世代別メールのステレオタイプと、その乗り越え方

メールは、時間がないときに頼れるコミュニケーション手段です。テキストメッセージの次に手軽で、電話よりも好まれることも多く、毎日あまりにもたくさん届くものでもあります。広告や迷惑メール、ニュースレター、仕事のメール、プライベートのメール。  そのメールへの向き合い方は、人によってまったく違います。実際、Matt BuecheleさんのTikTok動画が、メールをめぐる世代ごとの違いを取り上げて話題になりました。Mattさんはニューヨークの通勤中に、職場のちょっとした違いや鋭い観察を短い動画にしていることで知られています。今回も、各世代のメールの扱い方についての分析は的を射ています。  この記事では、Buecheleさんの分析と、職場のメールを上手に扱うコツをご紹介します。

1. ベビーブーマー世代 

Mattさんはこう話します。「ブーマー世代にメールを送ると、返事は電話で来ます。それがお決まりのパターンです」。この率直な分析を初めて聞いたとき、私は思わず笑ってしまいました。祖母とメールでやりとりしていて、文章が長くなると、祖母は電話をかけてきます。そして、メールに書いたことをほぼそのまま私に話させるのです。メールを読んで返事を書く力はあるのに、そこに関心がないようなのです。職場のベビーブーマー世代についてはどうでしょうか。年上の世代は、書面のやりとりでは簡潔さを好む人が多いと感じます。要点がはっきりしていないと、メールの内容について電話で話そうとすることがよくあります。簡潔なメールでも、電話がいちばん話しやすいという人もいます。早い時期から電話に慣れ親しんできたからです。  ベビーブーマー世代の95%が、プライベートではメールを使っていると答えています。ところが、仕事でメールの受信トレイに頼っているのは、この世代の労働者の約3分の1にとどまります。この世代は率直に伝えることを大切にしており（立派な姿勢です）、まず対面でのやりとりを好み、次に電話を好むとされています。ベビーブーマー世代の方も、そうでない方も、メールや職場でのSMSメッセージにまだ慣れていないなら、これらの手段にはいくつもの利点があります。対面の会話のような雑談や世間話が要らないので、残っているタスクに充てる時間が増えます。  やりとりをすべて文章で残せることも利点です。特にメールや 職場のメッセージシステムなら、顧客やチーム、同僚に何を伝えたかという記録が手元に残ります。疑問が出たときや、会話の内容を思い出せないときも、検索して見返すことができます。

2. X世代 

「X世代は、メール界のE・E・カミングスです。メールに句読点がまったくなく、文は小文字で始まり、1文だけの段落がずらりと並びます。署名はいつも『iPhoneから送信』。つまり、いつもスマホからメールを送っているということです。もっとひどいと『ポケットの中の魔法の小さな箱から送信』と書いてあります」。もちろんX世代の全員に当てはまるわけではありません。それでも、句読点に無頓着な人は、仕事のメールではもう少し気をつけたほうがよいでしょう。文法のミスが少しあるくらいなら、とがめられることはありません。ただ、それが習慣になると、メールが読みにくくなり、場面によっては少しくだけすぎた印象を与えます。オートコレクトやGrammarlyのようなブラウザ拡張機能を使えば、この問題はほぼ解消できます。メールの署名はどうでしょうか。気の利いた一言を添えたくなる気持ちはわかります。ただ、仕事のメールでは、署名は、ビジネスにふさわしい内容に、ほんの少し個性を添える程度がちょうどよいでしょう。氏名、役職、勤務先の会社名といった情報を入れます。署名は、ブランドの認知にもつながることがあります。学生、フリーランス、起業家、会社員のどの立場でも、Indeedに完璧なメール署名の作り方についての優れたアドバイスがあります。 

3. ミレニアル世代  

「ミレニアル世代は、なぜかいまだに最悪です。不安でたまらないので、それなりに重要な人が1人でも宛先に入っていると、必ずパソコンの前に座ります。iPhoneからは絶対に送りません。下書きを作って、応援を呼んで、スクリーンショットを親友に送り、『これで大丈夫かな……それとも、全部の文の後ろにあるびっくりマークを減らしたほうがいいかな？』と聞くからです」。ミレニアル世代の私にとって、これ以上ない的確な指摘です。私はいつも下書きを作っては書き足しています。言い回しやメールの構成を確認してくれる人が近くにいなければ、後回しにします。正しいアドレスを調べるためにメールアドレス検索が必要なときも同じです。私たちは受信トレイにたくさんの時間を使っています。その時間は1日に約6.4時間で、おそらく受信トレイへの思い入れがいちばん強い世代です。その時間は、送受信したメールを考えすぎたり、言うべきことを言えたかと悩んだり、受信トレイを整理する仕組みを作ったりすることに費やされます。ミレニアル世代は少なくとも、受信トレイとの付き合い方に境界線を引くとよいでしょう。9時から5時の通常勤務なら、勤務時間外はできるだけ受信トレイを開かないようにします。返信を書く気分でないときも、開かないほうがよいでしょう。  日中にメールを確認することは大切です。ただし、頻度は1時間に1回以下にして、1回あたり約10分にとどめましょう。そうすれば、まだ優先しなくてよいことに振り回されず、ほかの仕事に主体的に取り組めるようになります。 

4. Z世代 

「そしてZ世代は難しいです。まだデータが足りないからです。そもそも、彼らがメールを使っているのかどうかさえ、私は半信半疑です。メールを送るのは、教授にレポートの提出期限の延長をお願いするときだけではないでしょうか」。Z世代が成長するにつれて、メールの利用が減っているのは確かです。この世代は、SlackやZoomなどで使える手軽なメッセージを好みます。実際、仕事でメールを使うZ世代は約14.4%にすぎません。  朗報もあります。こうしたメッセージ機能は、多くの企業のプロジェクト管理ソフトウェアやテクノロジーに組み込まれています。そのため、文章で連絡する手段は無数にあるといえます。ただし、メッセージツールのプロフィールには必要な情報をすべて入力しておきましょう。受信トレイを常に見ていなくても、プロフィールがメール署名の代わりになります。まだ学生の方には、メール署名を成功につなげるための楽しいヒントはこちらがあります。  長文が好きでも、短いメールが好きでも、電話が好きでも、世間の流れに逆らってステレオタイプを破るのは楽しいものです。ここまでの分類に当てはまる方は、仕事のメールに新しい工夫を取り入れてみましょう。心のこもった返信で相手を驚かせるのもよい方法です。場面に合えばGIFを添えたり、メールを整理してストレスを減らす方法を学んだりするのもおすすめです。