Revisión y aprobaciones optimizadas: esta función ayudó a la dirección a aprobar rápidamente el trabajo de clientes, garantizando precisión y cumplimiento de plazos con feedback en tiempo real de múltiples etapas y responsables. 

• Comunicación centralizada: con los proyectos organizados en Hive, management, directores creativos y equipos de revisión pudieron garantizar que el trabajo para clientes fuera preciso y alineado con la marca. 

• Mayor eficiencia en reuniones: durante reuniones de equipo o con clientes, TWIST utilizó Hive Chat y Hive Notes, ofreciendo un espacio coherente para tomar y almacenar notas, transformando reuniones largas en chats rápidos para ganar eficiencia.

• Adaptabilidad al trabajo remoto: con la transición al trabajo remoto, Hive permitió colaboración diaria y trabajo ininterrumpido con clientes, lo que permitió al equipo de TWIST centrarse en tareas esenciales en lugar de preocupaciones logísticas durante una crisis.

Caso de uso de una organización de defensa remota con Hive Proofing and Approvals 

Fight Colorectal Cancer (Fight CRC), una organización de defensa remota que combate el cáncer colorrectal, tuvo dificultades de comunicación usando hojas de cálculo y llamadas telefónicas. Buscando una solución centralizada, descubrieron Hive, que se convirtió en una herramienta vital para su crecimiento y logros.

Así mejora esta organización su sistema de aprobaciones con Hive: 

• Revisión y aprobaciones eficaces: esta función optimizó el flujo de trabajo del equipo creativo, reduciendo la pérdida de seguimiento de correos en proyectos creativos.

• Organización eficiente del flujo de trabajo: Hive facilitó la organización de proyectos y tareas bajo equipos de gestión, ofreciendo una vista macro para el liderazgo.

• Comunicación remota fluida: Hive Chat surgió como el método principal de comunicación para el equipo completamente remoto de Fight CRC.

• Uso de Summary Views: Fight CRC utilizó Summary Views en Hive para categorizar acciones por etiqueta, crear calendarios para redes sociales y comunicaciones, y mejorar la visibilidad entre proyectos.

Caso de uso de una editorial popular con Hive Proofing and Approvals 

Una consolidada editorial líder en ciencia ficción y fantasía se enfrentaba a problemas de comunicación con sus equipos internos de marketing y promoción publicitaria. Antes de Hive, su sistema de gestión de proyectos improvisado carecía de eficiencia. Hive optimizó su flujo de trabajo casi 100 % remoto, ofreciendo organización eficiente mediante Proofing and Approvals, proyectos Parent y Child y Hive Forms, centralizando procesos y reforzando la comunicación para el equipo de marketing.

Así maximiza esta editorial su tiempo con Hive Proofing and Approvals: 

• Revisión y aprobaciones optimizadas: esta función mejoró la eficiencia del flujo de trabajo para elementos de marketing y promoción de alto volumen, involucrando a partes interesadas internas y externas.

• Procesos y comunicación centralizados: usando Hive, esta editorial logró procesos centralizados, reforzando la comunicación y proporcionando un sistema cómodo y eficaz para los profesionales de marketing.

• Organización eficiente: los proyectos Parent y Child de Hive facilitaron vistas macro, mejorando la organización de los equipos de marketing y promoción publicitaria.

• Inicio rápido del trabajo: Hive Forms aceleró el inicio del trabajo, creando Action cards con la información necesaria y dirigiéndolas a las personas adecuadas.

• Solicitudes personalizadas por categoría: los Hive Forms personalizados categorizaron solicitudes según categorías de trabajo específicas, optimizando flujos para distintos tipos de tareas.

Caso de uso de una consultora con Hive Proofing and Approvals 

Fundada en 2020, LVL-Up Strategies, una pequeña empresa propiedad de minorías y de mujeres, afrontó retos de colaboración remota. Hive Proofing and Approvals optimizó su jerarquía de proyectos, permitiendo un seguimiento del tiempo y una visualización eficientes. La comunicación asíncrona mejoró mediante comentarios en Action Cards, reduciendo el desorden. Plantillas personalizadas e integraciones con Gmail y Google Drive aumentaron la eficiencia y recibieron elogios de los clientes.

Así consiguió esta consultora un sistema de colaboración eficaz usando Hive: 

• Comunicación asíncrona: Proofing & Approvals, Dependencies y Templates de Hive minimizan el desorden de la bandeja de entrada para implementadores remotos, optimizando la comunicación asíncrona entre diferentes zonas horarias y proyectos.

• Jerarquía de proyectos eficiente: Hive organizó los proyectos de LVL-Up en secciones y proyectos específicos por cliente, facilitando traspasos y consolidación de información.

