Comment cesser de s'interrompre dans les réunions virtuelles

La pandémie nous a tous forcés à acquérir de nouvelles compétences. Pour certains employés, cela a signifié une meilleure capacité à faire plusieurs choses à la fois et à composer avec des horaires plus souples. C'est aussi vrai des gestionnaires, qui ont vu apparaître rapidement chez eux des compétences inattendues, comme l'animation de réunions Zoom et l'art d'empêcher ces réunions à distance de tourner au fouillis de conversations et de priorités croisées. Les gestionnaires disposent de plusieurs techniques pour améliorer les réunions virtuelles, ainsi que d'un large éventail d'outils de réunion en ligne pour qu'elles se déroulent le plus rondement possible. Les logiciels de réunion à distance avancés permettent de couper le micro de certains participants, de prendre des notes de réunion et de partager des diapositives pour garder votre équipe sur la bonne voie. Parfois, toutefois, le problème n'a rien à voir avec le logiciel. Il faut d'abord maîtriser les bases et trouver un moyen d'éviter que vos collègues s'interrompent sans cesse. Bonne nouvelle : plusieurs techniques peuvent aussi vous y aider. Poursuivez votre lecture, car ce guide présente 4 conseils pour aider votre équipe à cesser de s'interrompre dans vos réunions virtuelles. 

1. Préparez les réunions

L'un des moyens les plus efficaces d'empêcher votre équipe de s'interrompre est de s'assurer que tous les participants savent ce qui figure à l'ordre du jour. Sans ordre du jour clair, les membres de l'équipe peuvent croire que les sujets dont ils veulent parler seront oubliés et interrompre les autres pour s'assurer du contraire. Ces interruptions comptent parmi les plus perturbatrices, car elles peuvent faire dérailler toute la réunion.  Il existe pourtant des façons relativement simples de les éviter. D'abord, communiquez avec les membres de votre équipe avant la réunion et demandez-leur d'indiquer s'ils souhaitent prendre la parole et sur quel sujet. Ajoutez ensuite tous ces points à un ordre du jour clair et détaillé. Ainsi, chacun saura que le sujet qu'il a choisi sera traité, et à quel moment. Avec un outil comme Hive Notes, vous pouvez partager l'ordre du jour avec tous les participants avant le début de la réunion, puis prendre des notes en collaboration, en temps réel, au fil de la réunion.  En tant que gestionnaire, vous devez aussi, bien sûr, préparer les réunions virtuelles. Si vous savez qu'un point à l'ordre du jour soulèvera beaucoup de questions (et donc d'éventuelles interruptions), prévoyez du temps pour en discuter plutôt que de vous précipiter vers les autres sujets.  Bien faite, ce type de préparation peut avoir un effet bien plus grand que la simple fin des interruptions. En fait, une préparation soignée est l'un des principaux moyens de bâtir une productivité évolutive, car elle vous permet de tirer le maximum du temps passé en appels vidéo.

2. Utilisez des mots de remplissage

Passons maintenant à une façon plus pratique d'indiquer que vous aimeriez dire quelque chose. Songez à une interruption typique : vous verrez vite qu'on peut interrompre (ou être interrompu) de plusieurs façons, et que certaines sont plus productives et plus utiles que d'autres. Par exemple, une interruption qui coupe la parole à quelqu'un avant qu'il ait pu faire valoir son point principal, et qui entraîne la conversation dans une tout autre direction, peut rapidement anéantir une préparation soignée. Il est pourtant important que tous les points de vue soient entendus et que les enjeux soient soulevés, même s'ils ne cadrent pas avec le format de la réunion en cours. Concilier ces priorités opposées est la chose la plus difficile dans la gestion des réunions virtuelles. Il y a pourtant des moyens d'y arriver. « Certains spécialistes de la communication recommandent d'ailleurs d'utiliser des mots de remplissage comme "euh" et "ah" pour signaler qu'on aimerait intervenir », admet Veronica Markey, responsable des communications chez Ivory Research. Un petit mot comme celui-là montre que vous avez un point à soulever, tout en reconnaissant qu'il peut détourner l'attention du propos en cours. Il permet aussi à la personne qui parle de terminer son idée avant que vous ne passiez au point secondaire. Repérer ces mots et s'en servir pour structurer une réunion demande un animateur habile. Si vous annoncez toutefois à votre équipe que vous guetterez ces « mots de remplissage », vous serez peut-être surpris de la rapidité avec laquelle elle adoptera ce nouveau « système » et de la rapidité avec laquelle vous tiendrez des réunions plus productives.

