Cómo mejorar la colaboración en equipo con video

Esta es una publicación invitada de CloudApp, una aplicación empresarial para grabaciones de pantalla, capturas de pantalla y creación de GIF. El lugar de trabajo moderno cambia a gran velocidad y cada vez nos alejamos más de la oficina principal, lo que reduce las oportunidades de que los equipos colaboren y disfruten de la compañía de los demás. Las tecnologías en la nube, los beneficios de trabajo flexible y las preocupaciones de salud actuales hacen que todos los sectores enfrenten posibles interrupciones importantes. Mantener a tu equipo en la misma sintonía y trabajando en conjunto será un reto para muchos gerentes. Por suerte, existe una herramienta unificadora que ya demostró ayudar a las personas a concentrarse y comunicarse: la colaboración por video. Para aprovechar al máximo la colaboración por video y lograr que los proyectos se entreguen a tiempo, los equipos colaboren y las personas estén contentas, tendrás que verla más allá de los webinars de 90 minutos con un solo orador. Por eso preparamos esta guía básica sobre el papel del video, cómo te ayudará y por dónde empezar.

Aclara la colaboración

Las malas reuniones son lo peor y pueden arruinar el trabajo en equipo. Las personas no solo se aburren y pierden el interés, sino que una reunión mal dirigida también puede generar hostilidad cuando se centra en buscar culpables en lugar de resolver problemas. Vemos el video como una forma eficaz de evitarlo. Más de la mitad de la fuerza laboral actual de EE. UU. afirma que colaboraría más y sería más productiva como equipo si contara con herramientas visuales. Así que el video hace que las personas estén más abiertas a trabajar juntas. También sirve para dejar claro cómo pueden colaborar y comunicarse los equipos. Una reunión o sesión por video no solo deja claro quién está hablando, sino que además permite que tu equipo comparta documentos y use otra información sin interrupciones. Esto hace muy fácil compartir una agenda y una lista de tareas y metas, y lograr que las personas hablen y compartan los recursos relacionados. Hive Notes también es una gran opción para esto: puedes asignar elementos de acción y próximos pasos desde una nota en Hive. El video nos anima a prestar atención y a trabajar en conjunto, y es mucho más que una forma de rendir cuentas.

Anima a todos a participar en la colaboración por video

Algo fantástico de reemplazar las reuniones telefónicas por videollamadas es que puedes ver quién está en la reunión, en lugar de intentar recordar quién pudo conectarse y quién no. Eso puede hacer que el video parezca una herramienta de control, pero en realidad es una herramienta de participación más inteligente. Puedes anotar quién ha hablado sobre un tema, identificar equipos y crear oportunidades para un debate sólido. Si tienes integrantes del equipo que dudan más en intervenir, el video les recuerda a los líderes que deben reservarles un tiempo específico. O quizás notes una expresión que signifique: "Tengo una idea… Tal vez esto funcione mejor… ¿Puedo hacer una pregunta?"  Además, las herramientas de colaboración por video como Vocal Video sirven para crear videos de testimonios muy convincentes. Esto puede ser especialmente útil en entornos de equipo cuando alguien resolvió un problema o alcanzó un hito importante. Compartir ese éxito con el resto del equipo en formato de video no solo fomenta la colaboración, sino que también motiva y enseña a los demás distintas formas de resolver problemas. Al menos el 70 % de cómo nos comunicamos es no verbal. Eso significa que te perderás mucho en una llamada si no hay video. Dale a los líderes las herramientas adecuadas para construir un entorno más colaborativo y para involucrar a quienes son tímidos, reacios o no participan.

Enseña oportunidades de colaboración por videochat

Todo líder sabe que las metas se logran con trabajo en equipo. También podemos decírselo a nuestro personal, pero la diferencia llega cuando les enseñamos a trabajar juntos. La colaboración necesita una fuerza que la guíe, y eso es aún más importante ahora que muchas empresas recurren por primera vez a equipos y trabajadores remotos. Por eso, tendrás que demostrar con precisión cómo quieres que colabore tu equipo. No solo debes explicarles la mecánica (por ejemplo, cómo abrir Zoom, enviar mensajes directos por Slack o usar comentarios en Hive), sino también por qué es fundamental. El trabajo en equipo y la colaboración deben ser parte de la cultura de tu empresa; si todavía no lo son, empieza hoy. Habla de las metas y los valores de tu empresa y de por qué requieren trabajo en equipo. La colaboración no solo mejora tu capacidad de sacar el trabajo adelante, sino que también reparte la carga y asegura que alguien más esté listo para ayudarte cuando lo necesites. El papel de la colaboración por video en todo esto es mantener la comunicación y el trabajo en equipo en un plano personal. Vernos mientras pedimos ayuda hace que los equipos sean más empáticos y estén más dispuestos a ayudar. Los videos, los GIF y otros recursos visuales también pueden facilitar la comprensión de lo que se necesita.  Piensa en el área de TI. Un correo que describe un problema e incluye además una grabación de pantalla de lo que ocurre puede derribar de inmediato las barreras del lenguaje, ya que los profesionales de TI y las personas de otros departamentos pueden usar términos distintos al hablar de tareas o tecnologías. Cuando compartimos una tecnología o una necesidad, el video puede ser un lenguaje universal. Así que, a menos que uses excelentes plantillas de correo de incorporación para SaaS y des información detallada por escrito, el videochat puede ser la mejor solución. El momento de enseñanza consiste en mostrarle a tu equipo cómo usar el video para hacer una captura de pantalla, crear un GIF o simplemente compartir su pantalla en una reunión para aclarar algo. Revisa tus flujos de trabajo para encontrar otras oportunidades, algunas de las cuales el video puede facilitar:

• Al crear un blog o material de marketing, el equipo de diseño y el de redacción pueden colaborar desde el principio para acelerar la creación de contenido. Incluir a ventas mediante una videollamada cuando todo está listo para producción puede mostrar cómo se hace el recurso e identificar maneras de usarlo, o de usar otros recursos relacionados, para impulsar las campañas.

