5 señales de que estás perdiendo el tiempo en un proyecto

"Trabajar en un proyecto es fácil. Trabajar en el proyecto correcto es difícil. Sobre todo si tenemos en cuenta que la definición de lo que es el proyecto correcto puede cambiar durante la vida del proyecto", dice Valentin Kravtchenko, CEO de la empresa de puntos de acceso portátiles Grey-box y experto en gestión de proyectos.

Pocas cosas son tan frustrantes como invertir recursos valiosos en una iniciativa solo para darte cuenta de que estás perdiendo el tiempo. Sin embargo, pese a los mejores esfuerzos de personas inteligentes en organizaciones de todo tipo, pasa todo el tiempo.

Las dos vidas paralelas de un proyecto

No entres en pánico. Es mejor darte cuenta pronto de que estás trabajando en el proyecto equivocado que tarde. Pero antes de sacar una conclusión, es importante entender los dos mundos paralelos en los que existe cualquier proyecto.

1. El esfuerzo del equipo

"Primero, un proyecto existe como esfuerzo de equipo, ya que solemos resolver problemas complejos asignándoles personas", dice Kravtchenko. "Y las personas necesitan motivación, porque pronto empezarán a preguntarse por qué hacen esto. Si están en buenas manos, su gerente podrá responder a sus preguntas dándoles el contexto del problema concreto que el proyecto intenta resolver".

Y como los gerentes no estarán presentes todo el tiempo, entender la fuerza que impulsa un proyecto permite al equipo tomar decisiones de forma autónoma en el día a día y mantenerse motivado para avanzar. También ayuda a los miembros del equipo a dar la voz de alarma si van en una dirección que contradice su objetivo inicial, tanto en el problema que intentan resolver como en el tiempo que calculan que tomará.

2. El portafolio de toda la empresa

Pero un proyecto también vive fuera del equipo que trabaja en él, dentro de lo que Kravtchenko llama "el mundo casi abstracto de la gestión de portafolios, donde todos los proyectos existen al mismo tiempo".

Estos se pueden "trazar en una línea de tiempo, un informe financiero, un diagrama de Gantt, algunos estudios de mercado, un plan estratégico idealista o varios desgloses de KPI".

Según Kravtchenko, los gestores de portafolio, o altos ejecutivos, están por diseño alejados de la realidad diaria de cada proyecto. Sobre todo ven informes de rendimiento, reciben actualizaciones de alto nivel y tienen que tomar decisiones que pueden afectar de forma drástica la existencia de un proyecto. Y a veces tienen que considerar intereses que compiten entre sí.

"Si un proyecto va más lento de lo esperado, ¿debemos intervenir? ¿Añadirle más recursos? ¿Quitarle recursos y asignarlos a un proyecto nuevo y llamativo? ¿Cuánto riesgo debemos asumir en cada proyecto? ¿Ese proyecto es vital para otro en el que se trabajará dentro de unos años? Si cortamos ese proyecto, ¿cómo reaccionarían las partes interesadas?".

Además, hay política de por medio. "Las discusiones sobre los portafolios y sus proyectos pueden ser muy objetivas, pero también políticas", dice.

Señales de que estás perdiendo el tiempo en un proyecto

Ahora que entiendes el ecosistema dinámico y complejo en el que existe un proyecto, puedes empezar a evaluar si estás perdiendo el tiempo en uno o si conviene seguir adelante. Las cinco señales siguientes pueden indicar que es hora de cortar las pérdidas o, al menos, de reinventar el proyecto.

1. Ya no recuerdas bien por qué empezaste

¿Tienes la solución correcta para el problema equivocado? "Asegúrate de entender, y de poder explicar, el motivo de tu proyecto y su impacto a lo largo del tiempo desde varios ángulos", sugiere Kravtchenko.

Es muy fácil perder la perspectiva cuando lidias con obstáculos y novedades de forma constante, así que este es un ejercicio de reflexión que conviene repetir varias veces durante la vida de un proyecto.

2. Aplicas soluciones existentes a problemas nuevos

"Un proyecto no es un paseo por un camino bien pavimentado. Con suerte, quizás encuentres un sendero parcial por un camino de tierra, pero aun así tendrás que abrirte paso por un bosque de problemas nuevos que te exigirán encontrar soluciones nuevas", añade Kravtchenko.

Según él, si intentas copiar y pegar una solución existente en un problema nuevo, ya no trabajas en un proyecto, sino en un entorno de producción. Y la experiencia puede ser un punto ciego. "Por ejemplo, una desarrolladora de Java con experiencia podría querer quedarse en su zona de confort e intentar imponer soluciones técnicas a un problema que se resolvería mejor con otro lenguaje".

Si te descubres aplicando soluciones existentes a problemas nuevos, es hora de cuestionar la idea de tu proyecto tal como está ahora.

3. Te descubres microgestionando cada detalle

Además, si te descubres microgestionando cada detalle de un proyecto, puede ser un indicador de que estás perdiendo el tiempo.

"La microgestión y la falta de motivación también pueden hacer que un equipo solo haga lo que le pediste sin apegarse al resultado", dice Kravtchenko. "Y, aun así, lo que entrega no aporta valor al proyecto en su conjunto".

¿Te suena familiar? Abandona el proyecto o revísalo de una forma que permita a tu equipo entender el contexto general y evitar malgastar energía. "Necesitan entender lo que quieren y necesitan las partes interesadas para poder trabajar en las tareas con esos elementos en mente".

4. Tu proyecto funciona siempre que nadie toque nada

Tu proyecto puede verse perfecto. Hasta que una solicitud se siente como sacar la pieza fatal de una intrincada torre de Jenga. Pero esto puede ser una bendición disfrazada, porque te ayuda a darte cuenta de qué partes de tu solución no son viables y a crear otras mejores.

5. Los demás no logran motivarse para trabajar en tu proyecto

Por último, si la gente no quiere ni acercarse a tu proyecto, es una señal clara de que algo no va bien. "Si nadie del equipo se siente motivado por un proyecto, tienes que hacer una pausa y evaluar la situación", dice Kravtchenko.

"El proyecto aún puede ser vital para algún plan estratégico de la organización, pero si el equipo no le pone el corazón, la calidad del trabajo se resentirá sin remedio".

Pero supongamos que es imprescindible trabajar en él. Puedes intentar rotar a los miembros del equipo, planear algunos logros rápidos para subir la moral, reiterar el porqué del proyecto y dedicar tiempo a escuchar a tu equipo. "Si nada funciona, considera subcontratar el trabajo y reasignar al equipo a proyectos más interesantes, mientras pides a algunos miembros que supervisen el proyecto subcontratado", dice.

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