Guía completa para usar el chat de voz en el lugar de trabajo moderno

Una de las principales preocupaciones de los líderes de empresa al hablar del futuro del trabajo es cómo crear un entorno híbrido y remoto donde la productividad y la colaboración vayan de la mano. Desde experiencias inmersivas con visores de realidad virtual hasta tecnología eficaz de asistentes de voz, hay muchas soluciones que buscan resolver estos retos.

El chat de voz es una de las más prometedoras para ahorrar tiempo y facilitar la toma de decisiones, a la vez que fortalece la comunidad. Un estudio de Gartner predice que, para 2023, el 25 % de la interacción de los empleados con distintas aplicaciones será por voz, mientras que en 2019 era menos del 3 %. En este artículo hablaremos de por qué crecen las soluciones basadas en voz, de la importancia de la comunicación por voz en el trabajo, de cuándo usarla y de los mejores programas de chat de voz del mercado.

Pero antes de entrar en todo eso, repasemos lo básico: ¿qué es el chat de voz?

En pocas palabras, el chat de voz permite hacer llamadas telefónicas desde una computadora o cualquier dispositivo conectado a internet. Si quieres ir al detalle técnico, el chat de voz también se conoce como un método de comunicación por audio creado en la década de 1930 que usa el protocolo de voz sobre internet, o VoIP. La función se hizo especialmente popular entre los jugadores en la década de 1990, porque permite interactuar con otros jugadores sin interrumpir la partida para escribir un mensaje. Hacia 1995, los líderes empresariales vieron enseguida el potencial de usar el chat de voz para trabajar, y la solución ha crecido de forma exponencial desde la pandemia. Al fin y al cabo, el chat de voz facilita hacer varias cosas a la vez y trabajar desde casa. Además, hay muchas alternativas gratuitas a Google Voice y a otros servicios de voz que te ayudan a encontrar una solución que se ajuste a tus necesidades.

La importancia de la comunicación por voz en el trabajo

El chat de voz ahorra tiempo

En un mundo competitivo, cada minuto cuenta, y por eso el chat de voz es tan práctico: las soluciones de audio liberan a los empleados de usar el mouse y el teclado para comunicarse con otras personas. Con el chat de voz, la gente puede trabajar en sus tareas mientras resuelve problemas y se conecta con sus compañeros. Una solución de comunicación por voz puede eliminar reuniones innecesarias y darte más tiempo para concentrarte en tu trabajo sin dejar de interactuar con los demás.

Apoya y facilita la resolución de problemas

Como ya mencionamos, otro beneficio del chat de voz es la posibilidad de resolver problemas técnicos con resultados más rápidos. El chat de voz reduce el vaivén de mensajes de texto y la fatiga de Zoom. Además, las interfaces de voz no exigen la formalidad de las videorreuniones, con su programación, el envío de enlaces de invitación y la preparación de una agenda. Y mientras hablas por voz con un compañero, puedes compartir tu pantalla para visualizar mejor el tema de la conversación, ya sea un problema técnico o una presentación.

Favorece un mejor entendimiento

El chat de voz puede devolver la espontaneidad al trabajo en conjunto, reducir la sensación de aislamiento y fomentar los vínculos, sobre todo en equipos nuevos. Los expertos en oratoria y los oradores profesionales coinciden en que la variedad vocal (o su ausencia) ofrece pistas importantes sobre quien habla. En un chat de voz, una persona que escucha con atención observaría los tres elementos lingüísticos básicos: el énfasis (volumen), la entonación (tono que sube y baja) y el ritmo (velocidad). Además, puedes obtener información valiosa sobre la persona con la que hablas, como su género, edad, origen geográfico (acentos y jerga), salud, emociones y vitalidad.

Impulsa la toma de decisiones

Nuestra voz tiene el poder de motivar o de alejar a las personas. Al usar el chat de voz, es importante recordar el impacto o la impresión que quieres causar. Cuando usamos el audio para transmitir una idea, también transmitimos nuestra personalidad y carisma. Esto convierte al chat de voz, incluido el uso de generadores de voz con IA, en una herramienta poderosa para reunir a otras personas en un proyecto, cerrar acuerdos o incluso negociar y conseguir una buena oportunidad laboral.

