Cómo derribar los silos entre equipos en el trabajo

A medida que las organizaciones han crecido, también lo han hecho sus divisiones, tanto en sentido literal como figurado. Las funciones específicas se han descentralizado y delegado. Por eso, los componentes de estas organizaciones se han vuelto cada vez más especializados y separados, en forma de silos entre equipos. Suena bien, ¿verdad? No exactamente. Hay algo que las organizaciones necesitan más que la especialización: colaboración y trabajo en equipo. La marca de todas las organizaciones exitosas es una comunicación eficaz y un ambiente de colaboración. Pero los silos entre equipos, o equipos aislados, se forman cuando los grupos trabajan por separado en lugar de hacerlo juntos. Esto reduce la productividad y la eficiencia, y frena el progreso. El trabajo en equipo es vital para aumentar la eficiencia operativa. Si no se derriban los silos individuales, no se puede construir un equipo unido, productivo y comunicativo. Sabemos que es difícil unir a los equipos y derribar los silos en toda una organización, así que aquí tienes algunos consejos para ayudarte. 

¿Qué causa los silos entre equipos en el trabajo?

Los silos tienen su lugar y su propósito, y no es ser parte de un equipo. Los silos se crean cuando personas con objetivos y experiencia similares se agrupan para formar un grupo exclusivo. Las personas de estos grupos comparten una visión y también recursos, y a menudo crean un departamento colaborativo único. Esto puede ser una pesadilla logística, sobre todo cuando las empresas quieren centrarse en el trabajo en equipo para maximizar la productividad. Aunque es difícil evitar la creación de silos, sobre todo en organizaciones que dependen de áreas especializadas, lo que los gerentes deben vigilar es la «mentalidad de silo». La «mentalidad de silo» se refiere a departamentos separados que acaparan información o recursos a costa de otros departamentos o de la organización en su conjunto. Esta actitud de «nosotros contra ellos» genera una competencia innecesaria: la formación de silos entre equipos es el talón de Aquiles de las organizaciones eficientes.

[caption id="attachment_7985" align="aligncenter" width="900"] Foto: MIT Sloan Management Review[/caption]

¿Qué es la mentalidad de silo?

Las organizaciones modernas suelen tener silos verticales y horizontales. Los silos horizontales son los que existen a lo largo de la jerarquía, entre departamentos del mismo nivel. También existen los silos verticales, es decir, los que hay entre los gerentes de nivel superior y los empleados de nivel inferior de un mismo equipo. En estas situaciones, la comunicación es limitada o se pierde en la traducción entre los distintos silos.  Es fácil ver cómo los silos pueden volverse ineficientes. Sin embargo, la mayoría de las empresas ni siquiera se da cuenta de que los ha creado. Esto se debe a que los silos son intangibles. Los silos pasan a formar parte de la cultura de la empresa. Su existencia solo se confirma por la ineficiencia operativa.  Esta ineficiencia se hace evidente en sus síntomas:

• Retrasos en los resultados — Es posible que la organización no cumpla sus plazos. Esto puede notarse cuando llega el momento de entregar los productos o servicios, ya sea a otro departamento o al usuario final.

• Rivalidad entre departamentos — Los equipos pueden no estar dispuestos a asumir su parte de responsabilidad cuando algo sale mal. Los equipos se echan la culpa y marcan una distinción entre ellos y los demás equipos.

• Uso ineficiente de los recursos — Esto ocurre cuando el resultado no equivale a lo invertido. Significa que los recursos no se aprovechan bien y que los equipos se conforman. El progreso es mínimo o inexistente, y nadie asume la responsabilidad del retraso.

• Confusión — Es posible que los equipos individuales no conozcan los objetivos generales. Muchas veces ni siquiera conocen a los demás departamentos y sus funciones. Cuando llega el momento de colaborar en un proyecto, pueden no saber a quién acudir ni cómo hacerlo.

Cómo prevenir los silos en el trabajo

Un informe reveló que el 94 % de los trabajadores de oficina considera la colaboración en equipo una prioridad en el lugar de trabajo. Esto demuestra algo importante: las personas saben que la colaboración es clave para el éxito de una organización. Entonces, ¿por qué falta con tanta frecuencia en los lugares de trabajo? La respuesta está en la falta de trabajo en equipo. Aunque los silos aseguran la colaboración entre departamentos, a menudo falta la colaboración dentro de cada departamento.  El objetivo de una organización debe ser derribar los silos remotos y aumentar las conexiones entre equipos. Pueden existir departamentos especializados, pero no deben caer en la «mentalidad de silo» ni empezar a restringir la información. Debe haber oportunidades de colaboración entre departamentos y también dentro de ellos. Aquí es donde las herramientas de colaboración como Hive pueden ser muy útiles. Hive hace que tus equipos colaboren de forma constante y compartan la información necesaria para tener éxito a largo plazo. Los proyectos públicos con subtareas y acciones fomentan la circulación de la información con el fin de alcanzar un objetivo común, algo clave cuando buscas generar confianza y optimizar la eficiencia. Además de usar una herramienta de gestión de proyectos, los ejercicios centrados en el trabajo en equipo pueden ayudar a superar los silos organizacionales. Estos son algunos ejercicios que pueden ayudar a derribar los silos mediante el trabajo en equipo:

