11 consejos de Zoom para videollamadas productivas

Personas de todo el mundo usan Zoom con fines muy diversos, pero las reuniones virtuales son uno de sus usos más comunes. En nuestra reciente encuesta sobre trabajo remoto, el 91 % de los encuestados dijo que usa herramientas de videoconferencia en el trabajo actualmente. Las herramientas de videoconferencia (¡como Zoom!) han sido esenciales para que los compañeros sigan conectados y participativos en este nuevo mundo del trabajo remoto. Por eso hemos reunido algunos de nuestros consejos favoritos para reuniones en Zoom. Para entender cuánto ha crecido Zoom durante el último año, basta con mirar cuántas personas participan en reuniones de Zoom cada día. A finales de 2019, Zoom informó de unos 10 millones de participantes diarios en reuniones. Esa cifra aumentó a unos asombrosos 200 millones en marzo de 2020, cuando comenzó la pandemia, y llegó a 300 millones en abril de 2020. En pocas palabras, Zoom no se va a ninguna parte. Por eso hemos investigado algunas de las formas más sencillas de optimizar tu tiempo y comunicarte con eficacia en las reuniones de Zoom, sin importar desde dónde te conectes. Aquí tienes 9 consejos, trucos y atajos fáciles de Zoom para tu próxima reunión.

1. Integra Zoom con las herramientas que ya usas.

Si tu equipo ya usa herramientas de trabajo remoto para colaborar en línea, probablemente puedas usar Zoom dentro de las herramientas que ya utilizas. Gracias a más de 1000 integraciones de Zoom disponibles en Zoom Marketplace, puedes conectar Zoom con muchas partes distintas de tu flujo de trabajo.  Estas son algunas de las mejores integraciones de Zoom para llevar tus reuniones sin problemas con las herramientas que ya usas:

• Zoom y Hive: crea reuniones de Zoom dentro de la herramienta de gestión de proyectos de Hive. Inicia reuniones rápidamente desde los proyectos y los chats sin salir del panel ni abrir otra ventana

• Zoom y Google Suite: muestra las reuniones de Zoom en tu Google Calendar, agrega enlaces de Zoom a reuniones existentes y programa reuniones de Zoom desde la ventana de Google Calendar. 

• Zoom y Salesforce: programa e inicia reuniones con clientes potenciales directamente desde tu panel de Salesforce.

• Zoom y Zapier: activa eventos y acciones automáticos que correspondan a tus reuniones o seminarios web de Zoom. 

• Zoom y Slack: inicia reuniones de Zoom desde cualquier mensaje de Slack con un atajo sencillo. También puedes ver cuándo entran y salen los participantes, y compartir grabaciones de reuniones por Slack.

2. Usa la configuración de silencio automático.

No hay nada más vergonzoso que entrar a una reunión de Zoom y olvidar silenciar el micrófono. Este podría ser el punto más importante de nuestra lista de consejos para reuniones en Zoom. Desde sonidos extraños de respiración hasta descargas de inodoro y conversaciones incómodas, hay incontables memes que demuestran lo importante que es ese pequeño botón de silencio.  Por suerte para todos, Zoom tiene una opción para silenciar tu micrófono automáticamente cuando te unes a una llamada. Con un solo clic, puedes evitarte futuras vergüenzas y dejar de buscar a toda prisa el botón de silencio cada vez que entras a una llamada.  Para activar la función en Zoom, ve a Configuración > Audio y marca la casilla junto a “Silenciar mi micrófono al unirme a una reunión”.

