5 elementos que debe incluir todo alcance de trabajo

Los gerentes de proyecto con experiencia saben que, cuando se trata del trabajo que hay que hacer, «definir la relación» es clave. Así es: igual que tener expectativas claras puede beneficiar tu vida amorosa, también importan en el trabajo cuando estás poniendo en marcha un proyecto. Aquí entra el alcance de trabajo, un documento que te ahorrará dolores de cabeza más adelante.

«Ojalá más equipos supieran que crear un alcance de trabajo puede reducir la frustración y el esfuerzo a largo plazo. Dedicar tiempo a entender las necesidades del proyecto y cómo se cumplirán sus objetivos les da a los equipos la oportunidad de hacer preguntas y señalar riesgos, lo que puede aclarar el contexto del proyecto y reforzar la alineación con la definición de éxito», dice Allison Pollard, coach y consultora organizacional. «Que los equipos participen en la creación de un alcance de trabajo también aumenta su capacidad de ajustar sus planes más adelante, cuando surjan problemas y cambios».

¿Qué es un documento de alcance de trabajo y qué incluye?

El alcance de trabajo es un desglose de un proyecto y del trabajo que habrá que realizar para llevarlo a buen término, según lo acordado por todas las partes interesadas relevantes. Incluye información como los objetivos del proyecto, los plazos y los hitos, los entregables, las tareas individuales y los resultados esperados. En pocas palabras, se trata de qué hay que hacer, quién lo hará, para cuándo y qué resultados esperar. Esto define el proyecto, asigna responsabilidades y pone a todos en la misma página sobre cómo ejecutar el trabajo, para que puedan avanzar con claridad.

Factores importantes que considerar en un alcance de trabajo

Además de la información básica anterior, es muy importante incorporar dos factores clave en todo alcance de trabajo para lograr el máximo éxito, según Pollard:

«Para asegurar el éxito, un alcance de trabajo debe incluir (1) una descripción de los clientes del proyecto y del valor que el producto tiene para ellos, y (2) indicadores cualitativos y cuantitativos de los resultados del proyecto», explica.

• Desglose de los clientes del proyecto y del valor del producto para ellos

«La descripción de los clientes del proyecto y del valor del producto para ellos debe destacar lo que hace que el producto sea diferente y atractivo para los clientes. Esta descripción también incluye información sobre el producto y las acciones que tomará el equipo para entregarlo a los clientes», añade.

Según ella, esta definición aclara los límites del trabajo para el equipo y para todas las personas relacionadas con el proyecto.

• Indicadores cualitativos y cuantitativos de los resultados del proyecto

Quizá pienses que entregar el proyecto y cumplir el plan es suficiente. Pero eso no equivale al éxito. Por eso, el alcance de trabajo debe incluir sin falta las métricas que definen el éxito. «Para lograr la visión de la organización, el alcance de trabajo debe incluir los indicadores del resultado exitoso del proyecto. Describir estos indicadores como las intenciones cualitativas y cuantitativas de “terminado” para todo el proyecto les da a los equipos filtros para decisiones futuras que los mantendrán alineados con el éxito», dice Pollard.

Errores comunes en el alcance de trabajo

Antes de crear tu documento de alcance de trabajo, ten en cuenta los errores comunes que pueden hacer tropezar tus ambiciones de gestión de proyectos.

El primero es que una sola persona, ya sea un responsable de producto u otra, se encargue de crear el alcance de trabajo como una lista de entregables propuestos con un cronograma y que solo después se involucre al equipo para revisarlo y obtener su respaldo, según Pollard.

«Esto suele surgir de la creencia de fondo de que debemos maximizar la productividad de los equipos y eliminar las actividades que los alejan de programar y probar software. Por desgracia, esto lleva a los equipos a actuar como simples ejecutores de órdenes», explica.

«Al descuidar que el equipo entienda las necesidades del proyecto y poner demasiado énfasis en los entregables, las empresas se frustrarán por los retrasos del proyecto y tendrán dificultades para gestionar el alcance y las prioridades, porque los equipos no pueden hacer lo correcto por sí solos ni hacer recomendaciones».

Y también conviene evitar el error sutil de no hablar de lo que queda fuera del alcance de trabajo. Mary Beth Imbarrato, consultora de gestión de proyectos, gestión del cambio y planificación estratégica, dice que hablar de lo que está fuera del alcance ayuda a que todos tengan perfectamente claro qué está «dentro» y qué está «fuera».

También dice que un alcance de trabajo debe quedar cerrado desde el principio tanto como sea posible. «Muchísimos proyectos no tienen éxito porque el alcance nunca se cerró y la gente sigue agregándole cosas. Parte de la definición de un proyecto es que tiene un final. Si agregas alcance continuamente, tienes un proyecto interminable». Y si se prolonga para siempre, ya no es un verdadero proyecto: es una señal clara de que tu alcance de trabajo no ha cumplido su propósito.

Lista de verificación del alcance de trabajo

Imbarrato compartió una útil lista de verificación del alcance de trabajo para tener en cuenta mientras terminas tu documento. Si puedes responder con seguridad las siguientes preguntas, tienes en tus manos un alcance de trabajo bastante sólido:

1. ¿Qué problema intentamos resolver con este proyecto?

2. ¿El alcance refleja lo que habrá que entregar para resolver ese problema?

3. ¿Es el alcance lo bastante concreto para planificarlo y entregarlo de forma eficaz?

4. ¿Cómo se ve el éxito una vez que cumplamos con este alcance?

5. Una vez que cumplamos con este alcance definido, ¿estará completo el proyecto?

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