¿Qué es una estructura de desglose del trabajo?

¿Sueles tener proyectos grandes y complejos que parecen imposibles de terminar? ¿Te has encontrado con una tarea a medio completar que espera a que alguien más la termine, pero sin una dirección clara? Si algo de esto te suena familiar, quizás sea hora de que consideres crear una estructura de desglose del trabajo (EDT, o WBS en inglés).   Hacerlo con la ayuda de un software de gestión de proyectos o una herramienta de trabajo es la forma en que la mayoría de los equipos y empresas dan seguimiento y detallan su EDT. Nosotros preferimos Hive. Pero no te quedes solo con nuestra palabra. Usar un software de gestión de proyectos como Hive ayuda a mantener en un solo lugar la colaboración del equipo, incluidos la EDT, los proyectos y los entregables. Crear una EDT divide la estructura de un proyecto en entregables manejables, que luego pueden asignarse a personas o equipos específicos. Esto ayuda a asegurar que se contemplen todos los aspectos del proyecto y que ninguna tarea se pase por alto o quede a medias. Puede que la EDT lleve algo de tiempo prepararla bien al principio, pero una vez terminada, te facilitará mucho la vida, a ti y a tu equipo. También te sugerimos usar plantillas o proyectos existentes en tu herramienta de gestión de proyectos como referencia, para no reinventar la rueda cada vez que necesites una nueva.

El “trabajo” en la estructura de desglose del trabajo

Para crear una EDT eficaz, necesitas entender los objetivos de tu proyecto y lo que debe entregarse para que el proyecto sea un éxito. Con esa información, puedes empezar a crear tu estructura de desglose del trabajo. Para identificar estos objetivos y los próximos pasos, primero debes definir y agrupar los paquetes de trabajo (PT) específicos del proyecto. Un paquete de trabajo es un entregable o un conjunto de entregables agrupados. Piensa en un proyecto, un subproyecto o una subtarea con muchos entregables debajo. Cada elemento dentro de un paquete de trabajo suele ser solo una pieza de algo más grande (es decir, el proyecto). Estos elementos que se completan de forma individual, y sus resultados, son los que hacen avanzar el objetivo general del proyecto y mantienen todo en marcha.  Algunos ejemplos de paquetes de trabajo son:

• Crear una página de destino

• Redactar contenido

• Desarrollar el código del front-end

• Llamar al cliente 

Como ves, los paquetes de trabajo son específicos y accionables. Sin embargo, también son relativamente pequeños en alcance comparados con el proyecto completo. Esto es intencional, ya que un paquete de trabajo debe completarlo una persona o un equipo en un tiempo razonable, sin depender de que otros terminen sus tareas asignadas.

Cómo encajan los paquetes de trabajo en tu EDT

Tu EDT debe crearse en un formato jerárquico, con las tareas de nivel más alto arriba y las de nivel más bajo abajo. Esta estructura te permite ver el panorama general y, al mismo tiempo, acercarte y enfocarte en detalles específicos cuando haga falta. El primer paso es enumerar todos tus paquetes de trabajo en el nivel más alto de tu EDT. Una vez identificados todos los paquetes de trabajo, puedes empezar a dividirlos en tareas más pequeñas. Estas tareas más pequeñas formarán los niveles inferiores de tu EDT. Como ejemplo, imagina que estamos creando un nuevo sitio web. Nuestro paquete de trabajo podría verse así: Crear una página de inicio

1. Redactar los textos

2. Seleccionar imágenes

3. Diseñar la estructura de la página

4. Desarrollar el código

5. Probar la funcionalidad

¿Ves cómo cada paso del paquete de trabajo se divide en tareas más pequeñas y manejables? Esta estructura te permite ver exactamente qué hay que hacer para completar el proyecto. Cada tarea bajo “crear una página de inicio” debe asignarse a miembros del equipo para que trabajen en cada uno de los pasos del proyecto. Siguen un orden de arriba hacia abajo y, por lo general, hay que completar una tarea antes de pasar a la siguiente.

¿Por qué es útil la EDT para la gestión de proyectos?

Una de las ventajas de usar una estructura de desglose del trabajo es que te ayuda a entender mejor el alcance de tu proyecto. Cuando divides un proyecto en tareas más pequeñas, es más fácil ver qué hay que hacer e identificar posibles riesgos. Otra ventaja de usar una EDT es que te permite delegar tareas de forma más eficaz. Cuando todas las tareas están claramente definidas, es más fácil asignarlas a los miembros del equipo y dar seguimiento a su avance. Así todos saben qué tienen que hacer y cuándo. Una EDT también puede mejorar la comunicación y la transparencia entre los miembros del equipo. Con todas las tareas expuestas de forma clara y concisa, hay menos espacio para malentendidos y confusión. Con una plataforma de gestión de proyectos (como Hive) para dar seguimiento a las tareas, los miembros del equipo pueden ver quién trabaja en cada tarea e identificar posibles cuellos de botella o problemas.

