業務プロセス分析とは？成功に生かす方法

プロセスを効率化する分析から興味深いデータが得られても、その地道な作業は退屈になりがちです。会議や検証を重ね、確認を繰り返す終わりのない活動に感じることもあります。しかし、競合に遅れないためには、業務の効率と効果を改善し続ける必要があります。一見退屈な分析を、簡単かつ円滑に、少ないストレスで進められるとしたらどうでしょうか。業務プロセス分析（BPA）とHiveを使い、BPAの意味、利点、分析を楽にする方法を紹介します。

業務プロセス分析とは

BPAは、事業を動かす基本的なプロセスを特定・分析・改善する体系的な方法です。業務を効率化することで、効率を上げ、費用を減らし、組織全体の実績を高めることを目指します。空疎な専門用語に聞こえるかもしれませんが、要するに、日常的に済むはずのことに時間がかかりすぎているという問題です。BPAは、人事、財務、運営、マーケティングなど、どのチームのどのプロセスも円滑にするために使えます。通常、次の段階で進めます。

• 組織内の主要なプロセスを特定します。顧客の獲得や維持から、請求書処理、供給網の管理まで、さまざまなものが対象です。

• プロセスを図にします。主要な手順を特定し、流れを可視化して、プロセスマップを作成します。

• 関連するデータを分析し、改善点を見つけます。不十分な部分や、不要な手順の特定などが含まれます。

• 改善のための変更を実施し、その効果を継続して追跡します。

BPAの利点

BPAを正しく使えば、あらゆるプロセスを分析・最適化し、費用を減らし、効率と全体の実績を高められます。また、プロセスの最適化によって製品やサービスを迅速かつ効率よく届ける力が上がり、顧客満足度も改善します。ボトルネックや非効率をなくすと誤りも減り、製品やサービスの品質向上につながります。さらに、手順を簡素化し、不要な段階をなくして業務を円滑にします。プロセスとその相互作用をよく理解できるため、透明性が高まり、責任も明確になります。

次のBPAでHiveを活用する方法

プロジェクト管理ソフトウェアは、どの仕事にも役立ちますが、特にBPAを支援できます。クラウド型のHiveはBPAの管理に有用で、14日間の無料トライアルで試せます。

1. プロセスを図にする

Hiveの視覚的なワークフロー機能でプロセスマップを作り、メンバーと共有して、協働やフィードバックを促せます。業務に関わる流れを可視化して理解できるため、離れた拠点、完全リモート、ハイブリッド勤務のチームに特に役立ちます。視覚的な補助を好む人向けに、かんばんボードやガントチャートも使えます。

2. 改善点を見つける

次に、Hiveのレポート機能で、各手順の所要時間や、誤り・遅延の頻度など、プロセスに関するデータを分析できます。データをまとめて評価し、生産性を高め、費用を減らすための変更点を特定します。その後はチームで、現在のプロセスをどう進め、変更するかを決めます。

3. タスクを割り当てる

Hiveを代表するタスク管理機能では、メンバーにアクション項目を割り当て、期限を設定し、進み具合を確認できます。全員が同じ目標へ向かい、達成に向けて適切に前進するのを助けます。

4. 進捗を追跡する

適切な進捗という点では、Hiveを使うことで、BPAが一部の分析のように終わりのない苦労になるのを防げます。レポート機能で経時的な進捗を追い、追加の変更が必要な部分を見つけられます。時間管理ツールやリソース配分の追跡も含まれます。

5. チームメンバーと協働する

BPAでは通常、異なる部門やメンバーが協力するため、対話が鍵となります。Hiveの共同作業機能なら、すべての関係者がアイデアや意見を共有し、一緒に改善を実施できます。場所や時間帯にかかわらず、ほかのアプリをHiveと連携し、重要な文書をすべて参照可能にして、業務を簡素化できます。

6. プロセスを自動化する

BPAにHiveのような管理ソフトウェアを使う利点の1つは、特定のプロセスを自動化できることです。例えば、Hiveで繰り返しのタスクを自動化できます。リマインダーメールの送信、レポート作成、データベース更新などです。メンバーの負担を減らし、正確さと効率を高め、ワークフローの不足に対する創造的な解決策を考えるなど、重要なことに時間を使えます。

7. ほかのツールと連携する

最後の利点は、先ほど触れたとおり、企業が使うほかのツールやシステムとの連携です。CRMシステム、総勘定元帳ソフトウェア、SaaS会計ツールへのログインにかかる貴重な時間を節約します。連携がなければ、更新や一貫性の維持に膨大な時間がかかります。誤りを減らし、必要なときに全員が同じ情報へアクセスできるようにもなります。