インボックスゼロ術をマスターして、メール管理を効率化する方法

Superhumanの調査によると、リモートワーカーの22%が、メールが多すぎるという理由だけで仕事を辞めたいと考えています。しかし本来、メールは職場のコミュニケーションを良くするための道具であり、苦痛の種ではありません。メールの処理に困っているなら、インボックスゼロ術を試してみましょう。これは単にメールの数を減らす方法ではありません。受信箱に費やす時間と気力を減らし、本来の仕事に戻れるようにするための方法です。

インボックスゼロ術とは

インボックスゼロ術とは、受信箱に未読の新着メールが残らない状態を保つメール管理の手法です。生産性の専門家であるMerlin Mannが考案しました。大切なのは受信箱のメールの件数よりも、メールが働く人の頭をどれだけ占領しているかです。

Mannは、受信箱は「やることリスト」ではなく、常に頭上に垂れ込める暗雲であってはならないと述べています。私たちの生活には、メール、テキストメッセージ、SNSのメッセージなど、さまざまな受信箱があります。これらのやり取りは、仕事を終わらせるための手段にすぎません。

「考えてみてください。あちこちにあるたくさんの受信箱に、いつも時間と注意を取られていたら、強いストレスを感じるのは当然ではないでしょうか」と、MannはWired UKに語っています。

インボックスゼロ術のやり方

インボックスゼロ術では、1日に2、3回、メールを確認する時間を決めます。ブリティッシュコロンビア大学の最近の研究によると、メールの確認は1日3回が最適です。毎日の瞑想と同じくらい、ストレスを減らせるといいます。届いたメールにはすべて対応を決め、確認の時間が終わるころには未処理の新着メールがない状態にします。

対応の選択肢は4つです。削除する、任せる、先送りする、すぐに実行する、のいずれかです。

1. 削除する

削除はいちばん簡単な対応です。重要でないメールは、捨ててしまいましょう。スパムや宣伝メールが最も削除しやすいのは確かですが、それだけではありません。もう見返す必要のないメール、自分の対応が不要なメール、他部署からの自分に関係のない一斉メールも対象です。優れたメール検証サービスを探して、受信箱の中身が信頼できるものか確かめることもできます。安全性が高まり、メール管理も効率的になります。読まないマーケティングメールやニュースレターの購読を整理すれば、削除の手間そのものを減らせます。重要な一斉メールと、自分に関係のない一斉メールを見分けることも大切です。特定の送信者からのメールを自動的に迷惑メールフォルダーへ振り分ければ、削除にかける時間をさらに減らせます。

2. 任せる

次に、メールを削除するだけでなく、チームメンバーに任せる方法があります。マネージャーでなくても、配慮して行えば問題ありません。相手が求める答えを自分が持っていないなら、遠慮せずに他の人に頼りましょう。その後は、メールをアーカイブするか、削除します。ただし、仕事を任せるときは、誰を巻き込むかをよく考えてください。どう対応すればよいか分からない、面倒だという理由だけで、次の人に回してはいけません。相手の受信箱は、あなたの倍も混み合っているかもしれません。あなたが求める意見も、不要かもしれません。

「誰もが手一杯です。多くの人が、仕事を次の人に押しつけたり、CCやBCCに入れたり、電話をかけたりして、大量のやり取りを生み出しています」と、MannはWired UKに語っています。自分の受信箱をきれいにしても、他の人の受信箱を散らかしてしまいます。厄介払いのためだけにメールを転送する前に、相手の状況を考えましょう。

3. 先送りする

インボックスゼロ術には、先送りという選択肢もあります。その場では返信できないメールもあります。他の人からの返事を待っている、予定が決まっていない、計算が終わっていないデータがある、といった場合です。後で必要になる添付ファイルや、プロジェクトやクライアントに関する大切な情報が届くこともあります。ただし、古いメールフォルダーに放置してはいけません。意図をもって、新しいフォルダーに仕分けましょう。

フォルダーの分け方はいろいろあり、返信の整理とスピードアップに役立ちます。一つは、期限ごとに分ける方法です。いつ返信すべきかが一目で分かります。プロジェクト別、送信者別、先送りにした理由別に分ける習慣をつけるのもよいでしょう。理由の例は「日程調整」「参考資料」「今後のプロジェクト用ファイル」などです。返信に時間がかかる場合は、そのメールに関するタスクをToDoリストに入れて、後で取りかかります。

4. すぐに実行する

最後に、インボックスゼロ術では、届いたメールにすぐ返信することが求められます。ただし、受信箱を効率よく片づけるには、1通ごとに時間をかけすぎないことが大切です。一語一句を完璧にしようと考えて、送信をためらってはいけません。簡潔さは機知の真髄です。どの返信も長く飾り立てる必要はありません。簡単な2文の返信で十分なこともあります。

インボックスゼロ術は、受信メールを管理し、コミュニケーションを円滑に保つのに役立つ優れた方法です。リモートワーカーの生産性向上にも効果的です。リモートワーカーは、オフィス勤務の人よりずっと多くのメールを受け取ることがあるからです。メールはコミュニケーションの道具であり、それ自体が仕事ではありません。メールへの返信が仕事の一部だとしても、仕事のすべてではありません。受信箱を邪魔者ではなく助っ人に変える方法を、ぜひ取り入れてください。

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