Todos para uno y uno para todos

El mayor error que cometen los gerentes ante los silos entre equipos es ignorar su causa raíz. Los silos organizacionales existen porque no hay un factor común que una a las personas. Los equipos están más comprometidos con las metas de su propio equipo o departamento que con las de la organización. En este caso, la solución obvia es fomentar el compromiso con la visión de la organización. La misión y la visión de la organización deben ser parte integral de la cultura de la empresa. La visión no debe ser una declaración vaga. Debe ser una meta realizable y accionable con la que todos puedan identificarse. En Hive, cada equipo tiene sus propios objetivos departamentales de OKR, pero todos se integran en unas pocas categorías comunes a varios equipos de la organización. Por ejemplo, todos en la organización conocen nuestras metas mensuales de ARR y trabajamos juntos para alcanzarlas, ya sea el equipo de ingeniería que logra una gran compra de ampliación con el lanzamiento de una nueva función, o el equipo de marketing que se asegura de que el flujo de clientes potenciales esté lleno.  Si las personas están unidas por la necesidad o el deseo de cumplir una meta común, trabajarán juntas para llegar más rápido. Esta colaboración es un tipo de trabajo en equipo espontáneo, ya que las personas y los equipos se agrupan por iniciativa propia para lograr el fin deseado.

El efecto IKEA 

El efecto IKEA es un fenómeno interesante que explica por qué algunas personas se comprometen más con los productos que ayudaron a crear. Este efecto es un tipo de sesgo cognitivo en el que las personas prefieren más los productos y las ideas en los que participaron. La importancia de la contribución no cuenta: el efecto IKEA puede usarse para aumentar el compromiso de los empleados. En Hive tenemos un equipo entero dedicado a la innovación interna, llamado «Innovation Pod». Cualquiera puede enviar una idea a este equipo, y las mejores se convierten en funciones reales de Hive. Esto es beneficioso porque nuestros equipos se comprometerán más con el éxito de las ideas, los productos o los servicios si participan en su creación. Por lo tanto, adoptarán comportamientos que aseguren ese éxito, como la colaboración y la cooperación con otros departamentos. Esta colaboración creará conexiones duraderas entre los departamentos y superará las barreras de los silos. En última instancia, esto aumenta la productividad, la confianza, la moral, la eficiencia y la innovación.

Interacción entre departamentos

La capacitación y las reuniones entre departamentos son una herramienta esencial para derribar los silos organizacionales. Las personas pueden fomentar un ambiente colaborativo con otros departamentos si participan en capacitaciones interdepartamentales. Esto es necesario para ampliar su comprensión de la organización y sus componentes, pero también ayuda a los equipos a entender las funciones de los demás y a ver cómo encajan dentro de la organización en general. La comprensión es una parte central del trabajo en equipo. La capacitación interdepartamental ofrece a los equipos una valiosa oportunidad de crear vías de cooperación y establecer conexiones con otros equipos con los que normalmente no tendrían ocasión de interactuar. Además, otras oportunidades de interacción entre departamentos pueden incluir actividades ajenas al trabajo, como los almuerzos. Por ejemplo, cuando una persona nueva se une a Hive, 2 o 3 empleados de Hive que no son de su equipo la invitan a almorzar. Desde que empezamos a trabajar de forma remota en Hive, también hemos añadido happy hours virtuales y otros eventos virtuales para ofrecer con regularidad oportunidades de conocer a personas fuera de sus equipos inmediatos. Estas actividades no relacionadas con el trabajo pueden elevar la moral y crear relaciones que, a la larga, también fomentarán un mejor trabajo en equipo durante el horario laboral. Además, las reuniones entre gerentes de distintos departamentos también pueden ser beneficiosas. Esto permite a los gerentes alinear los objetivos de sus departamentos con los de otros departamentos y con los de la organización. Esta colaboración puede después «filtrarse» a los demás miembros del departamento y mejorar la cooperación en todos los niveles, no solo en el gerencial.

Colaboración virtual para el trabajo en equipo 

Como todos sabemos, vivimos en una época en la que los lugares de trabajo son virtuales y muchos empleados trabajan de forma remota. Esto cambia las oportunidades disponibles para crear conexiones significativas. Las personas que trabajan juntas de manera individual tienen más probabilidades de desarrollar un sentido de trabajo en equipo y de colaborar también en grupo. Una solución viable para mantener la colaboración y un entorno de trabajo productivo es el uso de aplicaciones de chat para equipos. Aplicaciones como Slack y Hive permiten tener canales distintos para cada equipo y para toda la organización. Así se conservan los beneficios de los silos especializados sin la limitación en la comunicación. Al interactuar con otros equipos y personas, se puede hacer trabajo en equipo en un entorno distinto al del lugar de trabajo tradicional.  A veces, los departamentos no colaboran porque no tienen las vías adecuadas para hacerlo. Compartir información con regularidad con varios departamentos puede ser un proceso tedioso. Con la colaboración virtual y las herramientas de gestión de proyectos, las organizaciones pueden facilitar este proceso. Y, por suerte, los avances en el software para trabajo remoto hacen que sea fácil compartir información con rapidez y mantenerse conectado sin importar desde dónde trabajes.

Conclusión

Los silos sirven a un propósito de muy corto plazo. Ayudan a cumplir los objetivos inmediatos de su equipo o departamento, pero a largo plazo la productividad y la eficiencia generales de las organizaciones se resienten, sobre todo cuando quieren crecer. El flujo continuo y libre de información trae innovación, entusiasmo y empatía. Por lo tanto, un flujo restringido de creatividad o información en un solo departamento frena la innovación y el crecimiento, y debe evitarse a toda costa. La eficiencia operativa empieza donde termina la «mentalidad de silo». Al superar los silos departamentales y favorecer el trabajo en equipo, las organizaciones pueden alcanzar sus metas con más rapidez y eficiencia. 

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