繰り返し作業を自動化して、好きな仕事に集中する方法

目はかすみ、手首も痛い。そんな状態で、プロジェクトの進捗を伝えるメールをまた1通送ります。今日だけでもう3回目の状況報告で、すっかり繰り返し作業になっています。「自分でやるしかない」と思い込み、創造性や、ときにはやる気まで後回しにしていませんか。

でも、繰り返し作業を自動化し、好きな仕事に使える時間を増やす方法があります。創造力やひらめきを発揮する余裕も生まれます。ここでは、そのために知っておきたいポイントを紹介します。

繰り返し作業とは

McKinseyの最新データによると、半数を超える職種で、業務の3分の1は繰り返し作業であり、自動化できる可能性があります。では、繰り返し作業とは具体的にどのようなもので、なぜこれほど時間を取られるのでしょうか。

スケジュール調整

会議の予約や日程調整は、毎回数分で済む繰り返しの作業です。しかし、積み重なると1週間で数時間にもなります。次の会議を決めるために、メールのやり取りを何度も重ねたり、電話がすれ違ったり、1人か2人の返事を待ち続けたりした経験はないでしょうか。

他の人のCalendlyで空き時間を探す、Zoomのリンクを送る。そんな簡単な作業でも、ただでさえ忙しい1日の時間を削ります。

アプリ間のデータ移行

どこで働いていても、ナレッジワーカーはアプリと無縁ではいられません。会社のテックスタックにアプリが増えるほど、アプリ間で情報を移す機会も増えます。特に、取引先が自社と同じアプリを使っていない場合や、会社があるアプリから別のアプリへ移行しようとしている場合に顕著です。

データの収集と管理

データはあらゆる企業の生命線であり、きわめて重要です。ところが、データ管理には、最も繰り返しの多い作業が含まれています。

ソフトウェアにデータを入力する。同僚の質問に答えるため、Dropboxの中で必要なスプレッドシートを探し回る。アンケートの回答を整理する。こうした作業は、単調になりがちです。

校正と進捗の更新

最後に、アクション項目が校正・承認されたかどうかを何度も確認する作業も、非常に繰り返しが多くなります。Slackでは、長くて扱いにくいスレッドをスクロールして、プロジェクトの最新版を探すことになりがちです。共有のGoogle Docに追記があるたびに、更新メールを送り続けて何時間も費やすこともあります。

繰り返し作業が仕事のパフォーマンスに与える影響

繰り返し作業は、ただ煩わしいだけではありません。仕事のパフォーマンスを下げてしまいます。働く人に余計なストレスを与え、実際よりも退屈で味気ない仕事に感じさせてしまいます。

UiPathの調査によると、従業員は職場で新しいことに挑戦する時間がほしいと感じています。回答者は、自動化できる作業に1週間あたり平均4.5時間を「無駄に」使っていると答えました。約68%は職場で新しい役割に挑戦したいと考えていますが、繰り返し作業のせいで時間がないと感じています。この結果を裏付ける時間管理の統計は、ほかにも数多くあります。

また、繰り返し作業は人的ミスの影響を受けます。決まった作業をこなすほど、意識は散漫になります。目をつぶってもできると思っていても、最も基本的なデータ入力にさえ、ある程度の注意が必要です。調査では、繰り返し作業が心身の疲労を増やし、正確さに影響することがわかっています。

さらに、繰り返し作業は従業員の創造力を奪うことも、データで示されています。ServiceNowの調査では、マネージャーの70%が、手作業や繰り返し業務が多すぎて、戦略的な取り組みに割ける時間が減っていると答えました。

加えて、マネージャーの3分の1以上が、こうした手作業のプロセスが仕事の中で最も頻繁に発生する部分だと答えています。UiPathの調査では、58%が職場でもっと創造的でありたいと考えていますが、繰り返し作業がそれを妨げていると感じています。

自動化という解決策

幸い、繰り返しが多く、エネルギーを消耗する作業に対処する有効な方法が1つあります。それが自動化です。McKinseyのデータによると、回答者の43%が、一部の業務が自動化されればチームでもっと革新的なことに取り組めると考えています。また、約72%が、自動化で生まれた時間を使って、組織にとってより価値の高い仕事をしたいと答えました。

職場を自動化して繰り返し作業をなくす方法はいくつかあります。適切な自動化ソフトウェアの選定から、より効果的なチームコミュニケーションまで、幅広く検討する必要があります。

自動化プラットフォームは数多くあり、自社に合うものを選ぶのは簡単ではありません。幸い、Hive AutomateやZapierの代替サービスなど優れた製品が多く、自社のニーズ、要件、予算に合う選択肢が幅広くそろっています。

では、繰り返し作業を自動化する最適な方法を見つけていきましょう。

1. ニーズを明確にする

繰り返し作業を自動化する最も簡単な方法は、適切なソフトウェアを使うことです。ただし、テクノロジーを最大限に生かすには、何を自動化すべきかを明確にしておく必要があります。

Hiveは、自動化機能を備えたプロジェクト管理プラットフォームです。重複した作業を減らし、すべての業務アプリを1つのダッシュボードにまとめられます。Hive Automateを使えば、プロジェクトの保留を自動で設定したり、アクションの担当者を変更したりできます。他のチームと協力している場合は、アクション項目を別のプロジェクトへ移すことも可能です。

請求や支払いにはGusto、カスタマーサービスにはFreshdesk、Zendo、Zintegoなどのソフトウェアを試してみてください。CRM管理にはPipedriveがおすすめです。

2. ワークフローに注目する

自動化は、目の前の特定の作業だけが対象ではありません。ワークフロー全体を自動的で、簡単で、スムーズに回る状態にすることが目的です。この考え方に立てば、新しいテクノロジーではなく、新しいルールで業務を自動化することもできます。

工夫を凝らしたチーム憲章を作る、ワークフローを効率化する、繰り返し作業を手順書にまとめる工夫をする。こうした取り組みで、雑務を減らせます。

Comindwareのようなソフトウェアは、柔軟なワークフローを設計できる業務プロセスのモデリングを提供しています。

3. 空いた時間を賢く使う

作業を自動化し始めると、情報を共有する行為そのものより、共有する内容について考える時間が増えることに気づくでしょう。作業そのものではなく、伝えたい情報に目を向けてください。もっと効果的に伝える方法はないでしょうか。

工夫次第で、もっと短い時間で情報をやり取りできないでしょうか。一段高い視点から考え、チーム内での議論、更新、ナレッジ共有の新しい方法を育てていきましょう。

NuclinoやLoomのようなツールも検討してみてください。重要なナレッジの共有に役立ちます。