En un entorno híbrido o remoto, tu voz es como tus huellas dactilares. Después de todo, cada voz es única. Úsala de forma estratégica para dirigir el rumbo de una conversación o cambiar el curso de una negociación. Ten intención en el volumen, el rango vocal, la melodía y la entonación que utilizas. Cuando uses el chat de voz para impulsar una decisión, destaca las palabras clave para transmitir claridad, confianza e influencia.

Cuándo usar el chat de voz y cuándo la mensajería instantánea

Ahora que hemos repasado lo básico del chat de voz y sus beneficios en entornos de trabajo híbridos y remotos, hablemos de cuándo no deberías usarlo. Hay situaciones en las que la comunicación por texto es necesaria y puede ser más eficaz que el chat de voz.

Por ejemplo, cuando necesitas dejar documentación o algo sencillo, como una actualización, un anuncio o el envío de un archivo adjunto. Si el mensaje no es urgente, deja que la otra persona responda cuando le sea más cómodo. Lo último que necesitas es interrumpir el trabajo de alguien con una llamada de voz innecesaria. ¡No querrás ser esa persona! Si entiendes el meme «Esta reunión pudo haber sido un correo», sabrás identificar cuándo usar un chat de voz y cuándo una solución basada en texto.

Otro caso en el que la comunicación por texto resulta útil es cuando manejas información confidencial que requiere un registro escrito, lo que reduce posibles malentendidos. En estos casos, también puedes usar un removedor de voz para editar la información sensible de grabaciones de video o audio y proteger la privacidad.

Si usas una aplicación de texto estándar, también puedes integrarla con las herramientas que ya usas en el trabajo para agilizar la comunicación en todos los frentes. Por ejemplo, además de usar Slack o el chat nativo de Hive, puedes usar la API de WhatsApp para crear una integración personalizada con cualquier otra herramienta de trabajo. Este tipo de integración permite mensajes automatizados, chatbots y una comunicación escalable, con lo que las interacciones son más eficientes y eficaces.

3 plataformas de chat de voz para tu espacio de trabajo

1. Hive

Hive es un software de gestión de proyectos sencillo, centrado en hacer las cosas con rapidez. Su potente función nativa de chat de voz facilita la lluvia de ideas y la resolución de problemas, y ayuda a los miembros del equipo a sentirse más conectados. Flexible y personalizable, Hive se adapta a las necesidades de tu equipo con seis vistas de diseño distintas.

Funciones clave de Hive:

• Chat nativo de voz y texto, con mensajes directos y grupales

• Asignación de recursos y hojas de horas

• Revisión y aprobación, y aprobaciones

• Toma de notas dentro de las reuniones de Zoom

• Correo electrónico nativo

• Las funciones las crean los usuarios a través del foro de Hive

Además, Hive acaba de entrar en la lista de Capterra de las 9 mejores plataformas de gestión de proyectos a nivel mundial y obtuvo 100 puntos de 100 en popularidad entre sus clientes. ¡Es una de las puntuaciones más altas de todas las herramientas del mercado! Empieza gratis hoy mismo.

2. Presence

Presence es un software diseñado para el trabajo remoto e híbrido que ofrece chat de pulsar para hablar. La plataforma te permite hablar al instante sin interrupciones mediante subtítulos silenciosos en vivo que se convierten en notas de voz asincrónicas. Presence ofrece integraciones con aplicaciones de terceros, como Slack, y está disponible para usuarios de iOS y Android. El software tiene un plan gratuito y una interfaz de usuario sencilla.

Funciones clave de Presence:

• Chat en salas de voz abiertas

• Envío de notas de voz en vivo y asincrónicas

• Transcripción silenciosa de notas de voz

• Colaboración dentro de la aplicación oculta mediante atajos de pulsar para hablar

• Integración con Slack, Notion, Google Docs y más

3. Tandem

Tandem es una herramienta de colaboración que ayuda a los equipos distribuidos a conectarse mediante audio y video. La plataforma ofrece unión automática a reuniones y te permite compartir cursores para señalar e interactuar en las pantallas de tus compañeros. También permite el control remoto de la pantalla con un clic y muestra quién está disponible para chatear. Tandem tiene un plan gratuito y una versión de pago que empieza en $49 al mes para equipos (hasta 10 usuarios).

Funciones clave de Tandem:

• Recordatorios de reuniones y unión automática

• Saludar & hablar

• Uso compartido de pantalla instantáneo

• Cursores compartidos

• Control remoto