• Las reuniones con video ayudan a que las personas se mantengan involucradas y presten atención. También son una forma eficaz de reforzar lo que es importante: si todos parecen aburridos o quieren apagar sus cámaras, quizás eso podría haber sido un correo.

• Las videollamadas y conferencias de capacitación grupal con pantalla compartida pueden aclarar dudas y permitir que todos pregunten sobre un proceso. Además, las personas tienen la oportunidad de compartir consejos y trucos, y así mejora la forma en que todos usan tu tecnología.

• Mejora la colaboración y el trabajo agradeciendo a tu equipo. ¿Quieres hacerlo especial? Tómate el tiempo de grabar el mensaje y compártelo en un canal de Hive. Es un agradecimiento público que a la vez es personal, y demuestra que dedicaste tiempo a crearlo solo para ellos.

Colaboración = diversión 

Ahora, lo bueno. El video es muy atractivo y puede ser muy divertido. Esto aplica tanto para las transmisiones en vivo como para los videos grabados, y también para recursos relacionados como las imágenes animadas y los GIF. Puede ayudar a tu equipo a jugar y compartir. Divertirse juntos mejora la colaboración, hace que los equipos sean más creativos, promueve interacciones positivas y hace que todo tu personal sea más productivo. Entonces, ¿qué puedes hacer con el video? Por suerte, hay muchas opciones atractivas:

• Videollamadas y conferencias donde hagan juegos y ejercicios de integración de equipo. Sean divertidos juntos, hagan una búsqueda del tesoro visual o "Veo, veo", y mucho más.

• Comparte videos (apropiados) de YouTube que te gusten en los canales de Hive o de Slack de tu empresa pensados para temas ajenos al trabajo.

• Crea un video para explicar tu producto, pero piensa cómo incluir cosas que disfrutas y usa plantillas de After Effects para amplificar el impacto de tus videos. Aquí tienes una empresa de logística que usa Game of Thrones para explicar su servicio.

• Haz un GIF divertido de cómo haces las cosas de otra manera al trabajar desde casa, ya sea preparando café, sacando copias o dejando que el gato te reemplace para preguntar por tus informes TPS.

• Pide a todos que envíen una foto de su espacio de trabajo o su vista, y creen un collage en movimiento.

Juega en el trabajo. Cuando logras que todos se entusiasmen con sus empleos y con aquello en lo que trabajan, tiendes a obtener mejores resultados y más entregas a tiempo. Además, anima a las personas a compartir y colaborar, porque es fácil asegurar que todos estén incluidos.

La nueva colaboración es una suma

Algo que conviene notar sobre la colaboración, mientras el mundo considera más trabajo remoto, es que, sobre todo si incluyes el videochat en vivo, es una nueva forma de conectar. Lograr que tu equipo use el video para colaborar debe verse como algo nuevo y no como una forma de reemplazar las comunicaciones existentes. Esto aplica en especial a las reuniones. La nueva colaboración es una capa que se suma al trabajo existente. Por eso, puedes añadir un elemento de video a tu reunión semanal de seguimiento, para fomentar la participación y mostrar mejor el estado de los proyectos. Sin embargo, seguirás necesitando animar a las personas a trabajar juntas, crear videos, compartir contenido e interactuar más fuera de estas reuniones habituales. La fuerza laboral está cambiando, y en muchos casos el video va a reemplazar el pasar por el escritorio de alguien. Si eso es cierto para tu empresa y tu equipo, fomenta nuevas actividades que reemplacen o reproduzcan esas interacciones en lugar de intentar meterlas a la fuerza en las reuniones existentes.

Dale a las personas las herramientas adecuadas

Todo esto depende de tener a tu disposición las herramientas de video adecuadas. Eso significa dar a los líderes y a los integrantes del equipo acceso a una herramienta de videoconferencia, ya sea que prefieras reunirte en Zoom, GoToMeeting u otra. Luego, asegúrate de que todos puedan capturar y grabar su pantalla. La mayoría de los sistemas tienen herramientas nativas para esto, como QuickTime en las Mac. Windows esconde un poco más la suya, con un grabador de pantalla escondido en la barra de juegos de Xbox, pero puedes usar el atajo de teclado Windows + Alt + R para iniciar una grabación, y una ventana emergente en la que puedes hacer clic te llevará a la ubicación de almacenamiento al terminar. Si planeas compartir esas grabaciones de pantalla o tutoriales en Youtube, también puedes usar un creador de videos de Youtube para editar y personalizar cualquier archivo de video existente. Y con acceso a una herramienta para descargar miniaturas de Youtube, tus empleados pueden guardar imágenes en miniatura si incluyen información importante sobre la reunión, como gráficos, portadas y más.  También hay herramientas como CloudApp que dan a ti y a todo tu equipo acceso a herramientas de colaboración específicas, creadores de GIF y de video, creadores de collages, e integraciones con CRM y otro software, para que puedas compartir entre equipos o con clientes. Busca una solución que haga sencillo capturar, crear y compartir videos e imágenes, de modo que tu equipo solo tenga que aprender una herramienta nueva. La colaboración por video puede ser una oportunidad increíble para que tu equipo se involucre, se divierta un poco y trabaje en conjunto. Fomentar estas interacciones no solo les ayuda a rendir mejor, sino que además hace más probable que disfruten trabajar en tu empresa, algo que todo buen gerente desea.