業務プロセスを効率化し、雑務を減らす9つの方法

ワークフローをすっきりさせ、プロセスを効率化できずに悩んでいるなら、原因は「雑務」かもしれません。Asanaの新しい調査では、1万人の働き手のうち、回答者は1日の58%を雑務に費やしていました。調査では「仕事のための仕事」と呼ばれています。アプリの切り替え、他の人への情報の問い合わせ、同僚へのステータスの確認など、あらゆる作業が含まれます。

チームや組織の生産性を保つ鍵は、プロセスを効率化し、組織全体で統一することです。ここでは、プロセスを効率化するためのベストプラクティスを見ていきましょう。

効率化されたプロセスとは

職場のプロセスを効率化する一般的な方法は、すでにご存じかもしれません。定義はそれほど難しくありません。

プロジェクト管理ソフトウェアなどの職場向けツールやアプリの多くは、この目的で導入されています。理想は、プロセス（最終的な成果を出すために、決まった順序で行う一連のタスク）を、すっきりと整理し、手間も時間も減らすことです。

方法はいろいろあります。たとえば、プロセスを特定の担当者に割り当てたり、コードでプロセスを自動化したりできます。プロセスマッピングを行うのも効果的です。

プロセスの効率化が重要な理由

多くの部門にまたがる数多くのプロセスは、効率化できます。優れたワークフローソフトウェアなら、大変な作業の多くを肩代わりしてくれることもあります。

人事は入社手続きのプロセスを、運用の責任者はメンテナンスのプロセスを、コンプライアンス担当者は四半期レポートを、マーケティングはフォローアップメールを、経理は支出管理を効率化できます。ほかにも、たくさんの例があります。

残念ながら、本来はシンプルなはずのプロセスが、不要なタスクが多すぎて複雑になっていることがあります。だからこそ、次のヒントを参考に、プロセスを効率化して雑務を減らしましょう。

1. チームに合うベストプラクティスを見つける

雑務を減らすうえで、今やテクノロジーは欠かせません。ありがたいことに、ワークフローや業務管理のソフトウェアは数多くあります。ごく特定のプロセスに合うものもあれば、汎用的で、会社全体の部門をまたいで使えるものもあります。プロセスを効率化する方法を知るには、業界の標準を調べましょう。

特に、同じ職種の人たちが、コラボレーションツールからクラウド型コンタクトセンターまで、どんな生産性向上のテクノロジーを使っているか調べてみましょう。話題のソフトウェアの利点と落とし穴も含めて選択肢を分析すれば、仕事を難しくするのではなく楽にしてくれるリソースの探し方が分かります。

始めるときのヒントをいくつか紹介します。

• Gong - 営業とマーケティングのプロセス全体を効率化する、優れたアプリケーションであり技術革新です。パイプラインとワークフローを全員が見渡せるようになります。

• Hive - プロジェクト管理とコラボレーションの機能で、リモート、対面、ハイブリッドのどんな働き方でも、チームのコミュニケーションを支えます。

• Zapier - 複数のツールをつなぎ、すでに使っているアプリからプロセスをつくりたいなら、最初に試したいツールです。Zapierはノーコード・ローコードの自動化の専門家で、GmailとExcelのようなツール同士の自動化もつくれます。

• Copilot - AIは、ワークフローの改善点を見つけるうえで宝の山になりました。MicrosoftのCopilotは「毎日使うAIパートナー」をうたい、誰でも効率化、整理、アイデア出しなどに使えます。

2. 変動する業務には複数のプロセスを用意する

ワークフローは生き物のようなものです。時間とともに、プロセスの調整や変更が必要になることもあります。仕事を効率化するプロセスを一つだけつくるのではなく、いくつかつくってみましょう。

手間がかかるように思えますが、ワークフローから省ける部分を見つける面白い工夫が生まれます。繰り返しになっている部分も見えてきますし、プロセスの妨げになっているステータス更新を並べ替えたり、見直したりできるかもしれません。最初にいくつかのプロセスを書き出し、チームに合う数案が見つかってから絞り込むほうが簡単です。

たとえば、GmailからHiveへの受付を効率化するZapierの自動化に取り組むなら、フローを二つ以上つくって、チームにどれが最も合うか試してみましょう。

3. 自動化

雑務を減らす最も効果的で簡単な方法は何でしょうか。自動化することです。前述のとおり、ZapierやCopilotのようなツールは、とても簡単に始められます。適切なテクノロジーがあれば、タスクの完了と同時に発注書を自動で送ったり、マーケティングのフォローアップメールを一斉送信するコードを入れたり、アプリ間で情報を移したりできます。ほかにも、さまざまな重要なタスクに対応できます。

プロセスのどの部分を効率化しやすく、どう実現するかを見極められれば、タスクの自動化はなんでも可能です。業務プロセスの効率化を1か所で行える優れた自動化ツールをお探しですか？ Hiveのプロジェクト管理プラットフォームに組み込まれた、ノーコードのワークフロービルダーHive Automateをご覧ください。まさに究極の仕事の生産性スイートです。

