Cómo recuperar el control cuando tienes demasiado trabajo

Miras tu agenda de la semana y te invade la ansiedad: otra semana con demasiado trabajo. Pero ¿las tareas en sí son tan difíciles, o te abruma la idea de estar sobrecargado? Quizá creas que tienes demasiado trabajo, pero en realidad solo hace falta un pequeño cambio de mentalidad y buena gestión del tiempo para volver a sentir que tienes el control de tu jornada.

¿Demasiado trabajo o el tipo de trabajo equivocado?

Es posible que no estés trabajando necesariamente demasiado, sino haciendo el tipo de trabajo equivocado durante demasiadas horas seguidas.

Una investigación de Harvard Business Review muestra que el 41 % de los trabajadores del conocimiento dedica tiempo a tareas que les dan poca satisfacción personal, ya que otras personas podrían encargarse de ellas igual de bien. Entre estas tareas están el trabajo administrativo o las "tareas domésticas de la oficina", el exceso de reuniones y la colaboración poco eficaz entre departamentos. Los encuestados calificaron estas tareas como de poco valor para la empresa y dijeron que no les aportaban ninguna utilidad personal.

Por desgracia, quizá sientas que te debes a estas tareas como miembro del equipo que apoya y ayuda. En muchas culturas empresariales es importante dar la impresión de que todos van en la misma dirección. Como dijo un participante del estudio de Harvard: "Quiero parecer ocupado y productivo. La empresa valora a quienes trabajan en equipo".

Así, aunque las tareas sean aburridas, de poco valor o poco prácticas para ti, sientes la obligación de aguantar. Al fin y al cabo, es más fácil agachar la cabeza y cumplir con tu parte que tener conversaciones incómodas con tu gerente o tus compañeros sobre el flujo de trabajo.

¿Demasiado trabajo o demasiado tiempo?

Además, puede que en realidad no tengas demasiado trabajo. Quizá estés trabajando durante demasiado tiempo y aprovechando mal las horas. Todos conocemos la investigación que explica cuánto cae la productividad cuando los empleados trabajan más de 50 horas a la semana. Sin embargo, sentir que tienes demasiado trabajo lleva a trabajar de noche y los fines de semana, lo que, según el estudio, reduce el rendimiento total por hora. Por desgracia, puede parecer que la mejor forma de manejar el exceso de trabajo es sumar horas, pero eso podría estar haciendo más daño que bien. En última instancia, la sensación de urgencia por cumplir plazos, terminar tareas o alcanzar hitos nace del organismo que se alimenta a sí mismo: la cultura de la empresa. Si una transferencia de datos rutinaria se trata igual que un proyecto enorme, los empleados pueden sentir una presión constante de tiempo, aunque solo tengan una carga de trabajo moderada. Que tus compañeros o gerentes te apuren en la oficina genera ansiedad, sentimientos de inferioridad y resentimiento, y muchas veces hace que el trabajo que haces resulte innecesariamente agotador. Incluso si tienes mucho que hacer, el temor psicológico que te sigue como una nube oscura puede hacer que hasta la tarea más pequeña parezca una hazaña imposible.

¿Cómo manejar el exceso de trabajo?

Si empiezas a sentir que tienes demasiado trabajo, hay varias formas de recuperar parte de tu control sin perjudicar tu rendimiento ni tus relaciones con el equipo.

Reduce el trabajo administrativo

Si sientes que te ahogas en trabajo administrativo, intenta trabajar de forma inteligente, no más duro. Encontrarás alivio al automatizar, delegar y dejar de hacer el trabajo que no parece servir a tus objetivos. El estudio de Harvard mencionado antes descubrió que, cuando los trabajadores intentaron conscientemente reducir su participación en tareas o reuniones de poco valor, eliminaron de su agenda, en promedio, seis horas de tareas administrativas y dos horas de reuniones.

Quitar estas tareas de tu agenda no solo hará que te sientas menos ocupado. También te dejará menos agotado. Delegar se puede hacer con cuidado, amabilidad y respeto mutuo. En cuanto a la automatización, empieza poco a poco y busca la herramienta que mejor te funcione, sin necesidad de que el resto del equipo la adopte. También puedes buscar trucos y consejos para el software que tu equipo usa hoy y compartir algunos de tus hallazgos, para que todos dejen de sentir que tienen demasiado trabajo.

Baja el ritmo y actúa con intención

Aunque tengas plazos o hitos urgentes por cumplir, otra manera de no sentirte desbordado es bajar el ritmo. Un estudio del libro Off the Clock: Feel Less Busy While Getting More Done muestra que, cuanto más presionado por el tiempo se siente un empleado debido a la cultura de la empresa o a la gerencia, más horas trabaja. Por desgracia, esto puede ser un poco contraproducente, ya que los datos también indican que los empleados sufren una caída drástica de productividad a partir de la octava hora. De su jornada.

Si te sientes atrapado por la necesidad de velocidad de tus compañeros o de tu gerente, ten una conversación seria sobre qué valor aporta la presión de tiempo a la calidad del trabajo. Conoce la opinión de todos sobre el flujo de trabajo y no adoptes sin más la sensación de urgencia de tu equipo sin analizarla con atención. Quizá descubras que hablar del proceso del grupo puede ser un punto de inflexión en la forma en que trabajan juntos.

Quítate de encima las tareas de poco valor

Es muy posible que no puedas automatizar, delegar ni eliminar tus tareas de poco valor, porque son parte esencial de los cimientos sobre los que se construyen tus proyectos más creativos. Aun así, eso no significa que tengas que sentirte agobiado por el exceso de trabajo. Las herramientas de autoevaluación pueden ayudarte a definir las prioridades de tu lista de tareas pendientes para repartir las cosas de modo que no te sientas abrumado.

Además, una gran forma de estar ocupado sin sentirte demasiado ocupado es aprovechar de forma productiva los momentos de calma de tu día. Puedes planear algunas pausas y tomarlas con intención, anotando un paseo, un refrigerio o incluso una breve meditación. También puedes llevar una pequeña lista de tareas que requieren poco tiempo. Cada vez que tengas unos minutos libres, tacha alguna de ellas. Al final del día, sentirás que lograste mucho sin estrés excesivo.