Cómo las 4D de la gestión del tiempo pueden salvar tu lista de tareas

Los estudios muestran que una gestión eficaz de las tareas mejora el desempeño laboral y el bienestar. Por desgracia, existen tantas técnicas de gestión del tiempo que puede resultar abrumador encontrar la que mejor te funcione. Para simplificar, quédate con las 4D de la gestión del tiempo, una forma eficiente y exitosa de tachar todos los elementos de tu lista de tareas.

¿Qué son las 4D de la gestión del tiempo?

Las 4D de la gestión del tiempo son una técnica creada por Daniel Johnson para su libro de 1991, Career Comeback: Taking Charge of Your Career. Sin embargo, las popularizó nueve años después Jack Canfield, formador corporativo, emprendedor y coautor de la serie Chicken Soup for the Soul. Para Canfield, las 4D son una regla mnemotécnica de cuatro categorías para manejar tareas que aceleran el flujo de trabajo y simplifican los procesos.

Las 4D son:

- Hazlo ahora (Do it now)

- Aplázalo (Defer it)

- Delégalo (Delegate it)

- Descártalo o elimínalo (Dump it)

Este método sencillo para gestionar tareas se usa en todo tipo de contextos, desde talleres de liderazgo hasta el método Inbox Zero. Según Canfield, cuando una tarea se asigna a uno de estos cuatro grupos, pasa a ser esencial o no esencial. Esta priorización automática puede ayudarte a crear un procedimiento para manejar las tareas que llegan.

1. Aplázalo

La primera característica clave de las 4D de la gestión del tiempo es aplazar tareas. Aplazar una tarea no significa que la harás más tarde, porque eso hace que las obligaciones se acumulen y genera ansiedad innecesaria y una carga de trabajo abrumadora. Muchas personas siguen la regla de los dos minutos: si una tarea inmediata que llega, como un correo electrónico o la solicitud de un colega, toma más de dos minutos, debes aplazarla y anotarla en tu agenda para otro momento.

Dicho esto, esa regla no funciona para todos, sobre todo si la tarea que te cayó encima es urgente. Si inventas tus propias reglas y tu propio sistema de clasificación para los puntos de acción, puedes convertir el aplazamiento en productividad en lugar de procrastinación.

Consejo: sé consciente

Aplazar una tarea a veces puede hacer que pase desapercibida, sobre todo si la estás posponiendo por razones que no son necesariamente prácticas. Hazte estas preguntas para saber si estás aplazando por los motivos correctos:

• ¿Estoy esperando a que otra persona me responda?

• ¿Estoy posponiendo esto porque tomará demasiado tiempo?

• ¿Estoy retrasando esta tarea porque no me gusta? ¿Por qué no me gusta?

• ¿Tengo una fecha límite firme para terminar esta tarea?

• ¿Cuándo puedo esperar trabajar en esta tarea?

2. Delégalo

Después, para perfeccionar tus habilidades de gestión del tiempo, intenta delegar parte de la carga de trabajo que te llega. Puedes externalizar parte del trabajo a un freelancer, pedirle a un colega que te ayude a ponerte al día o asignar una tarea a alguien a quien diriges. Si delegas lo que sabes que otras personas pueden hacer más rápido y con más precisión que tú, tu tiempo queda libre para atender asuntos más urgentes.

Por desgracia, plantear la delegación desde una posición de autoridad, como si le ordenaras a alguien que haga tu trabajo, puede dañar tus relaciones laborales. Asegúrate de enfocarte en la colaboración, porque todos trabajan juntos para lograr el objetivo común de completar una tarea.

Consejo: la delegación es una calle de doble sentido

Delegar no significa que debas ser mandón ni insistente. El secreto de una buena delegación es hacerlo con amabilidad, para que la persona a quien delegas sienta que se valora una habilidad suya en particular y no que está asumiendo el trabajo de relleno de otra persona.

Asegúrate de que las expectativas sean claras, de que la otra persona se sienta agradecida por su ayuda y de que podrás devolver el favor cuando sea posible. En el fondo, la delegación es una calle de doble sentido, y ambas partes deben salir del intercambio sintiendo que han ganado experiencia.

3. Descártalo

Luego, considerarás descartar o eliminar una tarea. Si recibes un correo masivo de recursos humanos o una notificación sobre un evento de la oficina, quizá vaya automáticamente a la papelera. Pero ¿qué pasa con una solicitud de información o un correo de un compañero de equipo? ¿O con una tarea que puede dejar de ser relevante tras un giro en tu proyecto más reciente?

Hay tareas que simplemente no valen tu tiempo ni tu energía, y está bien quitarlas de tu lista, sobre todo si consumen mucho tiempo y no contribuyen a ningún objetivo o hito específico.

Consejo: hazlo con amabilidad

Aunque estés eliminando una tarea de tu lista, intenta comunicarte bien con cualquier persona involucrada en la acción que descartas. Descartar una tarea no significa que debas ser grosero. De hecho, puede hacer que las tareas futuras sean más difíciles de lograr si tus compañeros te ven como una persona problemática y no como alguien enfocado en las prioridades. Así que sé amable mientras ahorras tiempo y asegúrate de que el motivo por el que descartas tareas esté bien definido.

4. Hazlo ahora

La última D es de “do” (hacer): una tarea que debes hacer de inmediato. Son las tareas con un elemento de urgencia, como una fecha límite, una comunicación importante u otro asunto sensible al tiempo. Canfield dice que este paso siempre debe ir al final, porque las tareas deben pasar primero por las otras 3D para determinar si se pueden manejar de una forma más productiva.

Cumplir con esta D no consiste solo en terminar la tarea: se trata de completarla de la manera más rápida y eficaz posible, lo que significa que el multitasking queda descartado. Según Tempo, la productividad puede caer hasta un 45 % cuando haces varias cosas a la vez.

Consejo: automatiza tus acciones

Hacer una tarea va más allá de hacer una sola cosa a la vez. Para lograr que las cosas se hagan de la forma más eficiente posible, prueba a automatizar ciertas tareas repetitivas. Ya sea apoyándote en un software de gestión de proyectos como Hive para enviar correos de seguimiento o simplemente teniendo una plantilla fija para ciertas solicitudes, hay varias formas de convertir las tareas que sí tienes que ejecutar en rutinas sencillas.

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