5. タスクの時間を計る

雑務を減らしてプロセスを効率化できずに悩んでいるなら、プロセスの一部に時間をかけすぎて、他の部分に十分な時間をかけていないのかもしれません。次にどの段階を削ればよいか分からないときは、プロセス内の各タスクの時間を計り、最も時間がかかっているものを調べましょう。そのうえで、そのタスクの一部を自動化できないか、任せられないか、別のやり方にできないかを考えます。他のチームメンバーにタスクを任せるなら、Excelで従業員のスケジュールを管理するといった簡単な方法でも、リソースの活用が大きく最適化されます。全員の作業時間の量と質を、どちらも高めやすくなります。おまけ - Hiveにはタイムトラッキング機能があり、タスクやプロジェクトをまたいで時間を記録できます。チームの労力がどこに使われているかを把握しやすくなります。そうすれば、「適切な」プロセスを効率化し、それほど重要でないプロセスにかける時間を減らせるでしょう。

6. 時間を意識する

プロセスの効率化とは、雑務を完全になくすことを指す場合もあります。ただ、タスクを先送りしたことで生まれる雑務を避けるために、できるだけ早くタスクを片づけることも指します。

タスクを先延ばしにしているうちに、とてつもなく大きくなったり、その週の雑務が増えたりした経験は、誰にでもあります。

少し時間が空いたら、プロセスの中から手早く終わるタスクを選んで始めてみましょう。大きなタスクは、扱いやすい小さな単位に分けます。そうすれば、退屈だったり繰り返しだったりして普段は先送りしがちなことにも、無理なく取り組めます。

7. フィードバックをもらう（フィードバックは贈り物）

雑務を減らすもう一つの良い方法は、新しい目で見てもらうことです。自分では気づけない雑務が行われていないか確認できます。上司、同僚、チームメイト、または似たチームの誰かに、プロセスを見てもらいましょう。うまくいっている点と、改善できる点を聞きます。プロセスに関わる人たちから、アンケートやチームミーティングでフィードバックをもらうこともできます。

プロセスやワークフローの構築で本当に行き詰まっているなら、最適な仕事の流れを一緒に整えてくれるコンサルタントもいます。私たちには、一緒に仕事をしている優秀なHiveコンサルタントがいます。チームに最適なプロセスへ導いてくれるワークフローの専門家は、ほかにも数多くいます。

8. 成果を検証する

プロセスがうまくいっているかを判断する妥当な方法は、アウトプットや成果を見て、満足できるかを確かめることです。新しく効率化したプロセスで、ミスは減りましたか？ 会議での無駄な時間は減りましたか？

プロセスの効率化を決めたら、それでどれだけの成果が得られているかを確認することが大切です。

品質、タイムリーさ、内容の面で期待どおりなら、プロセスに少し微調整が必要なだけだと分かります。期待に届いていなければ、不満な部分を洗い出し、チームを巻き込んでプロセスを見直しましょう。

9. 標準とテンプレートをつくる

ワークフローを効率化すると、いくつかのステップがなくなることがあります。プロセスから外した段階が、プロジェクトの成果の品質に影響しないことを確認するのが大切です。テンプレートやチェックリストは、業務を標準化し、ミスを防ぎ、オペレーショナル・エクセレンスを高めるのに大いに役立ちます。  テンプレートやチェックリストは、入社手続きやチームの相互トレーニングの時間も節約できます。タスクを完了するための手順を示したステップバイステップのガイドも、不要なステップを見つけるのに役立ちます。ワークフロー全体の効率化にもつながります。 

現実の仕事で効率化するには

では、現実の仕事でプロセスを効率化するにはどうすればよいでしょうか。前述のとおり、方法はいくつかあります。Zapierのようなシンプルなツールでプロセスを効率化することもできます。プロジェクト管理ツールを使いこなして、完成度の高いワークフローを整えることもできます。

ここからは、Hiveを使って、組織やチームの業務プロセスを効率化する方法を紹介します。業務プロセスの効率化について、ここで触れていない具体的な疑問はありますか？ メールでご連絡ください。導入相談の通話を設定します。

Hive：プロセスを効率化する最適なツール

ありがたいことに、Hiveのように、プロセスの設定、実行、効率化を効率よく進められるツールがあります。Hiveが役立つ方法をいくつか紹介します。

1. Hiveのスケジュール機能で期限を設定し、プロジェクトを予定どおりに進めましょう。

2. Hiveのコミュニケーション機能（チャット、メール、Zoom連携）で、変更や更新を全員に共有し、全員が同じ情報をもとに動けるようにしましょう。

3. Hiveのドキュメント管理機能で、プロジェクトに関するドキュメントや成果物を整理し、いつでも見つけられるようにしましょう。

4. Hiveのタスク管理機能で、タスクを割り当てて責任を明確にし、進捗を追跡してパフォーマンスを測定しましょう。

5. Hiveのレポート機能で、プロジェクトの現状をすばやく分析し、そのデータから改善点を見つけましょう。

6. Hiveのコラボレーション機能で、メンバー間のコミュニケーションと協力が自然に生まれる、統合されたワークスペースをつくりましょう。

7. DropboxやGoogle Drive、SlackなどのサードパーティツールとHiveを連携すれば、必要なツールがすべて手元にそろいます。

8. Hiveのテンプレートとチェックリストを使いましょう。 新規または既存のプロジェクトにプロジェクトテンプレートを適用すると、担当者、期限、情報があらかじめ設定されたアクションのセットを簡単に取り込めます。同じワークフローを始めるたびにゼロから作り直す必要はありません。効率化する新しいプロセスを探す必要もありません。作業はテンプレートに任せましょう。

Hiveのテンプレートで仕事を速く進める方法もご覧ください。

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