3. Valorisez, puis enchaînez

Un autre problème lié à bien des interruptions est que la personne interrompue les perçoit parfois comme des affronts personnels. Si quelqu'un expose une idée et qu'un autre lui coupe la parole, on peut avoir l'impression que le point initial est miné ou critiqué. Pour éviter les frictions que ce type d'interruption peut causer, il vaut la peine d'enseigner à votre équipe une formule plus constructive pour structurer ses interventions. On l'appelle la formule « valoriser, puis enchaîner ». Plutôt que de présenter les interruptions comme des réfutations du point initial, il est préférable de reconnaître que ce point était valable et utile, et que vous rebondissez dessus. Vous pouvez même le dire explicitement : « C'est un excellent point, et j'aimerais y ajouter que… ». C'est une façon beaucoup moins combative de faire valoir votre idée, et vous verrez non seulement vos réunions s'améliorer, mais aussi la manière dont votre équipe interagit dans toutes ses communications à distance.

4. N'insistez pas outre mesure

Bien sûr, il existe un moyen plus direct de faire cesser les interruptions en réunion : arrêter d'interrompre. Cela semble désinvolte, mais l'idée est sérieuse. Certaines interruptions sont nécessaires et constructives, d'autres non. Il est parfois difficile de faire la différence, mais certains signes montrent clairement que le point sur lequel vous vous apprêtez à intervenir n'est pas aussi pertinent que vous l'espérez. En voici quelques-uns :

• La réunion devait déjà être terminée. Si elle a déjà dépassé l'heure prévue et que vous avez encore des points à soulever, planifiez une autre réunion. 

• Votre point n'exige pas de décision immédiate. Si vous demandez à des collègues ou à des membres de l'équipe de réfléchir à une proposition, mieux vaut le faire par courriel plutôt que de faire perdre du temps à tout le monde en direct sur Zoom. 

• Vous avez déjà parlé pendant la majeure partie de la réunion. Si c'est surtout vous qui avez mené la réunion et que vous vous surprenez à interrompre les autres, c'est probablement que vous ne l'avez pas assez bien préparée. Prenez du recul et servez-vous de la réunion pour connaître le point de vue de votre équipe plutôt que de lui imposer un monologue.

Cela dit, il y a certainement de la place pour des points non essentiels à l'ordre du jour de vos réunions. En fait, prévoir du temps pour quelques activités brise-glace virtuelles peut non seulement rendre vos réunions plus agréables, mais aussi donner aux membres de l'équipe une occasion de soulever des points de façon plus informelle, plutôt que de le faire en interrompant plus tard dans la réunion.

En résumé

En fin de compte, la gestion des réunions tient plus de l'art que de la science, et chaque gestionnaire trouvera ses propres moyens d'y réussir. Cependant, tous les gestionnaires les plus performants utilisent un certain nombre de techniques, et ce sont celles que nous avons présentées ci-dessus : la préparation, la promotion d'une communication respectueuse et le respect du temps des autres. Enfin, sachez qu'être un excellent gestionnaire ne s'arrête pas là. Si vous constatez une baisse marquée des interruptions, ne vous empressez pas de l'attribuer à votre gestion soignée. Assurez-vous plutôt de connaître les signes de l'épuisement lié aux réunions virtuelles et de pouvoir les déceler avant qu'ils ne nuisent à votre équipe. Vous avez aussi une obligation de diligence envers vos employés, et elle est plus importante que jamais en télétravail et en mode hybride.