Comment gérer les collègues toujours en retard aux réunions

C'est en forgeant qu'on devient forgeron. Le temps, c'est de l'argent. L'avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt. Il y a de fortes chances que vous ayez grandi en entendant les mêmes dictons et en apprenant les mêmes choses. Vivre selon un calendrier, avoir de la structure et se comporter de façon professionnelle étaient les meilleurs moyens de gravir les échelons au travail, ou dans la hiérarchie de la société, d'ailleurs. Outre « la répétition, la répétition, la répétition », la phrase que j'ai sans doute entendue le plus souvent allait dans ce sens : « Si tu es en avance, tu es à l'heure. Si tu es à l'heure, tu es en retard. » Elle me tourne en boucle dans la tête chaque fois que j'arrive en retard à une réunion ou à un événement. Imaginez ma surprise en entrant sur le marché du travail, quand j'ai compris que ces attentes de la société ne s'appliquent en fait qu'à certaines personnes, une partie du temps. Je levais les yeux au ciel de temps à autre quand un camarade de classe avec la gueule de bois arrivait en trombe à 15 minutes de la fin, ou quand mes propres professeurs se pointaient avec 20 minutes de retard au cours, à l'université. (Après tout, nous leur versions des centaines de dollars pour chaque cours, et ce temps nous semblait précieux.)  Mais quand vos collègues sont en retard pour tout ce qu'ils font, cela ne vaut tout simplement pas la peine de grimacer toute la journée.

Arriver en retard aux réunions est courant

Selon un sondage récent, de 15 à 20 pour cent des gens aux États-Unis sont considérés comme systématiquement en retard, ou se considèrent ainsi. Beaucoup apprennent ce comportement des personnes qui les entourent. Après tout, je connais bien des gens qui sont devenus plus souples sur leurs heures d'arrivée depuis qu'ils vivent avec d'autres personnes qui n'avaient peut-être pas fonctionné selon un horaire rigide par le passé.  D'autres, par contre, se mettent en route avec tout ce qu'il faut pour être à l'heure, voire en avance, chaque fois. S'ils se laissent facilement distraire ou déborder, bien des imprévus peuvent surgir pendant la journée et les sortir de leur élan. S'ils ne se concentrent pas sur la gestion de la charge de travail, le temps peut leur filer entre les doigts. Un collègue peut donc commencer sa journée avec les meilleures intentions.  En fait, les idéalistes forment une bonne part des retardataires récidivistes. Ils commencent la journée avec une belle vision de la façon dont tout va se dérouler. Ils ajoutent beaucoup à leur charge de travail et à leurs listes de tâches dès le départ, puis, avant même de se rendre compte qu'ils sont débordés, ils manquent peut-être une réunion essentielle. Un article de 2017 se penche sur les raisons pour lesquelles tant de gens ont tendance à être en retard. Entre autres choses, il s'attarde à l'idée qu'une partie des cerveaux humains pourrait être incapable d'évaluer correctement la durée. « En 2001, Jeff Conte, professeur de psychologie à l'Université d'État de San Diego, a mené une étude dans laquelle il a réparti les participants dans les catégories habituelles de type A (ambitieux, compétitifs, carriéristes) et de type B (créatifs, réfléchis, explorateurs). Il a ensuite demandé aux participants de chaque catégorie d'estimer, sans horloge, le temps nécessaire pour qu'une minute s'écoule », rapporte Paulas. « Conte a constaté que les sujets de type A sentaient qu'une minute était passée après environ 58 secondes. Les participants de type B, eux, sentaient qu'une minute était passée après 77 secondes. »

Ce n'est pas contre vous

Pendant un certain temps, j'ai vraiment vu les personnes enclines au retard comme des gens irrespectueux. Chaque réunion a une heure fixe. Tous les participants ont pris la peine de la réserver à leur horaire, en refusant d'autres réunions, événements et occasions de travail. Parfois, on a l'impression que le temps et les responsabilités des autres n'importent pas du tout.  Il arrive que ce soit le cas. Mais la plupart du temps? Vous avez affaire à une personne distraite. Ou qui ne sait pas bien gérer un calendrier. Elle est peut-être surchargée, débordée ou trop sollicitée. 

Les retards aux réunions peuvent freiner les progrès

29 % des employés arrivent en retard au travail au moins une fois par mois. Si la plupart ne sont en retard qu'à l'occasion, les personnes chroniquement en retard peuvent avoir un effet négatif durable en milieu de travail. Quiconque voit le retard d'un collègue comme un simple manque de respect sera peut-être moins disposé à collaborer à ses idées ou à avancer avec lui sur un projet. Cela pourrait être particulièrement nuisible s'il arrive en retard à des réunions avec un client.  Si votre collègue est en retard à cause d'un horaire de sommeil problématique, cela pourrait avoir de lourdes conséquences sur tous les autres aspects de sa vie. Sa santé pourrait en pâtir s'il ne dort pas assez, ce qui diminue aussi la vigilance. L'épuisement peut entraîner de la distraction, un brouillard mental et une perte de créativité, parmi les symptômes les moins graves. Chaque partie de la réunion manquée représente plus de temps à consacrer à chercher les notes prises, à suivre une formation supplémentaire ou à tenter de comprendre la tâche à accomplir. 

Travailler avec des personnes qui arrivent en retard aux réunions

Mettre en place un flux de travail qui profite à tout le monde vous aidera à avancer en équipe, peu importe l'horaire de chaque membre. Par exemple, si le gestionnaire de l'équipe sait que Logan arrive toujours entre 3 et 18 minutes en retard aux réunions, il peut d'abord essayer d'ajuster l'heure des réunions sans en informer Logan. Si tous les autres savent que la discussion commencera à 10 h 20, ils pourront accomplir plus de tâches, pendant que Logan donne la priorité à la réunion quelques minutes plus tard que l'idéal. Dans la plupart des réunions de travail, quelqu'un est désigné pour prendre des notes ou rédiger le compte rendu. Si cette personne les gardait dans un document sur son ordinateur et les envoyait par courriel après chaque réunion, elle pourrait plutôt donner à l'équipe accès au document pour qu'elle le consulte en temps réel. Ainsi, quiconque est en retard peut lire le document pour se mettre à jour et contribuer de façon utile à la réunion. Consigner le compte rendu dans un projet partagé ou dans les notes de Hive est une façon simple de fluidifier la réunion. À moins que cette personne ne soit le collègue « toujours en retard », ce devrait être un ajustement très facile. Une autre approche consiste à vous assurer que votre collègue a une place près de la porte. Il pourra ainsi se glisser dans la salle en causant le moins de distraction possible. (Si vous constatez que le retard vient d'une dépendance à la caféine, vous pouvez toujours lui demander de vous apporter votre boisson matinale préférée s'il doit être en retard.) Au bout du compte, il est important de se rappeler que chacun a ses raisons d'être en retard. Qu'il s'agisse d'une habitude acquise, d'un héritage de l'enfance, d'une réaction à un traumatisme, de l'anxiété ou d'autre chose. Si le problème vous dérange vraiment, planifiez un moment avec la personne pour discuter des obstacles qu'elle rencontre peut-être.  Soyez prêt à offrir votre soutien pour l'aider à ajuster son rythme créatif si c'est important pour votre entreprise.

Utilisez Hive pour arriver à l'heure aux réunions

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