自分で自分のオンラインアシスタントになれますか？

昔ながらのアシスタントと聞くと、Mad Menを思い浮かべるかもしれません。でも、タイトスカートとヘアスプレーはしまって構いません。新しいアシスタントの世界は、想像よりずっと堅苦しくありません。

オフィスの役員秘書、自宅の個人アシスタント、その両方とさらに多くを担うオンラインアシスタントなど、形はさまざまです。しかし、初級・中間管理職なら、整理や調整の必要にいつでも応えてくれる人を持つのは、夢のように思えるでしょう。Entrepreneurによると、企業がオンラインアシスタントを雇う主な理由は、業務の効率化、会議の手配、必要な文書を使いやすく整理して用意することです。しかし、毎朝コーヒーと当日の要点を持って迎えてくれる親切な女性がいるより、自分でコーヒーを入れ、予定を確認し、生活を効率化・調整・整理する方が一般的です。つまり、自分で自分のオンラインアシスタントをしているようなものです。

オンラインアシスタントが必要なとき

自分で担えばお金や時間を節約できますが、助けが必要な重要な場面もあります。オンラインアシスタントはフリーランサーのように働くことが多く、グラフィックデザインやコピーライティングなどの能力を持ち、対外的なイメージを保つ必要がある人のSNSも扱います。また、仕事に集中できるよう家庭生活を整えます。会議中に、請求書の支払い、食料品の配達、清掃サービスの到着を確認してくれます。必要かどうかを決められるのは、自分だけです。独身で1人暮らしでも、事務的な助けを求めたり、オンラインアシスタント会社を利用したりすることは、恥ずかしくありません。ただし、生活を管理する能力を高めたいなら、自分で担う選択肢もあります。仕事量は管理できていても、事務作業では余裕を持つどころか、何とかしのいでいるだけかもしれません。それならタイトスカートとヘアスプレーを用意しましょう。自分のアシスタントになり、きちんと仕事をする時間です。

自分のアシスタントになる

どのアシスタントも、主な役目は生活を楽にすることです。タスク管理が雑で配慮に欠ければ、ミスを直すために倍働くことになります。そのため、自分のアシスタントとして行うすべてのことは、ストレスのない仕組みづくりです。Marie Kondoが望むように、混乱がなく、職務の中で喜びをもたらすことだけが並ぶ予定を目指します。

仕事の1日を自動化する

役員秘書の大きな責任の1つは、何を、いつ、どこでするべきかを伝えることです。会議の調整への返信、状況確認の送信、プロジェクトの進行上の問題の通知など、日常の作業を助け、本人が革新や創造に集中できるようにします。幸い、現代の技術があれば、すべて自分で行えます。

メールの予約送信や、顧客・同僚が都合に合わせて使えるCalendlyリンクは、日々の予定を管理しやすくします。しかし、頻繁に起こる社内の調整課題に向けた、ほかのツールもあります。

例えば、Hive Automationは、メンバーへの自動通知を可能にするアクションカードをプロジェクトに追加し、流れを速めます。特定の状況が起きたらプロジェクトを保留にすると知らせたい場合、その条件をカードに記載すれば、連絡はすべて自動で行われます。

オフィスを整理する

次にアシスタントが助けるのは、オフィスの整理です。昔はデータベースの更新、台帳への記入、あらゆる出来事の手書きの記録を意味しました。しかし今は、多くの技術ツールがあり、整理に必要なすべてが手元にあるように見えます。本当にそうでしょうか？

技術は便利である一方、圧倒されることもあります。どの情報がどのアプリにあるかを覚えるだけでも大仕事です。そのため、自分のアシスタントになるには、連携ツールは便利なだけでなく、必要です。仕事に必要な情報を最も使いやすい場所にまとめれば、作業を探す時間を減らし、実行に多くの時間を使えます。

メモを十分に活用する

取締役会に出たことがあれば、秘書が記録を取り、手作業や取締役会向けソフトウェアで、対応事項を含むフォローアップメールを全員に送ると知っているでしょう。役員秘書やオンラインアシスタントも同じです。その場にいなくても、Zoomに参加できます。メモが良いほど、後で何をすべきか確認しやすくなります。しかし、会議に参加しながら記録も追うと、今に集中するより、複数の作業をこなすことに注意が向きます。アシスタントが記録する場合の主な問題は、公平な記録を目指しても、本人が重要と思うことと、ほかの人が重要と思うことが違う場合がある点です。Hive Notesで共同作業にすれば、会議から持ち帰る内容と、再検討が必要な議題を全員で共有できます。自分のアシスタントになるだけでなく、チームに助けてもらうのと同じくらい、チーム全体も支えられます。

Hiveは、利用者の声で民主的に作られる世界初の生産性プラットフォームです。どのように役立つか、 こちらでご確認ください。