Hiveでアクション項目を把握する4つの方法

アクション項目を把握するだけで、実際に作業をするのと同じくらい手間がかかると感じることがあります。その結果、期限の遅れや誤解、つらい思いにつながることもあります。幸い、Hiveには、すべてのアクション項目を簡単に管理する実用的な方法があります。

1. マトリクス

アクションマトリクスは、アクション項目を頻度、きっかけ、所要時間、チームメンバーという基本要素に絞り、整理して効率よく進める方法です。何をするかだけでなく、誰が担当し、どれくらい時間がかかり、何をきっかけに始めるかも示します。

マトリクスを使うと、大小どちらのプロジェクトも把握できるため、アクション項目の管理に役立ちます。

繰り返しのアクション項目を追跡すれば、誕生日や入社記念日などの年に一度の出来事も、四半期の会議や毎月の座談会、その他の定期イベントと同じ精度で管理できます。見落としを防ぎ、数か月前から自分にリマインダーを設定できるので、大切な節目や会議の準備時間を確保できます。

2. アクションカードの履歴

アクション項目を把握するもう一つのよい方法は、アクションカードの履歴を開き、カードの変更内容を確認することです。休暇から戻ったときや、同じプロジェクトで協力するチームメンバーと勤務時間が違うときに特に役立ちます。

ここでは、アクションやサブアクションがいつ作成・変更されたか、タスクがいつ割り当てられ、完了し、別の同僚に引き継がれたかという履歴をすべて確認できます。スケジュールの調整、承認待ちのアクション項目、添付ファイルの追加といった変更も、長いやり取りや時間のかかる会議をせずに、アクションカードの履歴で把握できます。

3. 期限を自動で追加する

複数の期日や期限に追われていると、一つのアクション項目を終えるたびに、新しいものが増えていくように感じることがあります。アクション項目を管理する最善の方法は、会社のワークフローに合う期限を自動で設定し、締め切りを曖昧にしないことです。

こうすれば、必要な作業を思いついたとき、いったんToDoリストに書いて、後からアクション項目にする必要がありません。将来のどのプロジェクトでも、いつでも自由にアクションカードを作り、開始日と期限を設定できます。

期限を組み込んだアクションテンプレートを、アクションカードに適用することもできます。例えば、会社のワークフローが、プロジェクトの調査に1週間、スライドの作成に3日、発表準備にさらに2日という流れなら、その手順を任意のアクションカードに適用できます。予定を推測で決めずに済み、チーム全員が状況を把握できます。

4. 依存関係を設定する

チームメンバーの作業が終わるまで、自分の担当部分を止めて待った経験があれば、いつ再開できるか分からない不確かさがどれほどもどかしいか、ご存じでしょう。その間の連絡がうまく伝わらず、普段は仲のよい同僚同士でも、不要な緊張が生じることがあります。そんなときに役立つのが依存関係です。

依存関係は、Hiveのワークスペースでアクションカードに追加できる機能です。プロジェクトの特定部分の完了待ちであることを示し、その部分が完了するとアクション項目が始まり、関係者全員に通知されます。

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