• Seguimiento del tiempo y visualización: el seguimiento del tiempo y los diagramas de Gantt de Hive mejoraron los informes y la facturación generales, proporcionando al liderazgo información crucial sobre los proyectos.

• Plantillas personalizadas: LVL-Up optimizó la configuración de proyectos recurrentes con plantillas personalizadas, centrando más esfuerzo en el trabajo de cliente y menos en tareas administrativas.

• Integraciones para la eficiencia: las integraciones de Hive, incluyendo Gmail y Google Drive, permitieron acceso fácil a documentos y comunicación, contribuyendo a una entrega de proyectos puntual y eficiente para los clientes.

Transición fluida: migrar de Workfront Proof a Hive

Ahora que conoces todos los problemas que puedes encontrar al migrar de Workfront Proof a Frame.io y has explorado todos los beneficios de Hive Proof and Approvals, es hora de tomar una decisión. Como líder reflexivo, has elegido Hive y necesitas comenzar el proceso de migración. Veamos cómo sería este proceso: 

1. Evaluación y planificación

• Evalúa tu configuración actual de Workfront Proof, incluidos proyectos, pruebas y flujos de aprobación.

• Identifica las funciones y funcionalidades específicas que utilizas actualmente en Workfront Proof.

2. Preparación de datos

• Exporta tus datos de Workfront Proof, incluidos archivos de prueba, detalles de proyectos y cualquier metadato relevante.

• Organiza y estructura los datos exportados para alinearlos con los requisitos de Hive.

3. Crear cuenta de Hive

• Regístrate en una cuenta de Hive si aún no lo has hecho. Puede que necesites elegir un plan que se adapte a los requisitos de tu equipo. Hive también ofrece una prueba gratuita de 14 días para empezar.

4. Configurar espacios de trabajo de revisión

• Crea espacios de trabajo de revisión en Hive que correspondan a tus proyectos o departamentos actuales.

• Define la estructura de tus proyectos, tareas y aprobaciones dentro de Hive.

5. Importar datos a Hive

• Usa las herramientas de importación de datos de Hive para incorporar tus datos exportados. Esto puede incluir archivos de prueba, detalles de proyectos, miembros del equipo y cualquier otra información relevante.

• Mapea los campos de datos de Workfront Proof a los campos correspondientes en Hive durante el proceso de importación.

6. Configurar flujos de revisión y aprobación

• Configura en Hive los flujos de revisión y aprobación basados en tus procesos existentes. Ajusta etapas, asignados y criterios de aprobación según sea necesario.

7. Formación de usuarios

• Forma a los miembros de tu equipo en el uso de Hive Proofing and Approvals. Destaca cualquier diferencia en flujos o funciones respecto a Workfront Proof.

8. Comunicación y despliegue

• Comunica el plan de migración a tu equipo, orientando sobre el calendario de transición y cualquier cambio en sus flujos de trabajo.

• Transiciona gradualmente los proyectos en curso de Workfront Proof a Hive Proofing and Approvals.

9. Pruebas y feedback

• Realiza pruebas exhaustivas de la nueva configuración para identificar y resolver cualquier problema.

• Recoge feedback de los usuarios y realiza los ajustes necesarios para optimizar la experiencia de Hive Proofing and Approvals.

10. Completar transición

• Una vez completadas las pruebas y los ajustes, finaliza la transición moviendo todos los proyectos y datos restantes de Workfront Proof a Hive.

11. Soporte postmigración

• Ofrece soporte continuo a los usuarios mientras se adaptan a la nueva plataforma.

• Supervisa el rendimiento de Hive Proofing and Approvals e implementa mejoras continuas basadas en el feedback de los usuarios.

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Es hora de pasarte a Hive

Con Hive Proof and Approvals, conseguirás:

• Reducir la pérdida de seguimiento de correos en proyectos creativos.

• Comunicación fluida con partes interesadas internas y externas con feedback en tiempo real usando comentarios, Hive chat, Notes y el correo nativo de Hive.

• Funciones integradas de gestión de proyectos en Hive, conectando pruebas y tareas asociadas para flujos de trabajo optimizados.

• Versatilidad entre tipos de archivo, ya que Hive admite pruebas y aprobaciones para varios tipos de archivo, más allá del vídeo.

• Flujos de aprobación personalizables según los requisitos específicos de tus proyectos y estructuras de equipo.

• Información completa en informes para ayudar a tu equipo a seguir el progreso e identificar cuellos de botella.

• Seguimiento del tiempo eficiente para mejorar la facilidad de los informes generales y la facturación en toda la organización.

• Onboarding sencillo y transición con la interfaz fácil de usar de Hive, garantizando que incluso usuarios nuevos en herramientas de gestión de proyectos puedan adaptarse rápidamente y colaborar de forma eficiente.