3. Graba tus reuniones.

Todos conocemos esa sensación de querer retroceder un momento en una reunión. Ya sea que hayas entendido mal a alguien, que no pudieras tomar notas con suficiente rapidez o que simplemente te hayas distraído un par de segundos, es difícil procesar cada dato durante una reunión. Por eso es útil grabar tus reuniones de Zoom.  La función de grabación de Zoom te permite grabar video, audio y el texto del chat para consultarlos después y compartir la reunión con quien no pudo asistir. Según tu plan de suscripción, los usuarios de Zoom pueden acceder a la grabación local o en la nube. La grabación local guarda el video y el audio de la reunión en tu computadora y está disponible para usuarios gratuitos y de pago. La grabación en la nube sube cómodamente tus reuniones grabadas a Zoom Cloud, donde puedes compartirlas y verlas desde cualquier lugar. La grabación en la nube solo está disponible para usuarios de pago de Zoom. Consejo profesional: si usas la versión gratuita de Zoom y aun así quieres acceder a las grabaciones y compartirlas en línea, sube tus grabaciones locales a una plataforma para compartir archivos como Dropbox. Este es un gran consejo de Zoom que mantiene a todos alineados y avanzando.

4. Usa un fondo virtual.

No es ningún secreto que la mayoría de las personas trabaja ahora desde “oficinas en casa” improvisadas, y es probable que el ciudadano común no tenga la oficina perfecta para cada llamada de Zoom. Si no te entusiasma mostrar a tus compañeros tu sala o tu habitación, los fondos virtuales de Zoom pueden salvar el día. Este es uno de nuestros consejos favoritos para reuniones en Zoom, ¡porque te permite sacar tu lado creativo! Para cambiar tu fondo de Zoom, abre la aplicación de escritorio y ve a Configuración > Preferencias > Fondo y filtros > Fondos virtuales. Allí puedes elegir una imagen predeterminada o seleccionar “+” para subir la tuya. Entonces, ¿dónde encuentras otros fondos virtuales para descargar en Zoom? Para opciones básicas, puedes explorar la biblioteca de fondos virtuales de Zoom y descargarlos desde allí. También puedes buscar en línea otras opciones divertidas, como estos ambientes de casa elegantes de West Elm o estos hermosos fondos inspirados en viajes.  Si te sientes muy creativo, incluso puedes crear tu propio fondo, como hicimos en Hive. Los fondos de Zoom personalizados son una excelente forma de fortalecer la cultura de la empresa y, al mismo tiempo, mantener profesionales las llamadas con clientes.

5. Enciende tu cámara.

Cuando parte del equipo está en la oficina y otros están distribuidos en distintos lugares, llevar a cabo una reunión híbrida exitosa puede ser un reto. Para evitar que los empleados presenciales se sientan más comprometidos que los miembros virtuales del equipo, las empresas pueden ofrecer un manual de etiqueta para reuniones virtuales que recomiende a los trabajadores remotos encender sus cámaras. Cuando no sea posible tener las cámaras encendidas durante toda la reunión, se puede animar a los trabajadores remotos a participar mediante reacciones y comentarios en el chat.

6. Usa salas para grupos pequeños.

Las reuniones grandes son útiles para difundir información a todos al mismo tiempo, pero a veces conviene dividir a las personas en grupos más pequeños para que se conozcan o para generar ideas. Las “salas para grupos pequeños” de Zoom son la solución virtual a este problema, ya que fomentan la colaboración y garantizan que todos tengan voz en las reuniones grandes. Este es uno de nuestros mejores consejos de Zoom para organizaciones y equipos grandes. El administrador o propietario de tu organización debe habilitar los permisos de salas para grupos pequeños antes de poder usar la función. Los usuarios también deben asegurarse de que su propia configuración esté habilitada. Para ello, ve al menú de navegación de tu portal de Zoom y haz clic en Configuración > Reunión > Sala para grupos pequeños. Asegúrate de que la función esté activada. Si el interruptor aparece en gris, la configuración no se ha habilitado para tu organización. Una vez habilitada, los anfitriones de la reunión pueden dividir a los participantes en grupos más pequeños. El anfitrión puede crear hasta 50 sesiones distintas, asignar participantes a un grupo específico o dividirlos de forma aleatoria. El anfitrión puede entrar a cada sala, pasar de un grupo a otro y finalizar las sesiones en cualquier momento. Cuando terminan las salas, todos los participantes vuelven a reunirse en la sala principal. 

