Cómo dirigir con éxito una reunión de planificación de sprint

Ya sigas la metodología Agile en tu trabajo todos los días o apenas te estés iniciando en el proceso, hay muchos pasos, términos y roles que conocer. Tienes scrum masters, backlogs, retrospectivas, burndowns… es como si el método Agile tuviera su propio idioma. Pero hay una razón por la que más del 71 % de las empresas de desarrollo de software implementaron principios Agile en 2020. Si se aplica bien, los equipos Agile pueden lanzar nuevas funciones y desarrollar software más rápido que nunca. Por suerte, hoy nos enfocamos en un solo aspecto del enfoque Agile: las reuniones de planificación de sprint. Estas reuniones son una de las 4 ceremonias de Scrum, una metodología específica dentro del enfoque Agile, más amplio. Estas ceremonias de Scrum, o reuniones, son partes fundamentales del proceso de desarrollo Agile. Definen el marco que ayuda a los equipos a colaborar y lograr resultados. 

Las 4 ceremonias de Scrum son:

1. Planificación del sprint 

2. Scrum diario

3. Revisión del sprint 

4. Retrospectiva del sprint

Al planificar y llevar a cabo todas estas reuniones, incluida la planificación del sprint,  es importante que sean lo más eficientes y productivas posible. Las ceremonias no deben ser reuniones por el simple hecho de reunirse. Cuando los miembros del equipo sienten que sus calendarios están saturados, es más probable que pierdan el aprecio por los principios Agile en general. Por eso te damos toda la información y las herramientas que necesitas para dirigir una reunión de planificación de sprint de forma eficiente y eficaz. 

Primero que nada, ¿qué es un sprint?

Si vamos a hablar de reuniones de planificación de sprint, primero tenemos que aclarar el tema de estas reuniones: el sprint. Entonces, ¿qué es exactamente un sprint y por qué es importante en Agile? Los sprints son periodos fijos, o ciclos de desarrollo, dentro del proceso de desarrollo más amplio. Los sprints son una parte importante del enfoque Agile, ya que Agile se centra en ciclos de desarrollo más cortos y lanzamientos más frecuentes de funciones del producto. Estos ciclos cortos, o sprints, permiten a los equipos responder con rapidez a las solicitudes de nuevas funciones y adaptarse a las necesidades de los clientes. Un sprint suele durar entre 2 y 4 semanas, según su tamaño y alcance. 

Cómo dirigir una reunión de planificación de sprint

En pocas palabras, las reuniones de planificación de sprint son encuentros de los equipos para planificar y fijar los objetivos del próximo sprint. Estas reuniones deben ser colaborativas e inclusivas, y dejar que todos los miembros del equipo opinen sobre el trabajo que viene. Como en cualquier otra reunión, existen buenas prácticas para que todo transcurra sin problemas y el tiempo se aproveche bien. A continuación te presentamos 4 buenas prácticas para dirigir una reunión de planificación de sprint. 

1. Prepara la reunión. 

Antes de que empiece la reunión, el Scrum Master y el product owner de Scrum deben reunirse para hablar de algunos puntos. Es importante que todo el equipo de desarrollo participe en la toma de decisiones, pero esta preparación mantendrá al equipo alineado con los objetivos estratégicos más amplios y ayudará a guiar la reunión.  Para preparar la reunión, el Scrum Master y el product owner deben:

• Definir el calendario y el objetivo general del sprint.

• Evaluar la capacidad del equipo.

• Aplicar los conocimientos o aprendizajes de sprints anteriores. 

• Revisar el backlog del sprint actual.

2. Crea una agenda y síguela. 

Como en cualquier reunión, las agendas son muy útiles para fijar expectativas y mantener a todos enfocados en una reunión de planificación de sprint. Tu agenda puede ser tan detallada como quieras, siempre que ofrezca un marco de lo que se va a tratar. Es importante compartir la agenda con todos los participantes antes de que empiece la reunión. Puedes hacerlo por correo electrónico, en un Google Doc o incluso en diapositivas de PowerPoint. Pero para llevar tus notas de reunión al siguiente nivel, crea tu agenda en Hive. Una vez compartida con todo tu equipo, tu agenda puede convertirse en tu centro de colaboración. Hive Notes permite a los equipos: 

• Tomar notas en un documento compartido en tiempo real

• Crear acciones a partir del texto de la nota 

• Asignar acciones a compañeros, a proyectos existentes o a proyectos nuevos 

Usar una función como Hive Notes puede mejorar la productividad general de tus reuniones. Hive es la única herramienta de gestión de proyectos que permite crear acciones nuevas o añadir acciones existentes a las notas. Esto es especialmente útil en las reuniones de planificación de sprint, porque te permite incorporar los elementos del backlog directamente en la nota. No tienes que saltar de una ventana o programa a otro. 