Cómo construir una estructura de desglose del trabajo exitosa

Hablar de una EDT es una cosa, pero construirla es otra muy distinta. Es un paso importante y con frecuencia ignorado en la gestión de proyectos, pero dedicar tiempo a crearla puede ayudar al equipo a controlar mejor el proceso y la gestión del tiempo. Manos a la obra. Hay cuatro pasos básicos para crear una estructura de desglose del trabajo:

Paso uno: define los objetivos de tu proyecto

El primer paso es definir los objetivos de tu proyecto. ¿Cuál es la meta final de tu proyecto? ¿Qué esperas lograr? Cuando tengas claros los objetivos, puedes empezar a profundizar en lo que necesitas lograr con tus tareas específicas.

En Hive es muy sencillo: agrega un nuevo proyecto a tu espacio de trabajo con el botón azul “+” en la esquina superior derecha. ¿Aún no tienes una cuenta de Hive? Regístrate aquí (es gratis).

Paso dos: divide el proyecto en tareas más pequeñas

El siguiente paso es dividir tu proyecto en tareas más pequeñas. Estas tareas deben ser específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con plazo definido (SMART). Cada tarea debe poder completarla una persona o un equipo en un tiempo razonable. Ninguna tarea es demasiado complicada: son pequeñas y alcanzables. Aquí es donde entran los paquetes de trabajo. Un consejo: al dividir el proyecto en tareas más pequeñas, nunca pierdas de vista la meta final. Todas las tareas deben trabajar juntas para ayudarte a lograr los objetivos del proyecto; no debe haber tareas sueltas.

Paso tres: asigna las tareas a los miembros del equipo

Una vez identificadas todas las tareas, es momento de asignarlas a los miembros del equipo. Una vez más, asegúrate de tener en cuenta las habilidades y la experiencia de cada miembro al hacer las asignaciones. También conviene considerar la carga de trabajo de cada persona para que nadie se vea abrumado con demasiado trabajo.

Dentro de tu proyecto de Hive podrás agregar tareas o subtareas y asignarlas a compañeros de tu organización. También puedes asignarlas a marcadores de posición o a usuarios externos, lo que ayuda a dar seguimiento a entregables que no son responsabilidad directa de tu equipo.

Paso cuatro: crea un cronograma

El último paso es crear un cronograma para tu proyecto. Este cronograma debe incluir las fechas de inicio y fin de cada tarea y las fechas límite de los hitos intermedios. Un cronograma claro ayudará a mantener a todos en el camino y a asegurar que el proyecto se complete a tiempo.

Te recomendamos ver tu EDT en la vista de diagrama de Gantt de Hive para entender bien el cronograma general y las dependencias. Usar dependencias es una excelente forma de mantener a tu equipo enfocado y de saber qué elementos y fechas de entrega dependen de otras partes del proyecto.

Las mejores herramientas para crear una EDT

Aunque puedes escribir la estructura de tu EDT en una hoja de papel con un bolígrafo, hoy hay muchas herramientas en el mercado que te permiten trabajar de forma más ágil y digital. Hive es una plataforma de gestión de proyectos que ayuda a las empresas a asignar tareas, crear cronogramas y dar seguimiento al avance, todo en un solo lugar. Con Hive, tu EDT puede dividirse en tareas más pequeñas y manejables, lo que mejora la comunicación y la transparencia entre los miembros del equipo, mantiene a todos en marcha y asegura que el proyecto se complete a tiempo. Programas como Lucid Chart y Miro también son muy útiles para crear los diagramas base de tu EDT. Estas herramientas te permiten hacer los mapas con los que puedes construir el flujo de trabajo de tu proyecto, y ofrecen funciones de colaboración y gráficos sencillos para compartir con el equipo. Sin embargo, crear el flujo de trabajo visual de tu EDT es solo la mitad del proceso. Después de la parte visual necesitas una herramienta para organizar en tareas cada paso del ciclo de vida del proyecto y, para eso, debes elegir una gran herramienta de gestión de proyectos. ¿Tienes tu propio proceso de EDT? ¡Cuéntanoslo en los comentarios!