7. Usa software de cancelación de ruido.

Casi en la parte superior de toda “lista de etiqueta de Zoom” hay un tema común: el ruido de fondo. Ya sea que el trabajo remoto signifique atender llamadas virtuales desde casa, cafeterías o espacios de coworking, siempre existe la posibilidad de que aparezca un ruido inesperado en medio de tu llamada. Sí, puedes mantenerte en silencio, pero ¿qué pasa cuando te toca hablar y hay una obra molesta frente a tu departamento?  ¿La solución? El software de cancelación de ruido. Aplicaciones como Krisp hacen más fácil que nunca cancelar el ruido de fondo en tus reuniones, y por eso el software de cancelación de ruido es un consejo importante para reuniones en Zoom. Esta aplicación con inteligencia artificial se integra con más de 800 herramientas (¡incluido Zoom!) para eliminar ruidos y ecos no deseados en ambos extremos de tus llamadas de videoconferencia. También funciona con tus audífonos o diademas, así que no tienes que cambiar nada en tus reuniones... solo descárgala y listo. 

8. Configura una sala de espera.

Si vas a llevar a cabo una reunión muy confidencial, lo mejor es configurar una sala de espera y admitir individualmente a los participantes verificados. Así evitas el llamado “Zoombombing”, que ocurre cuando asistentes no deseados se cuelan en reuniones de Zoom en las que no deberían estar. Para configurar una sala de espera, visita “Administración de la cuenta” y luego “Configuración de la cuenta”. Cuando termines, haz clic en “Reunión” y habilita la opción de sala de espera.

9. Protege tus reuniones con contraseña.

Para agregar una capa más de seguridad, puedes exigir una contraseña en tus reuniones de Zoom. La función de contraseña de Zoom es excelente porque permite establecer contraseñas a nivel de cada reunión, de grupo o incluso de toda la cuenta, para todas las reuniones y seminarios web que se realicen en tu empresa. Si eres propietario o administrador de la cuenta, puedes establecer requisitos de contraseña o bloquear la configuración de contraseñas para el resto de los usuarios de la cuenta. También puedes usar protecciones y herramientas adicionales que te ayuden a garantizar la privacidad y la seguridad de tus reuniones.

10. Desactiva otras notificaciones.

Todos hemos estado en una reunión de Zoom interrumpida por los avisos de una plataforma de chat, notificaciones de correo o mensajes de texto que llegan a la computadora de alguien. Y lo más probable es que tú hayas sido esa persona al menos una vez. Entonces, ¿qué puedes hacer para evitar estas interrupciones, y la ligera vergüenza, durante tus reuniones de Zoom? Silencia tus notificaciones de forma intencional antes de que empiece la reunión.

Puedes hacerlo revisando la configuración de cada aplicación o plataforma, o cerrar por completo la aplicación para estar totalmente seguro. En la mayoría de los sistemas operativos, también puedes silenciar las notificaciones de toda tu computadora. Si trabajas en una Mac, activa el modo “No molestar”. En Windows, esta misma opción se llama “Asistente de concentración”. Y cuando ya tengas lista tu computadora, recuerda silenciar también tu teléfono... hoy en día nunca se sabe cuándo llegará una llamada de spam molesta.

Esperamos que estos consejos y trucos para reuniones en Zoom te ayuden a llevar reuniones virtuales con más eficacia, beneficiándote a ti y a todo tu equipo. ¿Crees que deberíamos agregar algo más? Cuéntanos tus consejos para reuniones en Zoom en los comentarios y quizá los incluyamos.

11. Prepara una agenda clara para la reunión.

Marca el tono de una reunión antes incluso de empezar. Crea una agenda bien pensada con los objetivos principales y los puntos a tratar, y compártela con los participantes. Al comienzo de la reunión, lee la agenda para asegurarte de que todos estén en la misma página. Mantén la atención de los asistentes durante toda la reunión con la aplicación Hive Notes para Zoom. Esta función te ayuda a convertir los puntos de conversación en pasos accionables en tiempo real. Consejo profesional: usa notas con hilos para dar seguimiento al progreso y prepararte para las próximas reuniones. Siempre gratis, sin necesidad de una cuenta de Hive.