3. El backlog del sprint. 

En estas reuniones, los miembros del equipo revisan el backlog del sprint y eligen qué elementos incluir en el siguiente sprint. Este backlog incluye todas las tareas necesarias para cumplir el objetivo estratégico y se puede actualizar y modificar durante todo el proyecto. Si un elemento no se completa en un sprint determinado, vuelve al backlog. Si los equipos se dan cuenta de que hace falta algo más para terminar el proyecto, se pueden añadir nuevos elementos al backlog.  Las tareas del backlog se dividen en 4 clasificaciones distintas:

1. Historias de usuario: unidades de desarrollo que describen una función del producto desde la perspectiva del usuario.

2. Errores: fallos de código descubiertos durante el uso o las pruebas.

3. Refactorización: reestructurar el código existente para mejorar su funcionamiento actual.

4. Adquisición de conocimiento: reunir la información necesaria para completar una tarea.

Una vez que hayas revisado tu backlog, debes seleccionar un grupo de tareas y sus story points asociados para el sprint. Será una decisión del equipo, basada en el objetivo específico del sprint. Esto debe asegurar que el sprint sea realmente viable.  Estima el tiempo necesario.  Una vez que hayas revisado todos los elementos del backlog y tengas una idea de qué tareas se abordarán en tu sprint, es hora de considerar cuánto tiempo y esfuerzo requiere cada una. Los equipos usan métricas distintas para esto, pero el tiempo (número de horas) y el tamaño (S/M/L) son dos descriptores comunes.  Al hablar del esfuerzo necesario, es importante escuchar tantas perspectivas como sea posible. Un miembro del equipo puede saber algo que otro no, y las estimaciones de tiempo precisas son fundamentales para terminar el sprint a tiempo.  Si usas un software de gestión de proyectos como Hive, puedes asignar estimaciones de tiempo a cada tarea. Esto ayudará a los desarrolladores a gestionar su tiempo con inteligencia y a reconocer cuándo hay que hacer ajustes. Evalúa la capacidad del equipo.  Una vez que sepas cuánto tardará cada elemento del backlog, calcular la capacidad total del equipo te ayudará a encontrar la combinación ideal de historias para incluir en el sprint. La capacidad del equipo normalmente se determina sumando las horas disponibles de cada miembro durante todo el sprint.  Por ejemplo, imagina que tu equipo tiene 6 desarrolladores disponibles para trabajar 8 horas al día. Cada semana laboral tiene 5 días y tu sprint dura 3 semanas. Multiplicarías: 

(6 personas) x (8 horas al día) x (5 días a la semana) x (3 semanas) = 720

Este cálculo muestra que la capacidad de tu equipo es de 720 horas para este sprint. Si eliges una combinación de historias que sume alrededor de 720 horas, y lo ideal es dejar algunas horas libres para imprevistos, tu equipo debería tener la capacidad de completar los elementos del sprint a tiempo.  Una vez más, es importante involucrar a todos los miembros del equipo en las conversaciones sobre el backlog del sprint, en especial a quienes ejecutan las tareas todos los días. Si ellos son responsables de completar las tareas, su perspectiva y su compromiso son fundamentales para fijar objetivos realistas y alcanzables. Ellos son quienes hacen que suceda y conocen su capacidad y su disponibilidad mejor que nadie. 

4. Finaliza tu plan de sprint.

Con toda esta información, puedes encontrar el punto ideal de tu equipo, en el que:

• La lista de tareas cumple el objetivo del sprint. 

• El equipo entiende lo que exige cada tarea. 

• La capacidad del equipo puede con las tareas. 

Cuando hayas armado tu lista de tareas del sprint y todos estén en la misma página, ¡puedes terminar la reunión y ponerte a trabajar! Es importante recordar que la reunión de planificación del sprint es para la planificación inicial. Puede que las cosas no salgan exactamente como se planearon y que tengas que añadir tareas nuevas, pausar otras e incluso devolver algunas al backlog. Está bien. Las reuniones de planificación de sprint buscan preparar a los desarrolladores para el éxito, pero la adaptabilidad y la innovación también serán clave para crear el mejor producto final. ¿Aplicas otras buenas prácticas en tus reuniones de planificación de sprint? Si es así, nos encantaría conocerlas. ¡Déjanos un comentario abajo y cuéntanos!